W0rd文档操作常见问题解答.docVIP

PAGE  -  PAGE 8 - Word文档操作常见问题解答 按： 3月24日，人力资源部聘请党政办公室主任李宪寅为培训班人员讲解了Word文档的操作知识并进行了现场的实际操作。为使大家进一步掌握相关内容，现将有关学习材料以问答的形式整理后发给大家，以供参考应用。 一、Word排版 （一）页面设置的上、下、左、右边距设为多少合适？ 答：一般设为A4页面。 建议上设“2.5厘米”，下设“2.6厘米”，左设“3厘米”，右设“2.8厘米”。也可根据实际稍作调整。 或者，可直接应用Word的初始页面设置数据。 （二）字体设置 （1）正文标题设多大字体？ 答：一般设为二号字体、宋体加粗，或者设为黑体。 （2）正文设多大字体？ 答：一般设为三号字体、仿宋。 （3）正文序号有什么要求吗？ 答：一般设为三级即可，即：“一、”、“（一）”、“1．”。 如果分级比较多，也可设为：“一、”、“（一）”、“1．”、“（1）”、“1）”、“①”、“a.”……但要注意标点符号的写法，见下表： 正确写法错误写法一、一，（一）（一）、1．（也经常写为“1、”）1，（1）（1）、1）1）、①①、a.a、从以上可以看出，凡是带“（）”、“X）”、“ eq \o\ac(○,X)”的，后面均不加任何标点符号，凡是英文字母的，均不加“、”，但要加“.”。 （4）那么，正文中各级标题的字体、字号该如何设置呢？ 答：一级标题可设为宋体加粗。 二级标题可设为黑体。 三级标题可设为楷体加粗。 其他标题，均可设为同正文的字体一样，即仿宋、三号。 （三）正文中的表格，如何快速处理？ 答：先将表格与正文字分页，分页时可在表格标题的前面按“Ctrl+Enter”，即可分开。 排版时，先排文字，再排表格。分别排好后，合并即可，即删除硬回车，即可实现合并。 （四）我在操作合并文字、表格时，出现了表格跨页，怎么处理？ 答：一种方法，表格不合并，但要将后面的部分文字提到前一页，在相应的地方注明“见表X”；如果前面的文字较多，可以通过增加行间距的方法，使前面的文字尽可能地填满这一页。 另一种方法，表格与文字合并，但这样操作可能会使表格跨页。为了自动显示表格的表头，可以选中第一行，选“表格”-“在各页端以标题形式重复出现”，以达到目的。 （五）表格的排版与正文的排版一样吗？ 答：为了突出正文，建议将表格的内容设置为小四号、宋体，将表格第一行设为小四号、宋体、加粗。行距选择“单倍行距”；或者“最小值”，然后选择数值。 具体也可根据实际进行设置。 （六）正文中有图片，怎么排？ 答：类似表格的排版。可先分、后合。 但图片的标题一般放在图片正下方、居中。而表的标题，一般放在表格的正上方、居中。 （七）有附件时，如何设置？ 答：在此举例加以说明。以下均为规范的排版。 （1）有两个以及的附件排法： 附： 1．GB/T21470－2008《锤上钢质自由锻件机械加工余量 与公差 盘、柱环、筒类》 2．GB/T21471－2008《锤上钢质自由锻件机械加工余量 与公差 轴类》 说明：序号前要空两格。如果附件的内容超过一行，则换行时，后面的行要与第一行的文字对齐，而不是与序号对齐。 （2）只有一个附件的排法： 附件：GB/T21470－2008《锤上钢质自由锻件机械加工余量与公差 盘、柱环、筒类》 说明：此时采用自动换行即可。不同点还有，两个以及时用的是“附”；只有一个附件时用的是“附件”。 （八）写任何材料都需要有落款吗？ 答：不一定。 但请示类、报告类材料，都必须有落款和日期。 时间一般排在右下方；落款排在时间的正上方；时间和落款之间一般不能空行。 二、关于Word文档的校对 （一）校对的内容包括哪些？ 答：一般包括文字校对、格式校对、序号校对。 （二）怎样快速发现格式排版上的问题？ 答：在全选状态下，很容易快速发现问题。点击“编辑-全选”，即可实现全选；或者按“Ctrl+A”，可快速实现全选。 （三）序号怎么校对？ 答：在全选状态下，可以快速发现自动添加“编号”的情况。可以手工改正。 在校对正文的过程中，最好先改正错误的序号，再进行排版、校对。 （四）对文字的校对一般要注意哪些内容？ 答：校对的内容很多。如果有书面资料，则以书面资料为参考。如果没有书面材料，则应注重以下几方面内容的校对。 （1）错别字的校对。举例如下： 错误写法正确写法按装安装脉膊脉搏甘败下风甘拜下风自抱自弃自暴自弃一愁莫展一筹莫展穿流不息川流不息欢渡春节欢度春节一幅对联一副对联元霄节元宵节震憾震撼既使即使一如继往一如既往峻工竣工打腊打蜡老俩口老两口水笼头水龙头