某外贸企业信息管理系统的设计与实现.doc

 PAGE 42 某外贸企业信息管理系统的设计与实现 此次开发所涉及的杭州华鼎进出口有限公司是一家主要从事电子产品及其原材料出口的外贸公司，已有八年的历史。在过去，它所从事的产品比较多样化，从电话手机，到电线电缆，再到开关插座，多种多样。但是，随着公司的发展，近年来公司主要从事印刷电路板的出口贸易，并因此逐渐放弃了其他一些产品。随着国际经济的变化，人民币的升值和美元的贬值，以及越来越竞争化的国际市场，还有越来越多的业务，很显然，过去小打小闹的管理模式已经不再适用于现在的公司，正因为如此，管理者在思考新的管理模式的同时，也希望能够引进一些更加符合时代背景、更加有效率的工作模式，自然而然的，管理信息系统就因此进入了管理者的视野。 由于公司所从事行业的区别性和公司长久以来工作模式形成的习惯性，导致了公司不能通过简单地引进一套普遍适用的管理信息系统来解决公司要面临的各种问题，因此，要开发此公司适用的管理信息系统存在一个必然条件，即必须要了解公司的运作模式和员工们所习惯的工作方法。而在我几个月的实习实践中，对公司的整个运作模式有了大概的了解，并且随着我对日常工作参与面的拓宽，使得我对公司日常工作习惯也有了深入的了解。但是随着对公司情况了解的增加，我也发现了越来越多的公司目前所面临的问题，例如：在查找档案时往往要浪费大量的时间；现有订单的生产状况由于负责的人员的不同，比较难以统计，无法给管理者一个清晰的视图；管理者和业务员之间的沟通缺乏桥梁，管理者无法通过一个简单的表格或者相关的文档来了解公司现状，也因此在一定程度上影响了管理者的决策，降低了公司的整体效率。 这些问题的存在已经间接严重影响了公司的发展，为了能够解决这些问题，管理者才迫不及待地要求开发一个适用于本公司的管理信息系统，用以解决上述问题。我所要负责的就是进行系统中几个个性化模块的开发，然后再由公司统一来完善整个系统。 1 概述 1.1 研发背景 随着中国加入WTO，中国的国际贸易越来越频繁，外贸行业飞速发展。但是随着行业的高速发展，越来越多的问题也开始暴露出来，加上信息化进程的加快，传统的依靠手工处理和纸质档案管理已经逐渐不能胜任越来越海量的资料，因此，通过数字化的信息管理系统来代替耗时又容易出错的手工处理成为了越来越多的外贸企业的选择。 在网络信息高度发展的今天，如何能够快速而准确地获取和处理信息成为了当今各行各业的重中之重，只有快速掌握第一手有效信息，才能够把握商机，更好地分配所掌握的资源，获得更大的利益。管理信息系统就在这个时刻应运而生，它帮助管理者更好的筛选、处理和管理信息，提高了资源的利用率，简化了工作流程，减少人工造成的错误。信息管理系统的诞生，极大地帮助企业处理数据，为企业管理带来了新的理念，新的方式，使得企业真正能与高速信息化的社会接轨。 正因为中国逐步与世界金融体系接轨，外贸相关管理及法律的逐步完善，外贸行业进一步正规化，使得原先存在的暴利逐渐回归正常，同时由于近段时间来人民币升值的巨大压力，使得外贸行业的利润空间被进一步压缩，因此，从其他方面来节约成本来减缓生存压力变得势在必行。 1.2 开发项目实际意义 当今世界，随着计算机的广泛使用，管理信息系统(MIS)在一些特殊的领域变得非常重要了。原来多为依靠人工记录和纸张归档的外贸企业，现在渐渐多采用数字化办公，使用电子数据归档来储存档案。而MIS也被越来越多的外贸企业采用，并因为其能够方便快捷地处理大量数据，很好地管理外贸行业所需的各种信息，大大降低了管理成本，提高了外贸企业的工作效率，从而受到了大家的青睐。 但是由于外贸行业的特殊性，使得统一式的管理信息系统很难适应每个外贸企业的运作模式，因此，小型的、具有针对性的管理信息系统应运而生，经过针对性的开发，它能够很好地根据目标需求，进行企业所需要的日常运作。 而有一个好的信息管理系统无疑能为外贸企业提供巨大的帮助,它能够系统地规划公司的运作流程，使得纷乱的事务条理化，同时也能够存储大量的业务相关数据，使得用户在使用时能够方便快捷的进行查询和显示。与此同时，系统还能集成众多，例如：自动生成合同、报关单据；自动记录材料使用情况；自动进行财务核算等等功能，使得原来复杂的制表和核对工作变的简单而有效率，从而大大减少了员工机械工作的时间，从另一个角度节约了管理成本。所以，管理者可以通过更加简单的途径了解到公司的运作状态，从而可以更好地制定下一步公司发展计划，而不是把大量的时间浪费在无意义的差错和弥补错误、了解情况上。 正是因为以上因素的综合作用，使得现在越来越多的外贸企业采用信息管理系统来帮助企业处理日常的业务工作，但是每个外贸公司的运作模式都有些许不同，如果设计或者选择一个适合自己情况的信息管理系统软件，也成了越来越多外贸企业管理者所需要面对的问题。 本次设计实