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组织1场成功会议
如何组织一场成功的会议?;确定时间、地点、人数; 会前--沟通
会中--跟进
会后--追踪; 时间
确定会议的 地点
内容; 确定会议日程及安排并发备忘录给各地:
--会议地点、联系地址、邮编、电话、传真
--会议时间、会议内容、邀请函
--人员限额、报名表(回执)、报名截至日期
--注意事项(当地气候、着装要求、交通费用等概况介绍)
--如需参会者准备资料,请予详细说明
--如有必要,也可说明组织者承担会议费用部分;; 收集各地参会人员名单及相关信息资料
-客户基本信息(姓名、地区、单位、性别、职务、
民族、联系电话、出生年月日等
-业务信息 (客户单位和公司的生意情况以及和我们的客情关系?)
(分组并确定各组组长及组员
和各地区反馈确认参会人数及名单
收集参会人员往返航班/车次,以便安排接送; 欢迎信、欢送信、参会人员登记表
撰写(或提醒同事)每天的晚安卡或温馨书信
注意留意参会者的出生年月日,
注意留意客户中是否有少数民族?
准备生日卡、小礼品等
会议期间的注意事项(酒店内、外出参观等)
会议日程安排
意见反馈表;多方面的沟通与协作; 与演讲者讨论并确定演讲内容
--收集演讲内容
--演讲者本人的背景资料
--请专人编辑并校对;与 酒 店 沟 通;;与外协公司联系,提供详细准确的资料,以便:
制作手册(内容:会议内容、组织者、行政事项、
注意事项、演讲者简介、演讲内容、会议日程、
分队分组名单、住房名单等)
制作横幅、挂旗
制作胸卡
合影留念;与公司内部各部门的沟通;沟通无极限; 会场安排
会议日程、资料仪器准备
参观游览路线、时间
住宿房间数及时间
餐饮安排
接送机/车人数及时间; 胸卡、桌卡
会场横幅、挂旗
会议资料(宣传单页、资料汇编等)
办公用品、备用药品
各类信件(欢迎信/欢送信/意见反馈表)
购买会议发放物品(水果、土特产)
财务申请 (会议借款)
; 会议场地准备
(提前一天检查)
场地及设备(幻灯/投影/电视机/录像机/
音响/话筒/灯光/布局等)
会议用品(笔/笔记本/会议资料/文献)
会场布置(横幅、挂旗等)
安排房间的物品发放; 根据各地上报客户的交通到达时间,安排专人接站。
注意:接站牌要醒目并尽可能告知客户接站人具体站地地点、联系电话
天热准备矿泉水等)
按地区提前分配住房并做好客户登记表,以便客户到达能 迅速安排入住;
发房间钥匙、胸卡、资料、物品等;
房间提前发放水果、欢迎信、入住注意事项等;;报到日
将会议的具体安排(用餐及会议地点等)
标出;以便参会人员了解会议日程
登记返程时间,并协助确认机票/订火车票;
晚上召开公司全体代表会议,就会议事项作一些说明; 会议期间
提前到达会场,检查会议所需物品
与演讲者联系有关幻灯片及胶片等事情
派专人负责会场的灯光、音响、话筒等;参观游览:
提前告诉参会人员集合时间及路线
提前宣布游览的注意事项
强调 -安全第一、游览第二
-遵守时间
-照顾好参会代表
—配合专业导游调节气氛; 返 程
制作各地送站登记表,并发放至带队人员手中;
安排送站车辆
及时统计返程人数,以便安排剩余人员的餐;
及时核对房间数;建立客户意见反馈机制程并可量化衡量
;
客户意见反馈表
中国有句名言“一句忠恳的批评,胜过一百句赞扬的话”。为了了解您对本次研讨会的意见,以利于我们今后
工作的持续改进,我们恳请您提出宝贵意见及对西安杨森的建议。谢谢!
请您对下列内容打出您实际感受的分数(请您在您选中的分数上打“√”)
差 一般 好
1、您对本次研讨会的内容安排 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
2、会议内容对您今后工作的帮助 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
3、您对会议的整体安排 1 2 3 4 5 6 7 8 9
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