企业标准格式编排和审查要点.doc

PAGE  PAGE 5/ NUMPAGES 5 企业标准格式编排及审查要点 初始化 所使用的模板是否为必威体育精装版版本？安装位置是否正确，“附加工具”是否加载成功？ 是否启用了宏？（否则不能修改封面和封二要素，且不能使用“附加工具”） 封面与封二 标准名称和编号是否与必威体育精装版的标准编写计划中相符？（且电子文件名称应为“标准编号+一个半角空格+标准名称”） 编制部门、主管部门及执行部门是否已选择？（可参考标准编写计划和标准内容确定） 是否选择了“密级”？（通常为“敏感”） “关键字”是否填写且完整？（可会同编写或主审人根据标准内容确定） “总页数”和“附录楼”是否保持为可自动更新的域（通常点击后显示灰色底纹），即未自行修改为普通文本？ “代替标准、编号及版本四栏”是否填写？尤其是确定是否有旧编号WE-……2005或2006版文件？（部分可参考原文1.4条款）旧编号版本“序号”栏填写“0”，新编号版本“序号”从“1”起。（未正式发布标准的2007版原稿不做标注） 范围 第一章标题是否为“范围”。 1.1条是否为“为了……，特制定本文件。”句型？（即标准的目的Why，描述应与本标准所起作用相符） 1.2条是否为“本文件规定了……（或本文件明确了等类似）。”句型？（即标准的内容主题What，说明其主要内容） 1.3条是否为“本文件适用于……（，也适用于……，不适用于……）。”句型？（即标准的适用范围Where/Which/When，有时甚至是Who） 1.4条若为替代情况的说明，则应在封二中描述，除上述三条外不应有其他条款，且此三条样式为“编号-正文章条1级条（不进目录）”。 内容中应是“本文件”而不是“本规定、本程序、本手册、本导则”之类的。 引用文件 如果正文中有提及引用其他文件，则第二章应为“引用文件”。（鉴于标准形成体系，通常会或应引用一些有接口关系的标准） 所列引用文件应在正文中有所提及，否则应删除或在正文中恰当处提及，正文中正确的提及应为“文件编号《文件名称》”，引导句型如“按……执行、具体执行……、参照……执行、见……”等。 所引用文件应考虑新版本???否适用？是则不带版本号或注日期，否则需带版本号或注日期。引用公司企业标准通常不带版本，即始终执行新版。若引用到了标准的具体条款，则应是带版本的。（正文中提及时同） 所引用的企业标准的名称和编号应在必威体育精装版的标准编写计划中查证，列表样式为“引用文件和记录列表”，排列顺序按公司、地方、行业、国家、国际层次（即范围由小到大）进行、同层中以编号排序，引用文件列表可用“附加工具”添加和导出，引用文件名称与编号间的不间断空格用Tab键而不是若干空格。 若有此章，则应保留章标题和引用文件列表间的说明段落，且内容中应是“本文件”而不是“本规定、本程序、本手册、本导则”之类的，另示例的“【引用文件名称】 【引用文件编号】”应删除。 术语和定义（或符号和缩略语） 若本标准中有需特别说明的术语、符号等，请通过此章明确，尤其需注意命名和描述应科学、严谨、规范。 若使用此章，标题与词条间说明行应保留。 词条样式为“编号-正文章条2级标题（进目录）”，解释另起一行，样式为“条文首行缩进”。 职责 若管理类文件涉及多个部门或岗位，建议编写本章，但这里只是简要描述工作分工之类，切勿将职责与工作内容混淆，后者应在正文章条中详细描述。 职责应以部门或岗位名称为标题，其样式为“编号-正文章条2级标题（进目录）”，若为多条，另起一行加引导行“……的主要职责如下：”，其样式为“条文首行缩进”，之下以“编号-列项1级”样式详述；若为单条，另起一行加引导行“……的主要职责为：”，再另起一行描述职责，此两行样式均为“条文首行缩进”。 正文章条 应根据标准内容的结构使用章条，标题的层次和命名应恰当，特别是注意标题与条的区别以及条与列项的区别（参见模板新文档）。 各级标题和条的样式“编号-正文章条……”是否正确？尤其注意2级标题和1级条的区别（编号同为X.X，但前者进目录，后者不进目录）；且同标题或条下的段落应统一为标题或统一为条。若仅此一条，应用“条文首行缩进”样式（即没有…….2则不应有…….1） 列项使用是否正确？上行若为标题，则应换行以“条文首行缩进”样式添加引导行；除非上行为条，且结尾有引导句。通常为“……如下、……为、……包括、……主要有”之类，并加“：”。列项除最后一项末尾为“。”外，之前均为“；”。（使用列项2级时类同） 若有注释和示例应使用“示例和注释……”样式，单条不加序号，多条加序号，视需要有8种缩进，可用增加和减少缩进来调整。若仅为对某字词的注，还应用“条文和注释上标”样式添加注标。 表、图、公式 正确区分条文表格和记录表格（前者是条文描述的组成，栏目已填写完整，执行人只选用不需填写；后者