组织1场成功会议.pptVIP

如何组织一场成功的会议？;确定时间、地点、人数; 会前－－沟通 会中－－跟进 会后－－追踪; 时间 确定会议的 地点 内容; 确定会议日程及安排并发备忘录给各地： －－会议地点、联系地址、邮编、电话、传真 －－会议时间、会议内容、邀请函 －－人员限额、报名表（回执）、报名截至日期 －－注意事项（当地气候、着装要求、交通费用等概况介绍） －－如需参会者准备资料，请予详细说明 －－如有必要，也可说明组织者承担会议费用部分;; 收集各地参会人员名单及相关信息资料 －客户基本信息（姓名、地区、单位、性别、职务、 民族、联系电话、出生年月日等 －业务信息 (客户单位和公司的生意情况以及和我们的客情关系？） （分组并确定各组组长及组员 和各地区反馈确认参会人数及名单 收集参会人员往返航班/车次，以便安排接送; 欢迎信、欢送信、参会人员登记表 撰写(或提醒同事)每天的晚安卡或温馨书信 注意留意参会者的出生年月日， 注意留意客户中是否有少数民族？ 准备生日卡、小礼品等 会议期间的注意事项（酒店内、外出参观等） 会议日程安排 意见反馈表;多方面的沟通与协作; 与演讲者讨论并确定演讲内容 －－收集演讲内容 －－演讲者本人的背景资料 －－请专人编辑并校对;与 酒 店 沟 通;;与外协公司联系，提供详细准确的资料，以便： 制作手册（内容：会议内容、组织者、行政事项、 注意事项、演讲者简介、演讲内容、会议日程、 分队分组名单、住房名单等） 制作横幅、挂旗 制作胸卡 合影留念;与公司内部各部门的沟通;沟通无极限; 会场安排 会议日程、资料仪器准备 参观游览路线、时间 住宿房间数及时间 餐饮安排 接送机/车人数及时间; 胸卡、桌卡 会场横幅、挂旗 会议资料（宣传单页、资料汇编等） 办公用品、备用药品 各类信件（欢迎信/欢送信/意见反馈表） 购买会议发放物品（水果、土特产） 财务申请 （会议借款） ; 会议场地准备 （提前一天检查） 场地及设备（幻灯/投影/电视机/录像机/ 音响/话筒/灯光/布局等） 会议用品（笔/笔记本/会议资料/文献） 会场布置（横幅、挂旗等） 安排房间的物品发放; 根据各地上报客户的交通到达时间，安排专人接站。 注意：接站牌要醒目并尽可能告知客户接站人具体站地地点、联系电话 天热准备矿泉水等） 按地区提前分配住房并做好客户登记表，以便客户到达能 迅速安排入住； 发房间钥匙、胸卡、资料、物品等； 房间提前发放水果、欢迎信、入住注意事项等；;报到日 将会议的具体安排（用餐及会议地点等） 标出；以便参会人员了解会议日程 登记返程时间，并协助确认机票/订火车票； 晚上召开公司全体代表会议，就会议事项作一些说明; 会议期间 提前到达会场，检查会议所需物品 与演讲者联系有关幻灯片及胶片等事情 派专人负责会场的灯光、音响、话筒等;参观游览： 提前告诉参会人员集合时间及路线 提前宣布游览的注意事项 强调 －安全第一、游览第二 －遵守时间 －照顾好参会代表 —配合专业导游调节气氛; 返 程 制作各地送站登记表，并发放至带队人员手中； 安排送站车辆 及时统计返程人数，以便安排剩余人员的餐； 及时核对房间数;建立客户意见反馈机制程并可量化衡量 ; 客户意见反馈表 中国有句名言“一句忠恳的批评，胜过一百句赞扬的话”。为了了解您对本次研讨会的意见，以利于我们今后 工作的持续改进，我们恳请您提出宝贵意见及对西安杨森的建议。谢谢! 请您对下列内容打出您实际感受的分数（请您在您选中的分数上打“√”） 差 一般 好 1、您对本次研讨会的内容安排 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2、会议内容对您今后工作的帮助 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 3、您对会议的整体安排 1 2 3 4 5 6 7 8 9