会议议程和会议日程的区别.doc

一、拟订会议议程、日程 （一）相关知识 1．会议议程的内容 会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交上司批准后，复印分发给所有与会者。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排如下： （1）开幕式，上司和来宾致辞； （2）上司做报告； （3）分组讨论； （4）大会发言； （5）参观或其他活动； （6）会议总结，宣读决议； （7）闭幕式。 2．会议日程的内容 会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。 3．会议议程和日程的作用 通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即使获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。 对议程上的每一项内容，参加者应楚了解： ·目标 每一项议程的目标是什么？ “为什么让大家进行讨论”以及“如何做出决策”。 准备及贡献 与会者应该做哪些具体的准备？他们应该阅读、检查或者思考什么东西？组织者期望他们做出什么具体的贡献？组织者应该让他们知道你的期望是什么——比如说，“思考这条建议的合理及不合理之处”或者“在会前提出五个想法”等等。 ·时间安排 对每一个话题是怎样安排时间的？组织者这种时间安排有多严格？如果组织者希望对议程的时间安排进行修改，会怎样在会议中对它们进行修改（比如说是按照组织者自己的决定还是遵从团队的决定）？ ·演讲者 谁负责对每一项议程进行解释或是主持每项议程的讨论？是否安排了几个不同的演讲者还是组织者亲自主持整个会议？ 提前分发会议议题 如果你希望从他人那里获得意见和想法，就要在会议之前给他们时间考虑会议的议题，而不能到了开会的时候才分发议题。对于那些复杂的财务或分析性质的议题，要提前一周分发出去；而对于不太复杂的议题，要提前几天分发下去。 注意会议议程和日程的区别 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会前发给与会者。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后，会前发给与会者。 会议议程和日程的功能不同，议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。 1．会议议程的样式 样式1 英豪公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。 宣布议程。 说明有关人员缺席情况。 宣读并通过上次会议的记录。 通信联系情况。 东部地区销售活动的总结。 销售一部关于团队沟通问题的发言。 公司销售人员的招聘和重组。 销售二部经理的人选。 下季度销售目标。 2．会议日程的样式 华歌公司新产品销售展示会时间：2002年8月8日 地点：员工餐厅和公司会议厅参加人员：销售主管和所有工作人员 目的：使员工对公司新产品有所了解时间安排内容安排地点参加人员备注上午8：30报到员工餐厅门厅所有员工9：00销售主管做介绍公司会议厅所有员工9：50休息10：00新产品展示——技术总监主讲和演示公司会议厅所有员工11：00销售活动录象员工餐厅三层自由参加12：00自助午餐员工餐厅二层下午1：30员工自由观看和动手操作新产品员工餐厅三层自由参加2：30销售部人员讲解广告宣传单公司会议厅所有员工3：30分小组讨论与咨询员工餐厅三层自由参加4：30散会