现代秘书综合素质要求.ppt

第四章 现代秘书的综合素质要求;第四章 现代秘书的综合素质要求;第一节 秘书必备的知识和能力;一、秘书必备的知识;（一）秘书必备的基础知识;（二）秘书必备的专业知识;（三）与秘书工作直接相关的知识;二、秘书人员应有的能力;（一）秘书的基础能力结构;（二）秘书的特殊能力结构;案例分析： 2009年的一天深夜，某市政府值班秘书小刘接到市交通部门打来的紧急电话，告知一家装卸公司在某码头装卸化学物品时，不慎将一桶剧毒化学物品落入水中。若毒药扩散到水中，人畜饮用后会造成死亡。此时，刘秘书脑海中掠过两套方案：一是打电话给市领导或上级机关，请求指示，然后依照领导的指示去执行，如果找不到领导，再根据自己的经验处理。二是立即赶到现场指挥打捞。;分析： 其实这里面的两套方案都必须要有条理地进行，可以在通知领导的同时，先赶赴现场了解打捞??况。做到两不误。;三、秘书应有的职业技能;四、秘书人员知识和能力的培养;友情提示： 秘书在传达、贯彻领导意图时应注意以下问题。 （1）不能耽误传达时间。 （2）不能截留领导意图。 （3）不能随意解释或歪曲领导意图。;第二节 秘书的心理和职业性格;一、秘书的情感;秘书作为脑力劳动者，应该具有丰富的、高尚的情感品质。秘书情感的主要内容包括理智感、道德感、审美感，这三个方面的情感体验反映了人们对真、善、美的理想境界的追求。;1.情绪 2.心境 3.激情 ;二、秘书的兴趣;（一）秘书的职业兴趣;（二）秘书的业余爱好;三、秘书的意志;（一）意志的特征;（二）秘书应该具备的意志品质;深入思考： 秘书应该培养自己哪些方面的意志品质？;四、秘书的气质;（一）气质的基本类型;（二）气质对秘书工作的影响;深入思考： 秘书应如何提高自己的气质？;五、秘书的职业性格;友情提示： 好的性格，有利于个人的成长进步和事业的成功；反之，则不利于一个人的发展和人生价值的充分实现。秘书工作涉及面广，工作繁杂，不同的工作性质对于秘书人员的个性具有不同的要求。从普遍的认识看，秘书的性格应该具有以下特征。 （1）意志坚毅。秘书工作是十分繁重而复杂的劳动，秘书必须具有坚忍不拔、百折不挠的毅力，克服各种困难，实现自己的职能。 （2）豁然开朗。由于秘书人员的特殊位置，工作中难免与上级、同事、群众出现一些误会或者是冲突，乐观的性格在此尤为重要。;（3）应变敏捷。秘书的工作变化性强，敏锐的观察力也是非常重要的。 （4）自制力强。秘书人员要培养和提高自制力，在不同的场合、不同背景、不同对象面前要善于选择和控制自己的行为方式。 （5）友爱合作。秘书应有友爱合作的性格，宽以待人，助人为乐，不与别人斤斤计较，不因小怨小恨而存嫌。 ;六、秘书的人格形象;能力训练;7.案例分析。 案例一： 20世纪90年代中期，当时的国家经委办公厅对全国200多个中小企业的厂长经理秘书进行了一次有关企业秘书素质的问卷调查，对“你认为当代秘书必须具备的最主要的能力有哪些”这一问题的统计结果，“文字表达能力”被排在第八位，在它之前的几种能力为组织协调能力、摄取信息能力、政策理解能力、具体办事能力、出谋献策能力、交际能力、口头表达能力。 根据以上调查材料，请你思考下面几个问题。 （1）这个调查结果能否说明“文字表达能力”对于现代秘书来说已经不是很重要了？ ;（2）你能对上述调查结果提供一种合理的解释吗？ （3）如果让你进行一次“秘书必须具备的最主要的能力有哪些”的调查，你将会如何进行？（请设计一个调查方案） 案例二： 认真阅读下面的材料，然后讨论后面的问题。 有一位年轻女性，长得不是很出色，但妩媚动人，有一种独特的魅力。我问她为何能够这样，她一笑：“我漂亮，因为我相信我漂亮呀！” 这个例子说明了一个道理：一个人要有动人的魅力，必须有很好的“自我意象”。 所谓“自我意象”，就是自己在自己心中是个什么样子！它代表着你对自己的评价。体现了一个人自尊的程度;。自尊度高，潜力就发挥得充分；自尊度低，潜能就越受抑制。人们在工作中出现失误后，往往会情绪消沉而难以自拔，这是因为他形成了一种消极的自我意象。如何尽快改变自己的情绪呢？ 一位总裁秘书，晚上加班处理资料，在送给总裁时，把很重要的一页丢在家里了。虽然总裁没有责怪她，但她却不断地责怪自己是“笨猪”。她对这个消极的自我形象可能采用三种态度： ①整体认定：“我的确是只笨猪，因为我把重要的文件丢在家里了！”结果：“笨猪”完全进入潜意识，彻底形成消极自我意象。 ②整体否定：“反正我不可能是笨猪！”结果：虽然理念上否定了“笨猪”，但这种否定很笼统， ;往往“笨猪”形象并没消失，还将在潜意识中对人产生消极影响。 ③步步排除：“第一，我顶多是有点丢三落四；第二，也不是从来就丢三落四，仅仅在这件事上有些丢三落四