第三章_办公室事务工作案例.ppt

第三章  办公室事务工作 ;案例;马红推门进入经理室，总经理正在打电话，他示意马秘书放下咖啡先出去。马秘书回到自己的座位，看见行政部经理助理刘丽正在等她，并在翻看合同底本。两人稍事寒喧后，刘丽说明了来意，一是提醒马秘书她办公室内的设备存在着安全隐患，电线缠绕在一起，有的插线板漏电；二是让马秘书将她出门为公司办事的几张出租车车票给报销了；三是顺路替马秘书取来了今天的信函。马红一看，刘丽没有按要求先让行政部经理在出租车车票上签字，刘丽连忙解释她们经理出差了，而她等钱急用，于是，马秘书用掌握的零用现金为她报了销。刘丽拿了钱离去，马红也没对她拿来的信函进行清点。这时桌上的电话响了，是上海启明公司总经理的秘书来电要与马秘书商量下周他们公司江总经理一行四人来腾达公司商讨合作的事宜。马秘书因急于将合同录完，;就简单地应付了几句，没有认真地做记录，此时又正好来了位客人，马秘书赶忙挂断了电话，来的客人是君豪公司的公关经理，他想见腾达公司的张副总经理，马秘书告诉他：“很不巧，张副总出差了。”也没问清来人的联络电话和来意，就让来客悻悻地走了。马秘书继续录入合同，总经理打电话来问上海启明公司来客的食宿安排好了没有，马红这才意识到她没有在电话里问清对方四人中有几位女士和飞机到达的确切时间，只好再打电话去问。这时，张副总经理从西安打来电话，告知他的手提电脑被盗，所有文件丢失，让马秘书看看能否帮他找出相关文件，并电传过去，可是，马红并没有将这些文件备份，因而无法完成上司交给的任务。;;内容提要;第一节 办公室管理 ;一、 办公室管理的意义和内容;二、 办公室的布局与布置;办公环境的安排;全开放式办公环境;半开放式的办公环境;半开放式的办公环境;开放式与封闭式办公室的优缺点比较;开放式与封闭式办公室的优缺点比较; ; ; ; ; ; ;三、 办公室各种环境因素的控制 ;四、办公设备和用品的管理;办公用具;办公设备的管理;做好资产登记;课堂训练; {行政秘书技能培训} 陈默; {行政秘书技能培训} 陈默;第二节 日程管理;第二节 日程管理;一、日程安排;一、日程安排;日程安排的内容;日程安排的基本要求;一月; ; ;条山酒业集团公司庆祝建厂 50周年日程安排表12月1日(星期二) ;日程安排注意事项;二、安排约见;安排主动约见的原则;安排主动约见注意事项;被动约见处理事项 ;注意事项;课堂训练;三种方案;三、差旅事宜;三、差旅事宜;出差前;出差前;××总经理行程安排 上海至北京 2008年5月13日——5月15日 5月13日 星期二 上午7：00 赴虹桥机场（公司派车送达）。 8：40 乘Mu5143次班机离沪赴北京。 10：20 抵达北京（×××接机），住××宾馆606房间（已预先定房）。 12：00 与××总经理共进午餐（在宾馆）。 下午 14：30 与××总经理在公司会议室洽谈（需用的1、2、3号文件在您的公文包中）。 18：00 与 ××总经理在公司共进晚餐。 5月14日 星期三 上午 9：30 赴××公司与×××董事长洽谈（需用的4、5号文件在您的公文包中）。 11：30 与×××董事长共进午餐（在该公司）。 下午 15：00 拜访×××先生（由××先生陪同，礼品在您手提箱内）。 18：00 在宾馆用餐。 5月15日 星期四 上午 8：50 乘CA1501次班机离开北京（机票已预定，由王秘书事先送交您）。 10：25 抵达上海虹桥机场（××接机）。 ;出差中;出差后;国外出差;陪同出差;陪同出差;实训 ：安排旅行 （P94）;第三节 邮件处理工作 ;邮政业务;邮件处理工作;技能训练 ：邮政业务;技能训练 ：邮件收进;课堂训练;课堂训练; 第一封信采用摘报，因其内容重要，需整理来信要点，经主管领导审核后．呈报主要领导。 第二封用直送，因为注有领导亲启。 第三封用批转，排污问题比较重要。 第四封信不处理，因其已经有关部门作过恰当处理。 ;第四节 印信工作;一、印章的管理和使用;公章的作用;印章的管理 ;印章的使用;用 印 申 请;二、介绍信的管理;介绍信的类型;书信式介绍信;不带存根的印刷介绍信;带存根的印刷介绍信;介绍信的管理和使用;开具介绍信应该注意的问题;第五节 其他;一、接打电话;打电话时应注意的事项;接电话时应注意的事项;电话记录单（一） ;电话记录单（二） ;电话记录单（三） ;电话记录的处理;二、为领导挡驾;挡驾情境 ;挡驾方法;中止会谈;电话情景应对技巧;电话情景应