关于报销票据和凭证规范的若干建议(初稿).docx

关于报销票据及凭证规范的若干建议（初稿） 要求 报销单据的书写。必须使用黑色中性笔或蓝黑色钢笔填写报销单据，不得涂改，不得使用圆珠笔、铅笔等；填写内容要完整（包括：报销部门、日期、附件张数、报销项目、报销金额、RMB大写、经手人等）；书写要工整、清晰；摘要项目要简洁明了；合计栏要在金额前加人民币符号（￥）；人民币大写要规整；报销项目不满栏时，必须封单。 原始票据合理化。所有报销票据必须是真实有效的、能清晰反应相关业务的、未经涂改的。集中报销时，必须由业务当事人在其对应的原始票据上签字确认；当原始票据不能明晰反应相关业务时，业务当事人必须在票据上书写详细业务；相关业务由2人以上参与时，必须由2个以上参与者签字确认（如：采购物品、物品入库出库、物品调拨等）；白条不得作为报销凭据（特殊情况除外）。 原始票据的粘贴。所有报销票据必须统一粘贴在“票据粘贴单”上。按不同业务类型分类整理，并遵照先小后大、先右后左的原则粘贴；当票据大小超过粘贴单时，必须折叠后粘贴（从下往上，从左至右折叠），并斜角折叠，防止订粘破损。所有票据粘贴完成后，最后以覆盖形式粘贴费用报销单。所有原始票据，折叠粘贴后不得超出“票据粘贴单”。 报销金额的核准。报销金额必须为实际业务发生金额，不得瞒报虚报。原始票据的金额不得小于实际报销金额，即原始票据金额必须大于等于实报金额。有报销标准的费用项目（如手机费），不超过报销标准的，按实际费用报销；超过报销标准的，按报销标准报销。 报销流程的规范。报销单据粘贴、填制完成后，交由部门负责人确认签字；由负责人统一整理后，在规定的时间内交由财务总监审核；之后交由公司总监理审批。缺失任何手续，出纳有权拒绝付款。所有签字手续完成后，出纳安排时间支付各项报销费用。所有手续均应在规定时间完成，否则延期至下一工作周期。 其他票据：差旅费报销单、领据、借据等，书写粘贴要求同上。借款应及时归还或冲减，借款金额与实报金额的差额，多退少补。借款报销冲减周期为15日（特殊情况除外）。个人借款的归还时间最长不得超过60日。 建议 差旅费的报销，住宿与餐费项目中，完全按照标准报销，没有票据。建议：粘贴相应金额的住宿或餐饮票据。 有关每周一菜的代金卷，收回代金卷做账务处理时候没有任何票据。建议：编制“代金卷收回明细表”，由各经办人签字，作为原始凭证附于记账凭证。 相关报销单据种类多，使用较乱。建议：报销单最好能统一使用一种格式。 财务室各种费用报销单、领据、借据等繁多，扔的到处都是。建议：由专人统一管理，各部门使用时可直接找管理员领用。 “工资”“税金”的账务处理没有月底的计提，而是在实际支付时计提，并冲减。这样做，计提就没有实际意义。建议：或①、本月末计提，下月支付时冲减。或②、月末不做计提，上月税金（工资）在支付时直接计入本月费用。 现金/银行总账（金蝶数字）与日记账对账周期略长，容易造成账账不符而原因又较难查找，无形中增加工作量。建议：缩短对账周期，5天一次为最佳。 记账凭证的打印工作全部积压在月底，工作量较大。建议：可定期打印，每周打印一次；也可断号打印，每50号凭证打印一次。 付款申请单、耗材明细表、门店开业所需物品表等单据均为公司自己设计并打印，这些单据??大（目前为A4或半张A4）。①浪费纸张。②使用时要折叠，附于凭证下不平整，不方便使用。建议：在不影响使用的前提下，缩小这些单据，缩小至与凭证大小合适为最佳。 部分报销单据因为领导工作忙，时间安排冲突而致使签字手续滞后，进而使财务工作陷入步步滞后，不能及时高效的发挥核算监督的职能。建议：由专人统一整理相关票据，完成相关签字手续，及时高效的完成工作。 部分“招待费”票据的报销中，报销单据上没能清晰反映招待对象、招待时间。天长日久，查看凭证时候更不可能了解具体业务内容。建议：招待费若能跟其他费用，能在票据上写清招待对象、招待时间为最佳。 代加盟商购设备，借：其他应收款（加盟商） 贷：银行存款 营业外收入 其中，营业外收入一项不能在原始凭证中清晰反映出来。建议：类似这种业务，原始单据中最好能有“相关明细表”反映出以下项目。①、设备实际金额（固定资产）。②、未付金额（应付账款）。③本次付款金额（银行存款）。④应收加盟商金额（其他应收款）。⑤赚取加盟商的差价（营业外收入）。 郑州伊赛牛肉有限公司 财务部 2011年7月8日