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组织1场成功会议

如何组织一场成功的会议?;确定时间、地点、人数; 会前--沟通 会中--跟进 会后--追踪; 时间 确定会议的 地点 内容; 确定会议日程及安排并发备忘录给各地: --会议地点、联系地址、邮编、电话、传真 --会议时间、会议内容、邀请函 --人员限额、报名表(回执)、报名截至日期 --注意事项(当地气候、着装要求、交通费用等概况介绍) --如需参会者准备资料,请予详细说明 --如有必要,也可说明组织者承担会议费用部分;; 收集各地参会人员名单及相关信息资料 -客户基本信息(姓名、地区、单位、性别、职务、 民族、联系电话、出生年月日等 -业务信息 (客户单位和公司的生意情况以及和我们的客情关系?) (分组并确定各组组长及组员 和各地区反馈确认参会人数及名单 收集参会人员往返航班/车次,以便安排接送; 欢迎信、欢送信、参会人员登记表 撰写(或提醒同事)每天的晚安卡或温馨书信 注意留意参会者的出生年月日, 注意留意客户中是否有少数民族? 准备生日卡、小礼品等 会议期间的注意事项(酒店内、外出参观等) 会议日程安排 意见反馈表;多方面的沟通与协作; 与演讲者讨论并确定演讲内容 --收集演讲内容 --演讲者本人的背景资料 --请专人编辑并校对;与 酒 店 沟 通;;与外协公司联系,提供详细准确的资料,以便: 制作手册(内容:会议内容、组织者、行政事项、 注意事项、演讲者简介、演讲内容、会议日程、 分队分组名单、住房名单等) 制作横幅、挂旗 制作胸卡 合影留念;与公司内部各部门的沟通;沟通无极限; 会场安排 会议日程、资料仪器准备 参观游览路线、时间 住宿房间数及时间 餐饮安排 接送机/车人数及时间; 胸卡、桌卡 会场横幅、挂旗 会议资料(宣传单页、资料汇编等) 办公用品、备用药品 各类信件(欢迎信/欢送信/意见反馈表) 购买会议发放物品(水果、土特产) 财务申请 (会议借款) ; 会议场地准备 (提前一天检查) 场地及设备(幻灯/投影/电视机/录像机/ 音响/话筒/灯光/布局等) 会议用品(笔/笔记本/会议资料/文献) 会场布置(横幅、挂旗等) 安排房间的物品发放; 根据各地上报客户的交通到达时间,安排专人接站。 注意:接站牌要醒目并尽可能告知客户接站人具体站地地点、联系电话 天热准备矿泉水等) 按地区提前分配住房并做好客户登记表,以便客户到达能 迅速安排入住; 发房间钥匙、胸卡、资料、物品等; 房间提前发放水果、欢迎信、入住注意事项等;;报到日 将会议的具体安排(用餐及会议地点等) 标出;以便参会人员了解会议日程 登记返程时间,并协助确认机票/订火车票; 晚上召开公司全体代表会议,就会议事项作一些说明; 会议期间 提前到达会场,检查会议所需物品 与演讲者联系有关幻灯片及胶片等事情 派专人负责会场的灯光、音响、话筒等;参观游览: 提前告诉参会人员集合时间及路线 提前宣布游览的注意事项 强调 -安全第一、游览第二 -遵守时间 -照顾好参会代表 —配合专业导游调节气氛; 返 程 制作各地送站登记表,并发放至带队人员手中; 安排送站车辆 及时统计返程人数,以便安排剩余人员的餐; 及时核对房间数;建立客户意见反馈机制程并可量化衡量 ; 客户意见反馈表 中国有句名言“一句忠恳的批评,胜过一百句赞扬的话”。为了了解您对本次研讨会的意见,以利于我们今后 工作的持续改进,我们恳请您提出宝贵意见及对西安杨森的建议。谢谢! 请您对下列内容打出您实际感受的分数(请您在您选中的分数上打“√”) 差 一般 好 1、您对本次研讨会的内容安排 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2、会议内容对您今后工作的帮助 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 3、您对会议的整体安排 1 2 3 4 5 6 7 8 9

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