101年5月第二次-总务处.doc

PAGE  第 PAGE 3頁 共 NUMPAGES 3頁 國立臺東大學總務處101年5月份第二次處務會議紀錄 會議時間﹕101年5月18日（星期五） 10：00 會議地點﹕行政大樓一樓招標室 主 持 人﹕王總務長文清 記錄﹕李君宇 出席人員﹕詳簽到表 主席致詞 配合系所評鑑，本處清潔及修繕等業務是否仍有改善空間，請加強巡檢補強。 近期要舉行的會議，請提相關提案，諸如行政會議、校園規劃委員會、校務基金管理委員會等。 業務協調與檢討 營繕組： 人文學院粉刷及臺東校區跳電處理，均已妥處。另評鑑期間兩校區機電人力及電梯廠商均已安排待命應變。 所有待命人員及廠商資訊請知會研發處。(總務長) 師範及理工大樓工程進度6月初開檢討會。 第二宿舍工程發包將預作量體及經費等項之檢討，提高預算是最簡方式，5月31日第二次開標，若仍流標，且無法提高預算，則工程減項須先行取得校內共識。 校地規劃部分再請營繕組幫忙。(總務長) 校園空間改善、汽機車停車空間改善、鏡心湖四周景觀規劃等進行簽報前應先有構想，等有實質內容後再提至校園規劃委員會。(總務長) 各組若有假日因評鑑準備而加班超出4小時情形，請簽准補休。(總務長) 圖書館評估自行搬遷可行性，然雖主體工程估計可於102年3月完工，但考量驗收及裝修等作業及考慮採購案量大，本處是否有足夠辦理採購之能量於102年8月前消化，應加以權衡。(總務長) 事務組： 臺東校區臨中華路、知本田徑場周邊、西康路201巷等區域，將再進行草皮及植栽修剪或雜草刈除。 下週評鑑時，車輛調度及人員待命已積極準備，丹尼斯號及梅花號待命，鼎東客運調度增加30班次。 廁所清潔加強排班表業已完成，評鑑週執行。 明日上午安排種花。 環保組： 垃圾回收處理星期六、日早上各一次，其餘每日應收集二次。 合約規定應辦事項，請督導追縱是否依約清運。若有單位提垃圾清理問題，請辦理後再與提問人溝通及查核結果。(總務長) 近日經回報資源回收桶中有出現數盆枯死盆栽，且廠商又將其取出。請環保組確認盆栽是否可回收，若可請與廠商溝通如何處理。(盆中之土可否成為植栽沃土，花盆可否回收或再利用，枯枝可否與其他枯葉及修剪後棄枝一併處理。) (總務長) 實驗室安全衛生已再次提醒評鑑期間多加注意。現每月至實驗室巡檢一趟，目前實驗室基本要求應能符合。 學期末前至少會與副校長巡查實驗室安全衛生一次。(總務長) 實驗室安全衛生的要求，應該不是考量省錢或是兩年之內搬遷的問題，若有災害發生，一樣是承擔不起，因此要求仍要合乎常規。(總務長) 知本消防分隊要求本校依防火管理計畫書提報自主檢查相關巡檢表，防火管理人應依期定時辦理。 請防火管理人先行處理自主檢查。後續業務歸屬，於業務盤點後討論。(總務長) 各組於6月15日前將業務盤點資料分析提列，依目前執行或辦理之業務，或與他組有糾結之工作，或於職掌上有所建議，皆可提出，並於彙整後再公開討論。(總務長) 文書組： 檔案銷毁前置作業，已有多個系所資料完成批核。 公文線上簽核系統採購案已移請事務組辦理採購。 本組臺東校區收發室身心障礙人員，其服務態度欠佳問題，已多次訓導，目前觀察中。 建議各行政單位皆能有受過採購基本訓練人員，總務處辦理採購則類似發包中心，只將各單位準備好之招標文件，辦理上網公告及開決標作業。將再找機會提案並建各單位派員??訓。(總務長) 保管組： 評鑑期間各單位雜物已尋求空間暫放。 臺東校區已儘量將報廢財產及物品拍賣，以騰出空間循環使用。 音樂系退休盛老師單房間宿舍已繳回。 販賣部得標廠商尚未簽約。 行政大樓餐廳老板陳情書尚未批核。 臺東校區泳池訴訟案應已判決，有關保存登記無法完成問題，請鍾惠華組長與高組長討論後續應辦事宜。(總務長) 請保管組規劃報廢品置放及事務組工友外勤工作空間並提案，且與事務組討論。(總務長) 宿舍收費及一些零星小額收費，擬請電算中心協助開發相關系統。(出納組) 請各組儘量將公告訊息張貼在總務處新版網頁上，若有不熟悉操作方式，可洽秘書。(總務長室) 系所評鑑期間(5/20~5/26)，相關人機設備等確實侍命。(總務長) 散會：上午11時05分