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常用几个办公软件的结合使用及使用技巧
TCL空调事业部家用空调研发制造中心品质管理部;常用的几个办公软件;WORD的使用技巧;二、同时编辑长文档的多个部分
同时编辑同一文档的多个部分。处理长文档时可将文档的不同部分同时显示出来以供编辑,这里有两种方法实现该功能。
方法一:利用不同的窗口显示同一文档的不同部分,首先打开需显示的文档,然后单击“窗口”菜单的“新建窗口”菜单项,这样屏幕上就会产生一个新窗口,显示的是同一文档,你可以通过窗口切换和窗口滚动技术,使不同的窗口显示同一文档的不同部分。
方法二:用同一窗口的子窗口显示同一文档的不同部分,即单击“窗口”菜单的“拆分”菜单项,将当前文档窗口分割为两个子窗口,且两个子窗口都是激活的,你可以对任何一个子窗口独立地进行操作。要想结束这种子窗口状态,可以单击“窗口”菜单的“取消拆分”菜单项。;三、同时保存或关闭多个文档
同时保存多个文档。当同时打开了多个文档时,若要同时保存和关闭所有文档,可按住Shift键,再单“文件”菜单。这时菜单中将包含“全部关闭”和“全部保存”两个菜单项,你只需单击其中之一即可。 ;WORD的其他小技巧;二)、选定文字的技巧
1.用鼠标快速选定。双击鼠标左键,在Word 97中可选定一个由空格和标点符号分隔的短句,在Word 2000中可选定一个默认的词;三击鼠标左键,选定一段正文。
2.使用选定栏。选定栏是文档窗口左边界和页面上文本区左边界之间不可见的一栏,当鼠标指针移到选定栏上时,指针形状会自动变成一个指向右上方的箭头,这时单击鼠标左键可以选定指针所指行的整行文字,双击鼠标左键可以选定指针所指段的整段文字,三击鼠标左键可以将正在编辑的文档全部文字选定。
3.选定一列文字。将光标置于欲选定列的任意一角,按住alt键后,拖动鼠标指针至该列的对角处,可选定一列文字。
4.使用快捷键f8:按f8第一次,打开“扩展”模式;按第二次,选中当前词;按第三次,选中整个句子;按第四次,选中当前段落;按第五次,选中整个文档。 ;四)、给跨页的表格自动添加表头
如果你在Word中制作的表格有多页,往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头,这时,可按以下步骤进行操作:
1.选定第一页的表头(表头有多行时要选定多行);
2.在Word 97的“表格”选单上,单击“标题”,在Word 2000的“表格”选单上,单击“标题行重复”。
五)、编辑时的快速定位
按下shift+f5组合键可以将插入点返回到上次编辑的文档位置。Word能够记忆你前三次的编辑位置,第四次按shift+f5组合键插入点会回到当前的编辑位置。如果是在打开文档之后按shift+f5,可以将插入点移动到上次退出Word时最近一次的编辑位置。 ;在Word2000中灵活运用Ctrl键 ; 2.与光标键联合使用Ctrl+←(可将插入点移到上一个英文单词或中文词)?Ctrl+→(可将插入点移到下一个英文单词或中文词)Ctrl+↑(可将插入点移到上一个段落)?Ctrl+↓(可见插入点移到下一个段落)
3.与部分数字联合使用Ctrl+0(可迅速在段前增加或删除12磅的行距)?Ctrl+1(改变段落的行距为单倍行距)Ctrl+5(改变段落的行距为1.5倍行距)?Ctrl+2(改变段落的行距为双倍行距) ;4.与Fn功能键联合使用Ctrl+F2(选择“文件”菜单上的“打印预览”命令)?Ctrl+F3(剪切至图文场)Ctrl+F4(关闭文档)?Ctrl+F5(还原文档窗口)Ctrl+F6(前往下一个窗口)?Ctrl+F9(插入空域)Ctrl+F10(将文档窗口最大化)?Ctrl+F11(锁定域)Ctrl+F12(选择“文件”菜单上的“打开”命令)
5.与Shift+Fn功能键联合使用Ctrl+Shift+F3(插入图文场的内容)?Ctrl+Shift+F5(编辑书签)Ctrl+Shift+F6(前往上一个窗口)?Ctrl+Shift+F8(扩展所选区域或块{然后按方向键})Ctrl+Shift+F9(取消域的链接)?Ctrl+Shift+F10(激活标尺)Ctrl+Shift+F11(取消对域的锁定)?Ctrl+Shift+F12(选择“文件”菜单上的打印命令)Ctrl+Shift+End(可选定从插入点到文档结尾的文本)Ctrl+Shift+Home(可选定从插入点到文档开头的文本);6.与Shift+字母键联合使用Ctrl+shift+P(在通过按“↑”和“↓”改变字号)?Ctrl+shift+(增大所选文字的字号)Ctrl+shift+(减小所选文字的字号)?Ctrl+shift+A(将所有选定的字母设为大写)Ctrl+s
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