办公室工作职责2013_03_09.doc

PAGE  PAGE 10 四川早白尖茶业有限公司 办公室工作职责 办公室对内贯彻公司决定、实施内部管理，对外代表公司开展活动，是企业的瓶颈。为使公司管理工作制度化、标准化，结合具体工作实际，明确办公室工作职责如下： 一、公章管理 公章是国家机关、团体、企事业单位用自己法定主体行为名称制作的签名印章，是取信之物。公章使用属于法人行为，也是法人文书产生法律效力的要件之一，因此，公章的使用需经法定代表人批准或授权。 公司公章由办公室主任负责管理，要保证公章的安全和正确使用；公章使用必须进行登记，载明使用日期、文件名称、份数、使用部门等等。 二、公文处理及档案管理 1、公文处理 办公室负责外部公文的签收、传阅、登记和督办；负责公司内部所有文书的撰写、编制、印刷、用章、登记和发送，包括公司内部管理制度的草拟。办公室应按照公文处理的有关规定，正确、规范、严谨地完成文书收发工作。 2、文书档案 办公室负责公司文书档案的管理。企业档案是企业历史发展的真实记载，是企业的宝贵财富。它包括企业在经营活动中形成的文件、协议、合同、法律文书、图表、票据、会议记录、电话记录、书籍、照片、影像文件等等；以及外来公文，主要包括上级党委、政府及其职能部门颁发的、涉及本企业的行政管理方面的、政策性、法规性文件，司法机关送达的法律文书等等。 办公室要按照企业档案管理的规定，对上述资料进行认真的收集、分类、整理、装订、登记、归档，纳入档案管理；同时，还要保证档案安全，建立起档案查阅、借阅和利用制度，做好查阅、借阅登记和利用成果统计。 三、证照和知识产权管理 1、证照管理 公司证照包括公司依法经营的资格性证书，如：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、生产或经营许可证、房屋产权证、土地使用证等等；包括公司、公司产品获得的资格认证和荣誉证书。办公室要有专人负责对证照进行管理，所有证照都要造册登记、按规定需要年审的要按期年审，要保证证照的绝对安全和有效使用。 2、知识产权管理 知识产权是企业享有的专有权利的智力劳动成果，是企业的无形资产。它包括公司的商标、专利、版权、网络域名、通用网址、产品认定证书等。 知识产权的日常管理与证照管理基本相同，不同的是知识产权存在开发利用和纠纷的处理。办公室要按照商标法等知识产权有关管理规定，严格知识产权的管理，规范知识产权使用，致力知识产权开发和强化知识产权市场维护。 四、财产和证券管理 1、财产管理 办公室是公司财产的守护者，要保证公司财产的完整、安全、维护、有效利用和增值。办公室要对公司财产进行登记管理，包括：房产、生产设备、车辆、电脑、摄影机、相机、投影仪，以及办公器材器具等等；要掌握财产动向、明确财产的责任人，要适时地为公司财产投保。属于租赁财产的，要对照租赁合同的约定，按时交纳或收取租金；并根据企业经营活动的需要终止或续签租赁合同。 2、证券管理 证券是公司对外投资的凭证，属于企业的债权。包括：股权证、股票、国家债券等等。办公室要妥善保管公司证券，保证证券安全；同时要加强债权监管，掌握债权动态，维护公司合法权益，保证债权收益、依法办理转让或兑现等。 五、出纳及采购 1、出纳 公司出纳负责办理现金收付和 HYPERLINK /view/2183912.htm \t _blank 银行结算业务，负责工资的发放，负责现金报表的编制。作为出纳，首要责任是要保证公司的资金安全。公司劳动工资、办公费用等所有现金支付，必须先经过总经理签字确认；网上支付，必须经总经理授权。 2、采购 办公器材器具的采购由公司办公室统一负责完成。办公室应根据企业的发展需求，在每年底编制采购计划报总经理审批；公司各部门有采购需求，需编制采购计划、申请，经总经理批准后报办公室采购。 六、劳资、劳动人事及人力资源管理 1、劳资管理 和谐的劳资关系是维系公司正常管理秩序的必要条件。办公室要保证公司政通令行，要及时向员工传达公司管理要求、经营情况、发展动态等方面的信息，让员工熟知公司管理制度和操作规程、掌握公司的基本情况和动态；让员工行为上遵守公司各项管理制度，思想上关心企业、热爱企业、对企业忠诚，心与企业的发展脉搏同步跳动。同时，办公室也要认真收集员工思想信息，倾听员工的建议、意见和抱怨，帮助员工解决工作中、生活中的困难，完善劳动保护、改善工作条件，鼓励发明创造、技术创新；开展技能培训、素质教育、普法教育，开展绩效评估，营造良好的管理氛围，保障正常的管理秩序。 2、劳动人事管理 办公室要及时掌握各部门的人才和劳动力需求情况，根据公司生产、经营以及行政管理工作的需要，编制人才和劳动力招聘、使用计划。在总经理或行政会的授权下，负责对外人才和劳动力的招聘、考核、培训和任用；负责劳动合同的编制、审核和签订；负责劳动岗位考核和工资核定；负责员工养老、医疗