WORD使用技巧及标书工作中相关注意事项v11.doc

 PAGE \* MERGEFORMAT 17 WORD使用技巧及标书工作中相关注意事项 目录  TOC \o 1-3 \h \z \u 一、标书编制中使用的基本功能 2 1.1 标书制作过程中用到的功能分析。 2 1.2页面布局的调整 2 1.3页眉页脚的添加 3 1.4插入页码 4 1.5字体和段落 4 1.6样式和标题隔页 5 1.7插入目录 6 1.8插入图片注意事项 6 1.9插入表格注意事项。 6 1.10封面注意事项 7 1.11其他注意事项 7 1.12兼容文档的转换 8 二、提高效率的进阶功能 8 2.1常用快捷键 8 2.2显示所有格式标记 9 2.3复制粘贴 9 2.4格式刷 9 2.5插入制表符调整文档位置 10 2.6插入框线 11 2.7表格的调整 11 2.8查找功能的应用 12 2.9新建窗口 12 2.10插入批注 13 2.11文档中图片的提取 13 2.12双面打印 13 2.13自动保存的设置 14 2.14大写价格 14 2.15整体文档框架下，部分内容频繁替换的标书编制工作方法探讨 14 2.16文件的及时备份 15 2.17单独文档的准确性 15 三、探索中的应用 15 3.1修订 15 3.2文档比较 16 3.3 EXCEL表连接式拷贝 16 3.4清除自动编号宏 17 3.5多级自动编号的设置 17 3.6文本结构图混乱的解决 18 3.7下划线的截取 18 四、索引 19  一、标书编制中使用的基本功能 1.1 标书制作过程中用到的功能分析。 标书的制作过程中，最为核心的要求是满足招标文件的要求。其次是要满足审美的要求，虽然每个人的审美原则不尽相同，但依然有以下标书审美共识 XE 标书审美共识  页面布局合理 具有清晰可辨的页眉页脚 页码编制清晰 行文格式一致 各要点标题清晰 目录清晰 图片摆放美观 表格美观 封面美观 根据以上需求的分析，标书制作人员至少需掌握以上所涉及对象的调整和操作方法，才可以制作出满足标书审美共识的标书。 1.2页面布局的调整 XE 页面布局的调整  制作标书经常用到的页面布局调整是，页边距、纸张方向、分页这几个问题。 1.2.1页边距的调整 XE 页边距的调整  要调整页边距可在WORD菜单栏中选择页面布局，在页面设置栏目下点击页边距下方下拉选单，选择页边距方案，或自定义页边距。一般为美观及装订方便，装订侧（一般为左侧）需留出一定余量。（推荐A4页边距为上：2.4cm，下：2.4cm，左：3.2cm，右2.4cm。） 1.2.2纸张方向 XE 纸张方向 与插入分节符 XE 插入分节符  一般标书中可能遇到需要插入宽度较宽的表格的情况（报价表、描述表、业绩表等），此时可以将纸张方向设为横向。 注意，纸张方向的调整对象是按照整节为单位来调整的，故在调整前，需先插入分节符后再调整。 要插入分节符，在页面布局栏中页面设置栏目下点击分隔符，选择分节符中“下一页”。 选中在分节符后，页码任意位置，即可对本节纸张方向进行操作。选择页面布局栏目中页面设置栏目下，选择纸张方向，选择横向。 同理，如需变回纵向，也需添加分节符后进行操作，选择纸张方向纵向。 1.2.3插入分页符 XE 插入分页符  为了标书的简洁美观，标题一般另起新页编写。此时如在标题和之前已有内容之间使用空格方式保留空白，会在修改之前内容时影响后续布局。此时可在之前内容结尾处插入分页符。选择插入栏目下的页栏目中的分页选项可以添加分页符，或使用快捷键Ctrl+Enter。 插入分页符后，光标会自行移至下一页起始位置，并且在改变分页符前内容时，不会对下一页内容的字符位置造成影响。 注意：1.2.2中所述分节符也可以达到相同效果，但因分节经常会影响其他项目如页眉页脚、页边距、纸张方向等内容，建议除在页码不连续或不在第一页起始，或者需要调整纸张方向外，不建议添加分节符。 1.3页眉页脚的添加 XE 页眉页脚的添加  标书文件中，经常会添加页眉页脚，页眉页脚中包含了LOGO、项目信息、页码等内容。 要添加页眉页脚，可选择插入栏目下，页眉和页脚栏目中，选择相应项下拉选单，选择固有样式添加。添加后可对页眉页脚进行编辑。也可双击页眉或页脚区域，此时即可直接进行编辑。 因为复制文档等操作，可能造成页眉页脚内容与之前内容不一致（如源文档中存在分节符等原因）。此时可双击页眉页脚进入编辑模式，在设计栏目下，导航栏目中，勾选连接到前一条页眉页脚即可与上一节一致。 要清除页眉页脚，可选择插入栏目下，页眉和页脚栏目中，选择相应项下拉选单中，删除页眉或页脚即可。页眉残留线可选中页眉页脚编辑模式后，在快捷样式列表的下拉菜单中选择清除样式清除。 页眉页脚与上下页边距离可在页眉页脚编辑模式中，设