常用办公设备使用.ppt

第十二章 常用办公设备的使用;　　　　　 第一节 工具选项板　　工具选项板主要用于快速创建常用的对象，如图案填充以及图块插入等操作。　　一、使用工具选项板　　启动工具选项板命令有两种方法：　　菜单栏：选择“工具”→“工具选项板窗口”命令。　　工具栏：单击“标准”工具栏中的。。。按钮。　　命令行：在命令行输入TOOLPALETTES，并按回车键。;　　打印机是计算机的主要输出设备之一，使用它，可以打印各种公文、表格、照片等。在打印机的使用过程中，还要注意打印机的维护及保养，以延长其使用寿命。　　一、连接打印机　　计算机上的打印机接口有SCSI接口、EPP接口和USB接口3种，常用的是EPP接口和USB接口。如果是USB接口，只要将打印机的数据线与计算机的USB接口相连，然后接通电源就行。如果是EPP接口，可以按照以下操作步骤进行连接：;　　（1）找出打印机的电源线和数据线。　　（2）把数据线的一端插入计算机的打印机端口并拧紧螺丝，把数据线的另一端插入计算机的数据线端口并拧紧螺丝。　　（3）将电源线插入打印机的电源接口，将电源线的另一端插入交流电插座中。此时，即可将打印机连接到计算机上。;　　二、安装打印机驱动程序　　将打印机和计算机连接好之后，此时的打印机还不能使用，必须在计算机中安装打印机的驱动程序后，才能像使用其他外设一样使用打印机。安装打印机驱动程序的具体操作如下：　　（1）选择“开始”→“打印机和传真”命令，打开“打印机”窗口。在“打印机任务”选项区中选择“添加打印机”选项，弹出“添加打印机向导”对话框，如图12.1.1所示。; 图12.1.1 “添加打印机向导”对话框;　　（2）用户可根据向导的提示，通过单击“下一步”按钮来完成打印机驱动程序的安装。安装完成后，选择“开始”→“打印机和传真”命令，即可查看新安装的打印机，如图12.1.2所示。;　　三、管理打印任务　　打印管理器是管理打印的Windows应用程序，用户可以使用它来查看和控制文档的打印。当用户在Windows应用程序中打印文档时，应用程序将打印机、字体和文档信息传送给打印机管理器，由打印机管理器控制文档的打印工作，直到打印结束或发生错误时为止，且它会将发生的错误提示给用户。;　　1．激活打印机窗口　　要打印任何文件，无论是图像、文字或表格，都要用一个软件来启动打印设置对话框。一般的软件都有打印命令，选择该命令，即可激活“打印机管理器”窗口，如图12.1.3所示。;　　2．暂停打印　　在打印文件时，如果遇到某些意外情况，如打印纸用完或打印纸没有放好等情况时，用户可以先暂停要打印的文件，当这些问题解决后再恢复打印即可。在打印机窗口中选中要暂停打印的文档，然后再选择“文档”→“暂停打印”命令，即可将选中的打印文档暂停，如图12.1.4所示。;图12.1.4 暂停打印文档;　　如果要恢复被暂停的打印文档，选择“文档”→“继续”命令即可。　　3．清除打印　　如果将某个文档发送到打印机之后出现了错误或要将某项打印任务取消，可在打印队列中选择要取消打印的文档，选择“文档”→“取消”命令即可。;　　4．更改打印顺序　　当以后台方式打印文件时，打印文件以作业的形式按提交时间依次排列在队列中，且通常按照打印的先后顺序排列。如果用户要将某个文档提前或推后，选中该任务后将其拖至打印队列的前方或后方即可改变其打印顺序。;　　四、打印机的日常维护　　在使用打印机的过程中，要注意其维护及保养，才能在日常使用中减少问题出现的概率以及延长打印机的使用寿命。通常，要注意以下几点：　　（1）使用打印机时，应使用符合标准的打印介质。在放纸时，应将纸放平整，将左右卡纸片分别卡到纸的两边。　　（2）在打印过程中不要打开打印机盖，以免造成卡纸。如果遇到卡纸，应轻轻将卡纸取出或将打印机送至专业维修部门检修。;　　（3）如果打印的页面产生白线，可将硒鼓取出轻轻晃动，再放入打印机内，如果打印正常，说明炭粉不多；如果还有白线，则需要更换新的硒鼓。　　（4）当缺纸灯不停闪烁时，表示进纸区有问题，应先将电源关闭，从进纸架上将纸张取出，如果有纸张卡在打印机内，应小心将其慢慢拉出。;　　（5）如果要移动打印机或与其他计算机重新连接时，应先关闭打印机电源，然后再移动或重连。　　（6）如果要更换喷墨打印机的墨盒，应先按下机箱上的Reset键3秒钟左右，让墨盒自动移动到墨盒架的换墨位置处，然后再取出旧墨盒，装上新墨盒。　　（7）使用喷墨打印机打印图像文件时，必须确保该图像尺寸不能太大，这样很容易在打印的过程中出现死机或乱码现象。;　　传真机可以准确、快速、原样地传送和接收文字、图像等信息，已经成为企事业单位必不可少的通信工具。　　一、安装传真机　　传真机作