第9讲B秘书-日常事务工作40张.ppt

第六章 秘书的日常事务工作 ;第一节　办公环境的管理 第二节　安排领导日程 第三节　接打电话与处理邮件 第四节　印信与必威体育官网网址工作 ;电子教案模版配色（1）;引入案例;第一节 办公环境的管理;第一节 办公环境的管理;第一节 办公环境的管理;第一节 办公环境的管理;第一节 办公环境的管理;第一节 办公环境的管理;一、安排领导日程的意义 有利于科学的利用时间，提高领导工作效率。 有利于秘书部门主动做好各项辅助工作，更好地为领导工作服务。 有利于各领导、各部门互相配合，协调行动，提高整个单位的工作效率。;二、编制领导日程表的原则 1．注重实效，不搞形式主义 2．注意张弛有度，劳逸结合 3．要留有充分的机动时间 4．要充分尊重领导本人的意见 5．要注意保守机密 ;三、编制日程表的方法 （一）年度计划表 年度计划表是本单位在新的一年中重要活动的时间安排一览表，年度计划属于长期的日程安排，其内容宜粗不宜细，一般只列出本单位在下一年涉及全局或本单位主要业务的重大活动。 ;第二节 安排领导日程;二、日程表的编制 （二）月工作日程表 　月工作日程表属于中期的日程安排，一般应将领导在一个月内要参加的会议、会谈、工作旅行等重要活动以日为时间单位记入表中。 （三）周工作日程表 　周日程表属于短期的活动计划，其内容要求更加详细具体，在时间上要求尽可能精确，活动地点也要注明。 （四）每天的工作日程表 　每天的工作日程是领导一天工作的计划，其时间安排一般要精确到时、分。这种日程表应尽可能详细具体;第三节　接打电话与处理邮件;（一）拔打电话的流程;蚁馅纵稚绊曰塞袭滥金盲阮讹贮滥姿摇熟铰呜睛砖劫婚胆吭梁奉狱庐威避第9讲B秘书日常事务工作40张第9讲B秘书日常事务工作40张;（二）拔打电话的要点 1．打电话前的准备和过程 2．当对方接听电话时，先问好，接着告知自己的单位名称、姓名，并请问对方姓名 3．当对方不在时，留言方要告知转达者简要的内容，方便的话，请对方回电，重述自己的单位与姓名，并问清传话人的姓名 4．电话中途断掉，由打电话的那方再打，可表示：“对不起，刚才电话突然断了。” 5．代领导拨打电话。秘书经常会替领导拨通电话，这时，如果找的是领导的平级或下级，你可以让要找的人先接电话，简要自报家门，然后请对方稍等，把话筒交给领导，或将电话转接进领导办公室。 ;6．如果需要领导回电，领导回来后，尽快回复 7．提醒领导准时打电话给上级或要人、忙人 8．与一位很忙的人开始长谈之前，应问对方是否方便，然后言简意赅地把话说清 9．不要在工作时间与打电话来的朋友闲聊 10．通话中当需要对方等候时，应该说：“我去查看一下，请稍等好吗？”中途放下话筒时，应轻放，但不要把话筒朝上放置，否则对方有可能听到办公室其他人的谈话 11．秘书代替领导传达不利消息时，无论当这个消息有多么不舒服，你还是必须立即行动 12．秘书传达领导的信息要有分寸 13．打出电话，而对方无人接听，要等铃声响了六七声再挂电话 14．千万不要让打电话的人苦等，你却离开电话机很长时间，以致你回来时，对方已经挂上电话，留下了对你的不满。 15．最后结束谈话。 ;二、接听电话;接听电话小指导;筛选电话的方法与技巧 1．秘书说了迎接词后，在一两秒内辨别出对方，亲切地打一声招呼，不仅容易建立良好的人际关系，还可以帮助秘书本身的工作 2．除了分辨声音之外，秘书对名字的辨识一定要有相当的把握 3．来电者寻找你的领导，应弄清对方的身份和来电目的，然后再通报领导 4．秘书对待投诉电话要有礼貌、有责任心。 ;三、处理邮件 1．邮件的分拣 按照收件人、收件部门、收件的重要性分拣。 2．邮件的拆封 判断信件是否可拆；从右侧剪开；检查附件；将信封附在信的后面。 3．邮件的转交 标明信件的要点后，交给领导；转交他人。;第四节 印信与必威体育官网网址工作;第四节 印信与必威体育官网网址工作;第六章 秘书的日常事务工作 ;3．介绍信或证明信的管理和使用 （1）介绍信的保管。正式介绍信通常专门印制并有编号；如联系一般事务也有以单位信笺代替的。介绍和公章一般由同一人保管并使用，须与公章同等重视。 （2）介绍信的使用。开介绍信须经主管领导批准，应注意填写有效期。严禁发出盖有印章的空白介绍信。介绍信的存根要妥善保管，并加以归档。填写错的介绍信或证明信，应在其上划一斜线或打“ / ”号，并注明“废“字，保留在原处，不得随意撕下丢弃。;微型案例 ;二、必威体育官网网址工作 （一）做好口头信息的安全 （二）做好纸面信息的安全 （三）做好电子信息的安全 ;第六章 秘书的日常事务工作 ;（一）做好口头信息的安全 1．不在组织内部或外部谈论有关单位的必威体育官网网址信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属； 2．在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不