关于quot;文件quot;、quot;文书quot;、quot;公务文书quot;、quot;公文quot;关系的探讨.pdfVIP

⑩学术探讨 《浙江档案2∞1. 2 关于文件、文书、 公务文书、公文关系的探讨 口绍兴文理学院潘连根 文件、文书、公务文书、公文是文件学(由 传统的文书学扩展而来)的基本理论概念。理顺这四 个概念的关系对文秘工作、档案工作的实践活动具有 重要指导意义。然而，令人遗憾的是，档案界对于它们 之间的关系一直众说纷纭，无有定论。理论认识上的 模糊不定，必然造成实际工作中使用的棍乱。人们在 实际工作中使用其中任何一个名词概念时，他人究竟 作何理解，全凭该名词当时所处的语言环境以及人们 头脑中约定俗成的一般印象来确定。如何界定这四个 概念之间的关系，笔者以为，不能再圄于传统的观念认 识基础，而应随着实践活动的发展、理论研究的深入以 及研究视野的拓宽，重新整合界定它们之间的关系。 在此，笔者将它们之间的关系界定为:文件=文书〉公 务文书〉公文 关于文件与文书的关系问题，档案界历来有 比 (s) + L: lz =也 (s+ L:s) Kn (s) + L: In = Kn (s + L:s) 其中 Ki(s)为不同的用户群体， .0. Ii 为与之对应的 档案资源。= 1, 2, 3……U 两边相加为 三[Ki(s) + L: Iil =三Ki(s + L:s) = F(k) 方程右面为档案发挥作用的总体效果。如果将 不同的档案资源与利用者做最佳匹配，换言之，通 过档案工作者的帮助和干预，能使利用者得到最需 要的档案。将方程式左边的Ki(s) 和.ð. Ii 重新组 配，则: Klm(s) + L:~ m = K, m(s + L:s) 不同的认识，但较有影响的有两种截然相反的观点: 一种认为文件〈文书。如文件一一既包括各机关向外 发出和收进的公文，也包括机关内部使用的文件。但 不包括内部使用的其他书面材料，例如簿册、帐本、表 格之类。因为人们并不习惯把簿册、帐本、表格之类称 为文件，但它们仍属一种书面材料，毕竟也是一种文 书。①另一种认为文件〉文书。如文书是文字的材 料，是书面方式的文件。文件的范围很广，它可以用语 言、图像等方式直接记录和传递信息，也可以用文字 方式直接记录和传递信息。如用语言和图像方式记录 信息的材料，我们可以称之为录音文件、图像文件，或 合称为音像文件。文书必须是文字材料，它的概念范 围较文件要小些，文书只是文件的一种。① 对于上述两种观点的不足之处，陈作明教授在 《文书学若干问题的推敲cr一文中有较为详细的剖 析，笔者也十分赞同他的结论文件与文书应为 K2m (s) + L: lzm = K, m(s + L:s) 险lffi(S) + L:Inm = Knm(s + L:s) 两边相加为 三~ [Kim(s) + .0.Iiml =三Kim(s + .ð.s ) = F(km) 则 F(km) 远远大于 F(k) ，实现了有限档案资源与 档案用户的最佳匹配，使档案的作用得到最大限度的 发挥，这应该是档案学研究的重要内容之一。 注释: ①{英 1 B.C.Brookes 著，王崇德等译: {情报学的基础 (一 n ，{情报科学 ， 1983 年第 4 期。 ②桑毓域:{档案信息浅论}，{档案与建设.1998.8 0 -9-一 e学术探讨 同义词。(有兴趣的读者可以详细参阅该文)在此，笔 者再作以下几点补充: (1)文件和文书实为同一事物的不同称谓。如 果文件和文书是两个不同的概念，则其内涵必然 具有差异，亦即它们的本质属性必然有所不同，因为 概念是反映对象本质属性的思维形式。@但谁都不 会否认，文件也好，文书也罢，它们都是机关、组织 或个人为实现特定目的(如沟通联系、记载事物、处理 事务、表达意志、交流情况等)而制作的记录材料，它们 的功能并无本质区别，它们的本质属性应该是一样 的。至于对这种记录材料，我们或称之为文件，或称 之为文书，这是不足为怪的。因为，一则文书、文 件称谓的出现有先后之分，是先有文书后有文 件，但这并不意味着后者取代前者，而往往是在实际 工作生活中同时运用。如文件标题.. (先)和文件题 名(后)、文件作者(先)和文件责任者(后)等等就 是如此。二则，概念是由语词来表达的，同一概念可 以由不同的语词来表达。。这在实际生活中是很普遍 的。如医生、大夫、郎中三个语词表达的就是同 一概念一一以医疗为职业的人。文件、文书也是如 此。 (2) 文件(也就是文书，本文将它们作为同义词使 用，下同)的外观形态一→信息的记录方式和载体材料 的演变并不会改变其本质属性。随着社会的发展，科 技的进步，文件的记录方式和载体材料也在不断改进， 由文字的到图像的、声音的，由甲骨、金石、简牍、缭吊、 纸张到胶片、磁带、磁盘等，但这只意味着文件种类的 增加，而不会触动其本质属性的改变。因为文件是 一个普遍概