Mail礼仪和注意事项.ppt

Mail礼仪及注意事项;前言 为什么要写邮件 邮件礼仪重要性 ; 沟通方式 ～面对面：直接、效果好，远程无法实现 ～电话：迅速，清楚，可远程交流，但没有记录，转述容易出错 ～邮件：可远程交流; 普通员工每天收到 10~20 封邮件;邮件，能看出你为人处事的态度 尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间； 电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。 你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。;效率:邮件组织得当、条理清晰，避免浪费他人时间。 专业：通过使用合适的邮件语言，你可以传达出一个专业的形象：我很专业！ 特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的唯一方法。 严肃：商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务规范性。;邮件构成 收件人 主题 正文 签名 审核;; 收件人(To List) 需要回复或采取行动的人 不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人” 抄送( CC List) 需要了解此邮件事项相关的人 通常包含发件人的主管和收件人的主管，因为双方主管都要了解你做的事 密送（BCC List) 发件人想把此邮件发送给他∕她但又不想被TOCC的人知道 收件人的排列 按部门排列,按职位等级从高到低或从低到高 推荐按中国人习惯职位由高到低排列;项目名称 例（邮件对象范围）：邮件是给哪些人看的 例:[UI]、[NX154] 性质/目的：邮件是做什么的 例：先锋商泰录用通知、XX项目进展汇报、XX使用效果调查 内容概述：邮件具体内容简介 应届生培训课程安排、2013年员工体检安排 ;内容概述;好的例子： ;Re: Re: Re : Re : Re : 清明节放假事宜;邮件正文 一般包括收件人、寒暄语、邮件内容、邮件发送者信息等部分 ;正文 问候 内容 引用 背景 回复 附件;问候语的使用 邮件开头/结尾，添加问候语，会给阅读者带来亲切感和尊重。 中文：你好，早上好，谢谢... 英文：Hi，Hello，Best Regards… 有具体职位的可以写上 ;基本原则 便于阅读和理解 避免歧义 言简意赅 视觉舒适 语气得体;尽量简短：一封邮件最好???超过300字，否则接收者会很难接受。; 一定要有标题； 带有附件的文件，应将简要内容写到邮件正文中； 收件人只写一个（负责人），其余抄送。; 不够简短 密密麻麻，让人头晕眼花 重点不突出;选择便于阅读的字号和字体及文字颜色。;正文—内容;To,张三 请9/27前，完成XXXX的IF设计书的初稿。 李四 XX年XX月XX日;背景的说明 邮件中涉及以前(因人而异，二周左右)话题时，要在邮件的开头添加背景内容，以便阅读方能清晰了解整个事情的原委;正文—回复;添加附件 邮件内容过长，或需要补充文档、资料，以说明问题时，添加邮件附件。 邮件正文中，要对附件说明(文件名+内容简述)。 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。 反馈调查结果的附件，最好加上自己的姓名。;签名;发给客户/高管的邮件写好后需要直属领导先进行审核，确认没问题后再进行发送。 如果时间允许，写好的邮件可以隔一定时间再审阅（间隔时间不宜超过一天） 站在阅读题的角度思考，可以先发给同事看一下， 帮助确认是否符合以上原则。 ; 最重要的： 如果能面对面谈，就不要打电话 如果能打电话，就不要只发邮件