办公室岗位的说明书[5岗]v2-1.docVIP

广西创新港湾工程有限公司管理咨询项目 PAGE  PAGE 11 办公室主任岗位说明书 岗位名称办公室主任所在部门办公室直接上级总经理直接下级秘书、司机、后勤、信息管理员岗位定员1所辖人员4一、职责与工作任务：负责组织实施公司行政日常事务管理和领导交办事务职 责 一职责表述： 组织实施公司文书、档案管理工作占全部工作时间的百分比：50 %工作任务组织制定公司文书、档案管理制度和实施细则，经批准后，负责组织实施、检查、改进起草、会签公司行政管理制度、文件负责组织公司档案室的管理工作职 责 二职责表述： 公司法律事务的联络工作占全部工作时间的百分比：5%工作任务负责聘请公司法律顾问事宜负责联系律师处理公司法律方面的事务，协调律师和公司各部门、项目部涉计法律方面的事务安排负责协调律师处理本公司法律事务的外部安排职 责 三职责表述：负责组织公司会议筹备工作占全部工作时间的百分比：5%工 作 任 务负责组织制定公司会议方案、会议通知、会议材料负责安排会务工作（会议场所、住宿、就餐、饮用水等事宜）负责会议纪要的撰写、发送、任务的督办事宜职 责 四职责表述：负责公司信息管理工作占全部工作时间的百分比：5%工作任务负责组织公司信息规划工作和年度、月度信息管理计划的制定实施工作负责组织公司有关软件的选型、辅助实施、维护工作负责组织公司信息办公设备的配置、维护、公司网页维护工作职责五职责表述：负责印章管理制度的实施占全部工作时间的百分比：5%工作任务负责制定公司印章管理方面的制度并贯彻实施负责组织公司及内部各部门印章的刻制、备案留存、领用手续的执行负责检查本部、项目部印章管理制度的执行情况并提出改进意见负责印章出现意外情况的处理二、权力：权限1具有对下属工作安排的决定权、监控权权限2具有部门预算内的费用使用权权限3具有对公司制度和规范执行情况的检查权权限4具有对公司各部门办公秩序的监督检查权权限5具有对各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作的督促权权限6具有对公司场所的使用的审批权权限7三、工作协作关系：内部协调关系公司高层管理人员、中层管理人员、各项目部管理人员外部协调关系政府机构、工商局、交通部门、物业管理部门四、任职资格：教育水平大专及以上专业管理及相关专业专业 培训培训内容培训方式与时间公司主要制度培训 计算机知识、法律知识、 生产管理知识、质量管理知识、工商管理知识、人力资源管理知识、公共关系培训相关经验5年以上相关工作经验，3年以上管理岗位工作经验专业知识、技能具备管理知识、文字表达、工作组织协调能力和沟通能力管理知识、技能具备企业管理知识、文秘工作知识、领导能力、分析与判断能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、综合协调能力五、其它：使用工具/设备计算机、一般办公设备、交通设备工作环境一般办公环境工作时间特性正常工作时间、偶尔加班、偶尔出差所需记录、文档备注：  行政秘书岗位说明书 岗位名称行政秘书所在部门办公室直接上级办公室主任直接下级岗位定员1所辖人员一、职责与工作任务：负责公司的档案管理、往来文件的收发、印章管理和其他日常事务管理职 责 一职责表述：负责档案的有序管理和日常借阅占全部工作时间的百分比：15%工作任务负责移交上来需归档的文件资料的汇总、整理、归档工作作好档案日常的整理和借阅的经办工作按照规定作好到期文件资料的销毁工作职 责 二职责表述：负责月报按时、准确的收发占全部工作时间的百分比：15%工作任务按照规定，做好月报的接收和转发工作按照规定，做好月报的存档工作负责督办月报的上报工作职 责 三职责表述：负责会议任务的跟踪与督办占全部工作时间的百分比：15%工作任务负责编写和发放行政任务督办单负责监督和落实下发任务的完成情况做好超期任务的督办工作参与和配合行政中心月报表的制定职 责 四职责表述：负责印章的日常使用和妥善管理 占全部工作时间的百分比：15%工作任务负责印章的管理和施印工作做好废弃、遗失、损坏印章的妥善处理工作职 责 五职责表述：负责会议的筹备和后勤工作占全部工作时间的百分比：10%工作任务负责会议文件资料的准备工作参与和配合安排会议人员的食宿参与和配合会议场所的