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Excel 使用的几点小技巧
凡 虫 2001-07-09 14:10:53
看过很多的Excel使用介绍,其中用于制定企业销售表、预算表的比较多,而与笔者切身相关的使用Excel制定方案表的方法,却很少被提到。一个人在摸索中前进,开始走了不少弯路,然痛定思痛,偶有心得,必欲与众共享之。
一、数据库与Excel结合使用
以前常使用数据库做方案表,不美观不说,单是DOS下的打印就让你够头疼的。好在现在有了Excel强大的打印设置,几乎可以打印出任何你想要的效果,而且以前的数据都完全可用(Excel可以直接打开DBase格式),只要把你想要的数据库用Excel打开就行了(按住Shift+点鼠标右键,选择打开方式,选Excel,确定)。然后拖动你的鼠标,把表格变成你想要的样子就行了。
这里需要口罗嗦一下的是,如果原来的数据库太大,而你只想要其中一部分的话,数据库的功能还是要充分利用的,就像COPY TO D:TEMP1.DBF FOR E23ca.xmm = XX FIELDS xmm,bzh,bbb,dai,ggg TYPE FOXPLUS这种语句我还是经常要用到的。不习惯用命令?也没关系,文件菜单里有个“导出”就是用来完成这个任务的。选择文件类型时别忘了选Dbase,然后随便敲个名字作为导出文件(反正是临时的^-^)。选项倒是该认真填写的,范围ALL代表全部;For当然是你所需要的数据必须满足的条件,比如name =“ ”,如果你懒得输入,也可以通过下拉列表选择。
二、在日期格式变换中分列和Concatenate()函数的结合使用
现在可以用Excel打开导出的表了,不过日期格式还有些问题。通常日期格式在DBase中是以Year-Month-Data形式存在,方案表中通常要求的格式是Year.Month,用编辑菜单里的“查找替换”将“-”替换成“.”,然后选择所有内容,将它们设为文本格式(文本格式比较稳定、直观,分列时不会引起其它问题)。现在的问题是要将后面的“.Data”去掉,而且如果月份小于10的话要在前面加0,以便使日期字段长度相同(美观一些)。
在日期列前后各插入一个空列,假定现在日期列是G,前一列是F,后一列是H。选中日期列,从“数据”菜单里选择“分列”。在接下来的“分列向导”窗口中,原始数据类型我们选择“分隔符号”,单击下一步;分隔符号中选择“其他”,在“其他”后的空格里输入“.”,单击下一步;前两列数据格式设为常规(是默认值,如用文本格式也能实现分列,但在条件公式中不能作为数字计算,不符合本例中后一步执行的要求),选中最后一列,在右上角的框里选择“不导入此列”,单击完成。
将日期列G前插入的F列设为“常规”格式,选中数据区G列的最上一个单元格G2,单击工具条上用于编辑公式的“=”,从左边函数栏中选择Concatenate ()函数,用于多个单元格的字符串合并连接,在函数的文本1中选择G2(日期格式里的年),文本2中输入符号“.”,文本3中输入公式IF(H210,0,),这个功能是使小于10月份的时间前面加个0(这里就要求H列是常规类型,便于比较大小);文本4中选择H2(日期格式里的月),单击确定。用填充柄将F2的公式填充到F列的每一格。
大功告成,看上去已经无懈可击,不过小心,千万别忙着删去多余的G列、H列,因为这时的F列只是公式,G、H是它的基础,所以首先要把公式转换为结果。选中F列,单击右键选择“复制”,再单击“右键”/“选择性粘贴”,选中“选择粘贴数值”。
三、宏的使用
上边是针对单一列的日期格式,对于多列日期格式,重复地做这些动作也是有些累人的。不过微软就是微软,我们能想到,微软当然能想到(嘿嘿,可不是给微软做广告)。Excel的宏应该起作用了。虽然像我等菜鸟,是不肯去学宏编程的,不过还是可以借用一下宏来完成这些重复工作。
在你需要多次重复一段动作之前,选择菜单“工具”/“宏”/“录制新宏”,填上宏名、快捷键,开始录制,动作完成后,停止录制。这样,这段动作只需一个快捷键就完成了。在这里,当我们在日期列G的前后各插入一列后(当然在插入前,日期列就是F列),选中日期列G,开始录制宏。比如我们这里填写宏的名称为“日期格式变换”,设置快捷键Ctrl+Y,确定。按照上文进行操作,完成后,停止录制。这样,以后在你想要改变格式的日期列前后各插入一列,Ctrl+Y,这段动作将自动完成。
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