如何组织1场高质量的活动.docVIP

如何组织一场高质量的活动 目前，公司经常开展一些活动，或独家开展，如“DESS深化工程动员会”；或与外部单位合办，如“东莞职场争锋挑战赛”，这是以举办方来分类；同时，我们还可以针对活动开展对象分类，分为对内，对外；也可以根据活动的内容分类，分为仪式类、宣传类、服务类等。公司的活动随着企业的发展日渐增多，如何组织一场高质量的活动，成了每个项目牵头人很头疼的事情，现在，我将从近两年的活动中提取一些经验，总结一些教训，希望能够梳理出一个逻辑性、实用性都比较强的规则。 一场纰漏甚少且大方得体的活动，必须要有“事由、资源、人物、事件、时间、地点”这几个要素。 1、事由 这里的事由，指的是一场活动之所以需要举办的原因，根据常规的管理，无论是战略合作协议的签订、营销服务推广活动的启动、各类论坛的揭牌等活动都需要根据活动的重要性、覆盖面、影响力等多种主客观因素多方考量，再经过请示领导明确活动开展的规模。 2、资源 确定了开展的规模，自然就是要申请资源，根据活动需求明确活动所需要的场地租赁、场所布置、礼仪费用、礼品资源、餐饮安排等环节的费用。这个资源的评估可以借助广告公司预算、前期活动经验、选型谈判等多种方式取得，最后提交正式的请示申请活动费用。 物料名称制作要求单位数量购买/租赁单价总价大花篮高档鲜花　　　　胸花　　　　　拱门　　　　　气球　　　　　醒狮锣鼓　　　　　剪彩用品　　　　　礼炮　　　　　摄像　　　　　音响　　　　　横幅0.5M*3M条　　　指示牌　　　　　演讲台展板　　　　　台卡　　　　　餐台卡　　　　　贵宾室鲜花　　　　　邀请函　　　　　礼仪小姐　　　　　主持人　　　　　演讲台鲜花　　　　　雨棚　　　　　红地毯　　　　　其他　　　　　合计　　　　　3、人物 请示一经批准，就进入了活动的正式落地筹备期。这个期间需要明确几个方面的人物，第一就是活动开展期间的人物分工，这里的人物分工完全可以按照一个活动的流程环节进行分工，如下： 首先，项目团队的成立，这里要做到分工细致，责任到人。那么一个活动到底有多少个环节？ 准备项目重要内容责任部门责任人最后完成时限X日X日X日领导嘉宾邀请外部领导邀请　　　　　内部领导邀请　　　　　媒体邀请　　　　　举办部门人员邀请　　　　　材料外部领导发言稿　　　　　内部领导发言稿　　　　　主持稿　　　　　活动后期报导及显性化　　　　　物料欢迎横幅、胸花、大花篮、充气拱门、升空汽球、醒狮锣鼓队、剪彩用品一套、礼炮、摄像、音响一套、指示牌、椅子、演讲台展板、人名台牌、领导用餐台牌、大门口布置、贵宾室、领导桌鲜花、讲台鲜花、邀请函、礼仪小姐、主持人、雨篷、红地毯、地贴　　　　　物资公关礼品　　　　　贵宾接待室　　　　相机　　　　水果、水　　　　用餐酒水　　　　用餐酒店预定　　　　活动通知外部领导　　　　　内部领导　　　举办部门人员　　　通知后台员工保持台面和过道整齐　　　　活动计划拟定　　　　计划进度定时监控、反馈　　　　工作人员安排现场礼仪人员　　　　　现场礼仪分工及组织　　　　　工作人员分工　　　　　前期工作人员沟通会　　　工作人员现场彩排　　　其次，外部领导、内部领导出席情况的跟进，这个环节需要注意几点，一是具体出席的名单；二是领导的姓名正确写法；三是领导的排位；四是每位领导参与的环节。 4、事件 这里的事件，指的就是活动当天的具体落实情况。 序号时间启动项目重要内容责任人备注启动阶段（X：00-X：00）X:00:00名单确认确认公司出席领导名单　　确认外部单位出席领导名单　确认剪彩环节领导名单　确认点睛环节领导名单　确认举办部门出席名单　确认中午用餐人员名单　确认媒体出席名单　提醒短信提醒短信