word 合并邮件的功能详解_2.doc

word 合并邮件的功能 2008-12-19 14:06 录取通知书是如何打印的，Office功能挖掘：邮件合并看过很多简历，大都有这么一句话：精通（或者熟悉）Windows、Office得操作及各种应用。每次看到都是一笑置之，因为我所见过的大多数人，一般只用Word、Excel和PowerPoint，他们都是把微软的Office当作一个记事本在使用，录入一点文本，然后加上一些格式，插入一些图片，然后保存成Doc、xls或者ppt文件，这就算是熟练掌握Office的使用了。再厉害一点的知道用Excel计算加权平均分知道用快捷键加粗对齐文本。读者朋友如有兴趣，不妨仔细统计一下，看看周围有多大比例的人使用Office仅仅局限于Word、Excel、PowerPoint三个组件，把 Word、Excel当作排版工具，PowerPoint当作制作幻灯片的工具。当然，这只是一大部分，我也见过Office高手，MS Office的各个组件再他们手中各司其职，他们那熟练的运用和巧妙的思路，真叫做出神入化，令人叹为观止。所谓近墨者黑近朱者赤，我跟他们接触，也学到一些皮毛。有一次和一个网友聊天，说道她的工作，她说她是文员，熟悉Office，这让我不禁以小人之心度了一把君子之腹，于是问她都用哪些软件，嘿，除了 Projector、Publisher和Office 2003特有的一些组件，剩下的几个她都用，而且常用，我心说，能经常用到这些组件，也算是熟悉了，于是出了一个题目考她，我说：假设你在我们学校招生科工作，我们每年要招收8000本科生，录取工作完毕之后要发放通知书，现在有了新生数据库，有了通知书模板，你怎样把这些通知书打印出来呢？她思忖片刻，说：那恐怕只能借助邮件合并的功能了。我一看，连忙说：行了，你算得上是精通Office应用了。适逢最近有老同学问我关于邮件合并的问题，我索性做一个简单的例子，放到网上，希望大家能从中获得一些帮助。下面我就以打印录取通知书为例，说说Microsoft Office邮件合并的操作方法：第一步：准备数据源这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server数据库。一言蔽之：只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里，我以Excel为例。下图是一个Excel工作表文件DataSource，里面有一个工作簿录取通知书，工作簿里面有三条数据记录，我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。图一第二步：准备模板模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以Word文档为例。下图是一个模板文件Template，就是录取通知书的大致样子（大标题和序列号我就省了啊）。图二第三步：邮件合并打开模板文件template.doc，从工具菜单中依次选择信函和邮件 显示邮件合并工具栏，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏，如图，红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。图三下面，step by step,follow me：1.设置数据源点击邮件合并工具栏上设置数据源的按钮（图三中第二个），选择DataSource.xls文件，单击打开，然后会再弹出一个选择表格的窗口，要求指定使用哪个工作簿，因为只有一个工作簿录取通知书，直接点击确定，完成数据源设置。2.插入数据域这里，我以插入新生姓名为例。2.a 将光标定位到要插入数据的地方（这里插入新生姓名，就放在文档开头同学：之前）2.b 点击邮件合并工具栏上插入域的按钮（图三中第二个），在弹出的窗口中选择姓名，然后单击插入，如图：2.c 单击关闭（MS Office这一点不知道是什么用意，不能一次插入多个域，插入完毕又不自动关闭弹出的窗口）重复上述操作数次，依次插入其他元素（院系，专业，学制等）。全部完成之后，模板是这个样子的（为强调哪些数据是动态插入的，我将插入的数据域都用红色表示）：3.查看合并数据单击邮件合并工具栏上查看合并数据的按钮（图三中插入Word域右边那个按钮），即可看到邮件合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。第四步：完成合并到此，邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，你可以选择合并到新文档（适用于只有几十上百条记录）来把这些信息输出到一个Doc文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择合并到打印机（适用于成百上千条记录），并不生成Doc文档，而是直接打印出来。下面是合并到新文档之后，新文档的效果图：两条记录之间的黑线是分页标记。当然，如果打印成通知书还要调整版式，这个是排版的基本功，我只是演示怎么