浅谈机关公文格式中常见的问题和对策.docVIP

PAGE  PAGE 7 浅谈机关公文格式中常见的问题及对策 公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准，但在公文处理的实际工作中，仍然存在许多不规范的现象和问题。本文结合工作实际，针对实际工作中公文格式常出现的不规范现象进行了归纳分析，浅谈几点相应的对策。一、关于公文要素??? 一般来讲，一份完整的公文都是由“眉首、主体、版记”三部分组成。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。眉首主要包括公文份数序号、秘密等级和必威体育官网网址期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人几个要素。置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体。主体主要包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章几个要素。置于主题词以下的各要素统称版记。版记主要包括主题词、抄送、发文机关、印发时间、印制份数和页码几个要素。二、关于不规范现象?? （一）公文标题不规范??? 公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。不规范的做法表现为：一是标题中未标明发文机关；二是滥用符号。标题中使用了多种标点符号，较多的是使用逗号、顿号和书名号等。公文标题中除法规、规章名称加书名号，特定称谓加引号外，一般不用标点符号。公文标题可分一行或多行居中排列。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。?? （二）结构层次序数使用不规范??? 公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。具体设置多少个层次序数，要视文件的内容和篇幅来定。一般来讲，第一、二、三、四、……层次序数依次标识为：“一、”、“（一)”、 “1．”、“(1)”、……。一般来讲，层次序数不得跳级使用。年份一般不能用缩写。如：2010年不应缩写为“一○年”或“10年”。 如年份用中文形式表示，如“二○一○年十月”，则中间的“○”不能写成 “0”、 “o”或“零”， 应该在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择 “○”。“十月”中的“十”不能写成“10”，而应写成“十”。?? （三）标点符号使用不规范??? 标点符号是辅助文字记录语言的符号，是书面语的有机组成部分，用来表示停顿、语气以及词语的性质和作用，文字材料中的序号、标点符号应正确使用。否则，所表现出的语气、词语性质和作用就会走样。??? 1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号。??? 2.“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，应该用顿号；“１”、“２”、“3”和“Ａ”、“Ｂ”、“C”后面用 “．”，不得使用“、”或“，”。??? 3.在用“一是”、“二是”、“三是”表示顺序或在“一方面”、“另一方面”之后，可以分别用逗号，也可以不用标点符号，直接连接下文。??? 4.序号如加括号，如：（一）（二）（三）（四）和⑴ ⑵ ⑶ ⑷，后面不再使用任何标点符号。例如：“（一）、”、“（一），”、“（一）．”等均属不规范用法。??? 5.有时在上述层次序数中需要加入“第一”、“第二”、……或者 “首先”、“其次”……,此时其后面一律使用“、”，不得使用“、”或者“．”。??? 6.冒号占一个字的位置，居左偏下（：），不得使用数学中的比例号（∶）。?? （四）成文日期标识不规范??? 常出现的问题：一是标注位置太低或太高，以至于印章距正文太远或盖压正文；二是把拟文日期作为成文日期；三是把修改日期或送签日期作为成文日期；四是联合行文主办机关签发日期作为成文日期。?? （五）印章加盖不规范??? 印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规范使用。但常出现不规范现象：一是印章加盖不符合要求，有的歪斜，有的盖在正文上；二是印章未居中下压成文时间，盖印距正文太远。印章正确的加盖位置：印章上弧距正文2mm?—4mm。 ?? （六）公文的排版规格、字体及字号的使用不规范??? 常见的公文纸张一般采用标准的A4型或通用的16开型。对于字体及字号的使用，有的选择宋体小三号，有的选择楷体三号。公文的排版规格、字体及字号规范的做法是：??? 1.公文正文用一般每面排22行，每行排28个字。用3号仿宋字。??? 2.发文字号和“签发人”用3号仿宋字。“签发人”冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。??? 3.主送机关、正文、附件、作者、日期一般采用3号仿宋体。??? 4.主标题(又称一级标题)为2号宋体加粗。??? 5.二级标题为3号黑体。值得注意的是：在属下还有两级以上