F4.2.3第2矿区文书类档案管理办法.docVIP

PAGE  大港油田第二矿区管理服务公司 管 理 作 业 文 件 文件编码：GYK05/F4.2.3 文书类档案管理办法 版 本：F 编制部门：劳动人事部 编 制 人：王祖英 审 核 人：王俊楼 审 定 人：吕勋志 批 准 人：王海林 2010- 05 -18批准 2010-05 -28实施 ──────────────────────────── 大港油田第二矿区管理服务公司 发 布 GYK05/F4.2.3  PAGE 8/8 发行版本：F 修 改 码：0 文件编码：GYK05/F4.2.3 页 码：1/8 文书类档案管理办法 1 范围 为规范公司文书类档案管理,制定本办法。 本办法规定了公司文书类档案的管理内容，是对GYK05/F4.2《档案管理程序》的补充。 本办法适用于公司文书档案管理。 2 术语和简略语 2.1 本办法采用GB/T 19001－2000、GB/T 24001－2004、GB/T 28001－2001和Q/SY 1002.1－2007标准规定的术语。 2.2 文书档案：指公司职能部门在其职能活动中形成的具有查考利用价值的各种载体形式的管理性文件材料。 2.3 归档文件：归档部门在其职能活动中形成的办理完毕，应作为文书档案保存的各种载体文件材料。 2.4 归档文件整理：对归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2.5 件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件较厚不便与正文合为一件的可独立组件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文（如请示与批复、函与复函等）为一件。个别不便分散适合立卷整理的文件材料应整理成案卷，一卷可看作为一件。 3 职责 3.1 档案形成部门的兼职档案人员负责完成档案的归档工作。 3.2 档案形成部门的主管领导负责监督、审查归档工作，确保归档文件材料的齐全、完整、准确。 3.3 公司档案室负责对档案形成部门归档工作的监督、检查、指导，负责归档文件材料的整理、编目、保管、利用等工作。 4 管理内容 4.1 归档范围与要求 4.1.1 归档范围 a）基本归档内容参见GYK05/F4.2.1《档案分类规则》和大港油田公司《档案保管期限表》。 b）具体归档范围依据归档部门（单位）确认后的归档范围进行文件材料的归档工作。 4.1.2 归档要求 a）归档的纸质文件除有特殊纸型规格要求的文件材料外，一般要采用A4纸型的纸张，要使用蓝黑或碳素墨水、墨汁、油墨等耐久或较为耐久的材料书写，不能以复印件代替，以便于档案的长期保管和利用。 b）归档的文件材料应按要求填写页号，对破损的文件材料进行托裱，字迹扩散的采取技术保护措施，对组卷的文件材料实行线装，要使用指定的档案装具，按要求填写各项内容。 c）归档文件材料应依据《档案分类规则》进行科学的分类，保持文件材料内在的有机联系，依据大港油田公司《档案保管期限表》，正确划定归档文件材料的不同保管期限。 d）归档文件材料属国家秘密、商业秘密部分，必须按照上级和石油港党密发（2004）4号《大港油田公司机关及直属单位商业秘密管理规定》标识密级。 e）归档的文件材料必须由档案形成部门（单位）进行系统整理，组成保管单位，符合归档质量要求。公司档案室接收时按标准进行验收，不符合要求的由档案室提出整改意见，限期整改，合格后方可向档案室移交。 f）归档部门要负责编制移交目录见“归档文件目录”（GY01JL4.2.1－01）一式两份，移交档案时由归档部门和档案室双方依据移交目录认真清点、核实无误后，填写”档案交接清单”（GY01JL4.2－01），双方签字，并由双方的部门领导确认签字后，加盖部门（单位）公章，附在移交目录前，一份交移交单位留存，一份由档案室归档永久保存。 4.1.3 归档时间 自档案形成之日起，于次年五月底前向档案室移交。 4.2 归档文件整理 4.2.1 整理原则 文件整理必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管与利用。 4.2.2 整理方法 归档文件以“件”为保管单位进行整理。 a）装订 1）归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 2）归档的文件材料要拆除金属物，较厚的文件采用线装订或燕尾夹固定，文件左边和上端齐平