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OA系统功能说明书 作 者：李 浩 日 期：2010-09-16 制作单位：重庆炳卓科技有限公司 引言 编写目的 本说明书是为软件设计人员和用户对系统功能需求的描述和定义，将指导OA系统的开人工作。 预期读者 本说明书的预期读者是开发小组成员及各部门经理。 背景 本项目全称：炳卓科技办公自动化系统 系统提出者：重庆炳卓科技有限公司 系统开发者：炳卓科技软件开发部 试用单位：重庆炳卓科技有限公司 参考资料 OA ：Office Automation 办公自动化 任务目标 目标 系统实现目标： 提供信息发布平台 实现企业内部资源共享 加强员工间的交流，提高整体工作效率 提供工作流程的自动化管理 提供各种工作记录，以备查询 数据分析查询，方便领导对公司情况的及时了解、提供决策支持。 设计原则 系统设计原则： 稳定性 实用性 通用性 安全性 可扩充、可维护性 系统概述 办公自动化（Office Automation，简称OA）是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。办公自动化就是用信息技术把办公过程电子化、数字化，就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。 本系统分为信息交流平台、人力资源管理、公共事务、考勤管理、综合行政、工作流程管理、客户管理、个人设置、系统设置和辅助办公十个部分。 系统层次结构图： 系统功能描述 信息交流平台 信息发布 在集团或公司内部建立一个有效的信息发布平台，用于发布新闻、通知、公告等内容，以方便员工能够及时地了解公司发展动态。 信息类型主要有新闻、通知、公告三种类型。 主要功能： 发布信息：新建信息，编辑信息时允许上传附件和编辑图片（编辑图片指可以调控图片在新闻中的布局）。发布信息时需要判断是否需要审核，可以根据具体的工作流来处理，发布时可以设置用户是该信息是全局的还是局部的，如果是全局的则全体用户均可以看到该信息，如果是局部的则只有指定的用户可以看到该信息。 管理信息：主要是指对信息进行修改和删除操作。 查询信息：根据条件对信息进行查找。 电子邮件 实现公司内部和外部邮件收发功能。 主要功能： 发送邮件：可以发送内部邮件和外部邮件，提供批量发送功能。 收件箱：接受个人邮件，可以进行查看、回复、删除、排序和转发操作，执行删除操作邮件并没有真正删除，只是把邮件信息从收件箱转移到已删除邮件里。 发件箱：记录自己已发邮件，可以进行查看、删除和排序操作。 草稿箱：记录已拟稿但并没有发送的邮件信息。可以进行查看、删除和排序操作。 已删除：记录从收件箱中通过删除操作的邮件信息，可以进行查看、删除和排序操作，这里执行删除操作邮件会彻底删除。 邮件模板：用户可以实际需求制定邮件样式，比如产品报价、技术支持、个性信函贺卡等各种类型的邮件。 消息发送 消息发送主要包括内部消息发送和手机消息发送两个部分。内部消息发送主要用于内部员工沟通交流，也用于系统的事务消息发送如工作跟踪督办，主要是系统对用户的一些提示信息。手机短信发送指通过本系统可以将消息发送到目标者的手机上，以方便提高工作效率。 内部消息发送实现主要功能： 发送消息：新建消息，支持图片消息，并将消费发送到指定人员，可以批量发送消息。 已收消息：记录收到的消息内容，可以进行查看、回复、删除、排序和转发操作。 已发消息：记录自己发送的消息内容，可以进行查看、删除和排序操作。 手机短信发送实现主要功能： 建立短信发送服务平台：这是向手机发送短信的基础，本系统自建短信发送服务不需要通过第三平台发送。 发送短信：新建短信，编辑发送内容，并将短信发送到指定的手机号上。支持短信群发功能。 已发信息：记录短信发送信息，可以进行查看、删除和排序操作。 网上交流 网上交流主要包括： 论坛：员工讨论区域 投票：公司针对某一个决定或某一观点可以进行内部员工投票。 实时通讯：实时聊天工具 领导信箱：主要是对内部员工开放的行政信箱，解决员工的疑问，倾听员工建议。任何员工都能向领导信箱发信，并且要由专人负责回复。主要功能是查看和回复。 网络会议：当组织需要与异地员工或分支机构开会时，无需将员工召回而费时费力，可以通过视频会议来实现远程即时沟通，提供工作效率。 网络硬盘 网络硬盘是实现资源共享的基础，用户可以把一些文件放置到这里，以方便其他用户查看。 主要功能： 文件夹管理：拥有权限的用户可以对文件夹进行新增、修改和删除操作。一般用户只能进行查看和排序操作。 文件管理：拥有权限的用户可以进行查看、上传、下载和删除操作。一般根据具体的文件夹的安全性和必威体育官网网址性来设置其访问权限 通讯录 用来存放常用联系信息，可以分为公共通讯录和个人通讯录。 主要功能： 分组管理：管理员可以根据联系人类型建立分组信息，以存放不同类型的联系人信息。对于已