7电子档案管理规定.doc

电子档案管理规定 1总则 为了加强电子档案的管理，有效维护电子档案的真实性、完整性、安全性和可识别性制定本电子档案管理规定。本规定适用于大唐黑龙江新能源开发有限（以下简称本公司）所属各部门及分子公司。 2规范性引用文件： 下列文件对于本规定的制定是必不可少的。 《档案法》 《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》 《电力档案标准化管理实施指南》 《企业档案工作规范》DA/T42-2009 《电力企业档案管理规范操作》 《电子文件归档与管理范围》GB/T18894 3定义及术语 下列定义和术语适用于本标准。 3.1 电子档案 通过计算机 HYPERLINK /view/157418.htm \t _blank 磁盘等设备进行存储，与 HYPERLINK /view/1008048.htm \t _blank 纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。 3.2 机读目录 利用计算机识读和处理的目录。它是文献编目内容(数据)经过计算机处理，以代码形式记载在一定载体上而形成的一种目录。 3.2 纸质档案 以纸张作为载体的一种档案,如保存备查的公文图纸、信札、 HYPERLINK /view/1473.htm \t _blank 电报、户籍、帐册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿。 3.4 终端 网络与最终用户接触用以实现网络应用的各种设备。 3.5 载体 在信息技术和通信系统中，通常把信息的发生者称为信源,信息的接受者称为信宿,传播信息的媒介称为载体。 3.6 鉴定 鉴定是区别于判定档案真伪和档案价值的鉴定。档案鉴定是对价值的评价和预测。 3.7 销毁 指经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。 4管理要求 4.1档案室要执行电子档案归口管理的职责，对电子档案定期检查，按照电子档案保管环境的要求，严格执行管理制度。 4.2档案室应急时对电子档案进行登记、建账，账目要注明相应纸质档案的档号，同时建立机读目录。 4.3由电子档案转换成的纸质档案，要及时归入相应档案门类的质纸档案中，按质纸档案管理要求进行管理，并在登记账中注明其所在的光盘编号及文件名。 4.4存储电子档案的光盘应放在盒中存放。A、B两套电子档案应分开保管。 5保管环境 5.1归档光盘不得擦洗、划刻、触摸光盘裸露处，不得弯曲、挤压、摔打光盘，防止光盘沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。 5.2 环境温度为14℃～24℃，相对湿度45%～60%。 5.3 远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。 6检测与维修 6.1电子档案应每5年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝。如软、硬平台发生改变，则应及时转换。检查、拷贝、转换等情况要登记。 7利用 7.1归档光盘不外借，只能以拷贝或网上传输的形式提供利用并登记，使用者不得私自复制、拷贝、修改或转送他人。 7.2档案可在档案与管理系统的终端上查阅，但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案，如需查阅超权限的电子档案，须报上级领导批准。 7.3已批准为“使用权限保护”的电子档案项目，要在台帐、目录、载体上标识。 7.4档案如进行更改，应随时保持A、B两盘内容一致，并及时更改原转换的纸质档案，同时将更改情况及时填写更改登记表。 7.5电子档案如上网传送，只有经过档案部门的计算机管理系统对用书使用权认可，才能提供利用。 8统计 8.1档案部门应及时按年度电子档案的归档情况，电子档案的更改、管理、保护、利用等情况进行统计，并纳入档案统计项目。 9鉴定 9.1档案的鉴定主要是对到保管期限的电子档案鉴定。 9.2已到保管期限的电子档案是否还有利用价值。 9.3体有无划伤，是否可用，是否清洁。 9.4在制定的环境平台上能否正确读出电子文件。 9.5存储电子档案的介质和软、硬件平台技术条件的一致性。 10销毁 10.1保管期限表，经鉴定确无保存价值的电子档案，按规定严格审批后方可销毁。 10.2程中应对存储机密信息的介质进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底销毁。 11附则 11.1本规定由总经理工作部负责解释。 11.2本规定自下发之日起执行。