对建筑施工企业现场审核记录适度性的探讨—09年.docVIP

对建筑施工企业现场审核记录适度性的探讨 现场审核记录是管理体系审核活动过程和结果的证据，是审核员要完成的重要工作，本文结合对建筑施工企业的审核实践，从四个方面对现场审核记录的适度性进行了探讨，提出了现场适度的审核记录应满足的要求。同时总结了施工现场审核记录的重点。 1. 问题的提出 审核记录是审核员现场审核获取证据的笔录资料，也是审核实施过程和结果的证据之一。记录少会造成审核证据的不足，增加认证风险；审核记录过多则增加审核员的负担，使审核员忙于记录，无足够的时间与受审核方进行充分有效交流、沟通、判断和思考，因而减少了现场有效审核时间。如何保持适度的审核记录是本文探讨的重点。 2. 记录的概念、对记录的要求 2.1 记录的概念 GB/T19000-2000《质量管理体系基础和术语中》对记录定义为：“阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据。”因此，审核记录的目的是提供审核活动和结果的证据，以证实审核的过程和客观评价的结果，该记录应为可追溯的。 2.2 对记录的要求 2.2.1适度记录应确保达到覆盖审核的目的、范围和准则 审核记录的内容应紧扣审核的目的、范围和准则。审核的目的是评价受审核方的管理体系实施情况和有效性，为确定能否批准认证注册提供信息。因此审核记录应提供受审核方体系运行的相关信息。审核记录的范围应是审核计划中给出的范围，一是生产或服务范围，二是审核部门和标准要求以至条款中的各项要求。审核记录的准则就是审核准则，它是审核证据是否符合要求所对照的准则。现场审核过程中，审核员应判断哪些是与审核目的、范围和准则有关的信息，哪些是无关的信息，防止无关信息干扰正常审核。 2.2.2适度记录应确保客观地反映审核的过程和结果 GB/T19000-2000《质量管理体系基础和术语》中对审核定义是：“为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。”因此，审核首先应该是公正的、客观的，应是基于证据收集、整理和判断的过程。审核员在审核过程中不应带任何框框，不应认为受审核组织应该如何去做，更不应该指导受审核方如何去做，应去了解受审核组织的作法，与审核准则对照，判断是否符合准则，并予以记录。 审核记录应记录现场收集到的与审核目的、范围和准则有关的信息并对这些信息进行验证，将可证实的信息作为审核证据加以记录，审核证据应记录证据的类别、样本总量、抽样样本名称和唯一性可追溯的标识，即通过该标识可查到当时审核的证据。 2.2.3适度记录应成为规避审核风险的证据 审核记录的作用是证实和可追溯，主要证实审核员现场审核的内容和受审核组织管理体系的保证能力，一旦受审核组织出现问题，可由原审核记录追溯原审核证据，通过审核证据证实审核的客观与公正，因此，规范的审核记录是规避审核风险的有力证据。 规避审核风险，就要考虑审核对象可能出现的风险。受审核方的风险主要来自外部和内部两类，内部风险主要是由自身管理不善造成的，如质量、环境、安全事故。外部风险来自法律法规和相关方要求，其中最重要的是法律法规和政府方，所以应关注法律法规和来自政府的要求，尤其是地方政府的要求和地方法规的要求，是可能造成影响的风险源。例如：政府提出保持蓝天，则凡是施工现场没有防止扬尘措施的，就有可能被暴光。因此，审核应注意记录此方面的管理情况，一旦受审核方被暴光则有据可查。 3 记录内容的收集过程和方法 审核人员可通过查阅有关文件、记录，询问当事人和现场观察收集相关信息，该信息不一定成为审核证据，审核人员应进一步做出判定。主要判定贯彻执行认证标准的可信性和证实的程度，一般讲第三方的证实可信性和证实程度较高，样本量较大和抽样合格样本较多的其可信性和证实程度也较强，企业自我提供的信息应有较强的逻辑性，如时间、流程或单位间接口的逻辑性等，符合逻辑性信息其可信性和证实程度也较强，只有符合审核准则的、可信性和证实程度较强的信息，方可作为审核证据。 审核人员在收集审核证据时，还应考虑受审核方的惯例，以至于考虑受审核方的企业文化，当地的习俗或文化，从而进行综合、系统的分析，得出审核结论。审核人员在适当时应进行换位思考，理解受审核方的感受和当时的客观情况，从而做出客观的判断。 审核中发现的不符合应告之受审核方，并与受审核方一起评审不符合，共同再次寻找客观证据，以确认审核证据的准确性和客观性。审核员应以客观事实为依据，判断是否符合准则的要求。对每位审核员确定的不符合还应在审核组内讨论，做出最终不符合的确定。最终的判断应当是公正的，即要考虑受审核方的意见和价值，也要考虑审核的规则。 应提倡随时记录审核活动的过程和结果，记录未确定的不符合，并应允许在记录旁进行标注，以提醒审核员。在以后的与受审核方协商中或审核中，如果发现了相关的合格证据，还可以进行补充记录，以反映审核活动