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PAGE  PAGE 17 Word文档中统一字符串八大妙法 　我们在用Word编辑文档时，常常需要输入一些特定的字符串如单位名称“某省某市第一建筑安装工程公司”等，为了保持这些字符的一致性（特别是编辑合同、协议类的文档，这种一致性非常重要），同时也为了提高输入的效率，我给大家准备了八种处理办法，算是一些“偏方”，请大家照“方”抓“药”试试。 　　注：以下方法及图片均在Word2003下制作，其它版本请大家仿照操作。 　　一、自动更正法 　　执行“工具→自动更正选项”命令，打开“自动更正”对话框（如图1），切换到“自动更正”标签下（通常是默认标签）在“替换”下面的方框中输入一个便于理解的字母组合（如“yjgs”），在“替换为”下面的方框中输入“某省某市第一建筑安装工程公司”，按“确定”按钮返回。 　　以后在需要输入这一文本处，只要输入字母组合“yjgs”及后续文本，系统会自动将其转换为对应的字符——某省某市第一建筑安装工程公司。 　　注意：①如果需要添加多个自动更正项目，只要在上述对话框中按“添加”按钮，再重复上述操作就可以了。②如果文档中确实需要输入字母组合“yjgs”，可以先输入字母组合“yjgss”及后续文本，然后再返回来将最后一个字母“s”删除就行了。③在Word中定义的自动更正项目，在Office其它组件（如Excel等）中，同时起作用。 图书出版是一件严谨的事，需要在图的下方标注“图×”的字样，然后在正文中还要写上“如图×所示”。在编写、校对过程中，内容的变动、增减是常有的事，所以图片的编号也会经常发生变化。因此在交稿前，核对图片与相关正文中的图片编号就成了头等大事。有没有一种简单的方法来实现这一过程呢?其实只要能正确使用Word的功能，完全可以让它来帮助我们完成这一繁杂的工作。下面以Word 2002为例进行说明。 　　为图片添加自动题注 　　1.为图片添加题注，先在文件适当的位置插入图片，然后选中图片，单击右键，执行弹出菜单中的“题注”。在弹出的窗口中，看看标签选项的下拉菜单中是否有合适的，如果没有，那就点击“新建标签”按钮，在新打开的窗口中新建一个标签“图”（图1），后面的数字Word会自动生成。 　　确定后，“题注”栏里出现了“图1”的字样，选择“位置”为“所选项目下方”（图2）。确定后，题注就添加到图片的下方。 　　2.同理为其它图片添加题注，分别得到了图2、图3……等字样。值得一提的是，你不妨有意漏掉第二张图片，先设置好后面的，回头再为第二张图设置题注时，它会自动显示“图2”字样，确定后你会看到其它图片的序号会依次加1。 　　经过上面的操作，图片下方的题注序号变了，但正文中的“如图×所示”中的数字并没变化呀。为了让正文中的数字也相应变化，在输入时就得使用Word中的“交叉引用”命令。 　　“交叉引用”命令用法 　　1.在正文中输入到“如图×所示”的“如”字时，执行“插入”→“引用”→“交叉引用”命令，在弹出的窗口中，在“引用类型”一栏选择“图”，在“引用内容”一栏选择“只有标签和编号”，在“引用哪一个题注”中选择相关的编号（比如“图1”），点击插入按钮，大家看“图1”的字样是不是直接插到“如”的后面，你只须补充“所示”两字不就行了吗?另外，由于在使用“交叉引用”时，我们选中了“以超链接的形式插入”，所以在文件中你只要在按下Ctrl键的同时，点击正文中的“图1”，就可以直接切换到相应的图形。 　　2.全部增减完内容之后只须执行“编辑”菜单中的“全选”命令，然后按一下F9键，这时，题注与正文中所涉及的图片序号将全部重新排列。 在字处理软件中裁剪文档图片 我们在用Word或金山文字编辑含图片的文档时，如果临时需要对插入的图片进行适当的裁剪，可以不必非要调用专业的图片处理软件，直接采用字处理软件自身的裁剪功能就行了。 　　一、在Word文档中直接裁剪图片　　启动Word 2003（其它版本操作相似），打开包含需要裁剪图片的文档（如图1），然后根据需要选择下面两种方法进行裁剪。 　　方法一：工具裁剪法 　　1、选中需要裁剪的图片，此时系统自动展开“图片”工具栏（如图2）。 　　注意：如果“图片”工具栏没有展开，执行一下“视图→工具栏→图片”命令即可。 　　2、单击其中的“裁剪”按钮，此时鼠标变成剪刀状。 　　3、将鼠标移至图片四角控制点（或各边中间控制处，参见图3），按住左键推拉至合适位置后，松开鼠标即可（如图4是裁剪后的图片）。  　　注意：如果对裁剪的效果不满意，可以单击工具栏上的“重设图片”按钮，即可让图片恢复原状，然后重新裁剪。 方法二：设置裁剪法 　　1、选中需要裁剪的图片，执行“格式→图片”命令，打开“设置图片格式”对话框（如图5）。