Win7 版Word2007实用技巧总结.pdf

Win7? 版 Word2007 实用技巧总结? 1 固定最近打开的文档 单击 Office 图标，单击需要固定的文档文件名称后面的图钉按钮即可，以后即使打开的文 档数量超过了默认的限制，这个文档也会继续固定在“最近使用的文档”列表中，只不过它 的位置可能会被自动转移至最底端而已。需要指出的是，显示“最近使用的文档”的数量可 以在“Word 选项”→“高级”的“显示”小节中重新进行设置。 2 即时进行文档中的英汉互译 Word 2007 内置了强大的翻译功能，选择 Word 2007 功能区中的“审阅”选项卡，在“校对” 组中，单击【翻译屏幕提示】→【中文（中国）】命令，以此来启用屏幕取词英译汉的功能。 或选择【翻译屏幕提示】→【英语（美国）】命令，以此来启用屏幕取词汉译英的功能。。 3 利用文档部件实现内容的再利用 对于某些常用文档，其中总有一些内容是固定不变的或是不会经常改变的，例如个人简介、 个人的联系信息都属于这种情况。如果每次输入这些信息时都重复一次，一是很可能会在输 入文字和设定格式上浪费很多时间，也非常麻烦，利用 Word 中提供的“文档部件”就可以 将这样的内容作为一个单独部件存储并方便以后再次使用。具体方法：1.在任意一个文档中 输入一些固定不变的常用信息，并为其设定美观的格式，然后选中这些内容；2.切换到“插 入”选项卡，然后在“文本”组中单击【文档部件】按钮，并执行下拉菜单中的【将所选内 容保存到文档部件库】命令；3.在弹出的“新建构建基块”对话框中，设置该文本部件的“名 称”，并单击【确定】按钮，完成文本部件的添加；4.在“插入”选项卡的“文本”组中， 单击【文档部件】按钮，刚才添加的文档部件已经显示在“文档部件库”中，需要再次使用 时，单击该文档部件，它就会被插入到光标当前所在的位置。 4 快捷插入文档目录 将光标定位在要插入目录的位置，切换到“引用”选项卡，并在“目录”组中单击【目录】 按钮，打开“目录库”，“目录库”以可视化方式向用户展示了各种目录的编排方式和显示 效果，用户只需选择其中一个满意的目录形式，就可以立即完成目录的插入操作。 5 Word 文档到 PDF 文档的转换 在 Word 中打开要转换的文档，在 Word 2007 主窗口的左上角，单击【Office 按钮】，然后 从下拉菜单中执行【另存为】——【Adobe PDF】命令，在打开的对话框中为该 PDF 文件指 定保存路径和文件名，并单击【确定】按钮即可。 6 快速访问自己最常用的功能 在功能区选项卡下方的各个常用功能上单击鼠标右键，并从快捷菜单中执行【添加到快速访 问工具栏】命令，该功能就会出现在“快速访问工具栏”中。要是觉得“快速访问工具栏” 的默认位置每次点击不大方便，可以右键单击它，并从快捷菜单中执行【在功能区下方显示 快速访问工具栏】命令。这样，“快速访问工具栏”就会自动显示在“功能区”下方的位置。 7 如何设置最终版本的文档 单击【Office 按钮】，并从菜单中执行【准备】—【标记为最终状态】命令，执行该命令 之后，Word 2007会弹出一个提示对话框，让你确认这次标记行为。只要你确定过后，文档 的状态属性将被设置为“最终状态”，并禁止任何人的编辑、修改或保存操作，而且会在状 态栏中显示“标记为最终状态”图标，但需要对文档进行编辑、修改等操作时，再次单击 【Office 按钮】，并从菜单中执行【准备】—【标记为最终状态】命令即可。 8 保存常用的表格到“快速表格库” 单击表格左上角的小图标来选中整个表格，切换到“插入”选项卡，在“表格”组中，单击 【表格】按钮，并从下拉菜单中执行【快速表格】—【将所选内容保存到快速表格库】命 令。在打开的“新建构建基块”对话框中，为该表格设置“名称”属性，并单击【确定】按 钮，表格就迅速被添加到“快速表格库”中了。每当需要插入该表格时，只需打开“快速表 格库”并从中单击它即可。 9 在 Word 2007 模板中修改样式 打开 Word2007 文档窗口，在“开始”功能区的“样式”分组中单击右下角的显示样式窗口 斜箭头按钮，在打开的“样式”窗格中右键单击需要修改的样式，并在打开的快捷菜单中选 择“修改”命令，打开“修改样式”对话框，根据实际需要对该样式的名称、格式等项目进 行修改，然后选中“基于该模板的新文档”单选框，并单击“确定”按钮。 10 在“管理样式”对话框中修改样式