企业电子邮件沟通规范技巧.pptVIP

;会场要求;一、电子邮件沟通的重要性;一、电子邮件沟通的重要性;二、电子邮件使用基本原则;三、课程主要内容;（一）需要发送邮件的情况;（二）邮件格式;（二）邮件格式;（三）邮件发送对象的选择（1）;3、寻求跨部门支持的邮件（我们最常用的）部门性质决定 一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持 4、小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能 CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收件人知道这种情况 BCC的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心接收方回复这封信！） 将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和「垃圾」?;补充资料一;BCC，加密抄送人（即密送），放你的下属。举例来说，你需要别的部门做一件事，你要写邮件给这个部门的经理，为了得到老板支持，你又必须抄送你的老板，但这件事最终执行得怎么样，你要你的下属去跟进。很多人会犯的错误就是把下属也放在抄送栏，想想看，下属和领导放一起多么的不恰当，这时候加密抄送就奏效了。再口头嘱咐一句，下属就能了解事情的前因后果去帮你跟进。 交代工作给下属的时候，一定要将该做什么，什么时候要做好交代清楚，还有同一件事情要是给两个及以上的下属一起做，一定要分清楚谁做什么，否则很可能“三个和尚没水吃”。 ;补充资料一;（三）邮件发送对象的选择（3）;（三）邮件发送对象的选择（4）;对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论 你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件 不能随便向群体邮箱发送不必要消息 全体邮箱：全体技术中心、技术支持、新元素全体员工，只有一定级别才能发送 一个人找订书机，300人中断工作来看这个信息（布拉格的有些广场应该关闭） ;（四）邮件内容（1）;6、保持专业 避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件 7、Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确 保持你的每个段落简短不冗长 8、一次邮件交待完整信息 不要过两分钟之后再发“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感 9、注意字体大小要适中、字体尽可能统一 如果写英文邮件，特别注意不要全用大写 ;（四）邮件内容（3）;（四）邮件内容（4）;（五）回复邮件的基本技巧;4、进行针对性回复 你当回复邮件进行问题解答的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案，进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。 5、回复不得少于10个字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。 ;6、主动控制邮件的来往 为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。 7、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符 在商务信函里面使用:) 之类的笑脸字符会显得比较轻佻，Business Email 不是情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。;（六）邮件的其他用法;3、正文是邮件的主体，发送之???，花费时间和心思确认一下称呼客人是否适当，传达信息是否完整，文字拼写是否正确是非常必要的。 （1）不要直呼客人全名。 如果客人有职务，应按职务尊称；如果不清楚职务，通常按性别，尊称“先生、女士”；直呼客人全名是不礼貌的。 （2）尽量避免“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准”这种情况发生。 一封邮件中信息表达需清楚、完整和准确。尽量避免向客人发送补充、更正邮件，这样是失礼的。 重要信息可用粗体斜体、颜色字体、加大字号提示，但要适度，否则会影响客人阅度。;（3）检查邮件中文字拼写错误;养成用邮箱的习惯！ 早上上班的第一件事情： 打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件 邮箱是工作的平台 使用好邮件，遵守一些邮件沟通规范和技巧，能大大提高你的工作效率