办公室行为规范范本.doc

一、日常行为规范 1.MSN图片和文字 公司工作使用的MSN只能显示公司的制定Logo。文字要求：亚德(德国亚德)-姓名 职务或者部门 后面的文字必须是跟工作有关系或者对工作有建设性的文字。个人的感慨，和工作无关的文字公司将不允许放在MSN上。 2.接听电话 当你接到电话时，要使用清晰、明朗和温柔的声音，吐字要清楚不要有气无力，同时脸上要保持笑容说：“您好！亚德公司，我是***。”而后再和对方听电话。这样可以给客户一种温馨的感觉，可以更好地进行交流！ 客人来电话时，如果要找其他同事、经理或总经理接电话时,分以下几种情况： a.当同事、经理或总经理在办公室时，要向客人说：“您请稍等。”然后，把电话转接给当事人接听电话。 b.当同事、当经理或总经理在办公室，但是正好在接听电话时，要向对方说：“***在听电话、***经理或***总经理正在接听电话，请问哪里找？一会儿让他（她）给你回电话，好吗？您是否能留下电话和姓名？” c.当同事、当经理或总经理在办公室，但是正好在洗手间时，要向客人说：“***在刚好走开、***经理或***总经理刚好走开，请问哪里找？一会儿让他（她）给你回电话，好吗？您是否能留下电话和姓名？” d.当同事、当经理或总经理不在办公室时，要向客人说：“对不起，***在刚好外出了、***经理或***总经理刚外出了，请问哪里找？（客人会回答你，他是****公司的***）然后，你接着要说：??? 1)?等经理（或者总经理）回来，给您回电话好吗？??? 2)?我有什么可以为您服务的！??? 3)?我可以帮助您什么吗？??? 4)?我可以为您做些什么吗？等，之类的话。 e.如果客户有急事找经理（或者总经理）但是经理（或者总经理）不在办公室时，可以让他们打经理（或者总经理）的手机。 f. 在加班时间接听点时候，要被寻找的同事下班了，要想对方说“对不起，***已经下班、***经理或***总经理已经下班，请你明天上班时间来电话。”或者说“有事情需要我帮忙转告吗？” 3.着装要求 亚德工作人员平时上班时着装要整洁干净整齐严肃，头发要干净，没有异味。不能穿牛仔裤和运动鞋，不能穿无领上装。在有客户或者同行来访的情况下着装要求如下：女同事：办公室套装（Anzug, Kostüm），皮鞋，丝袜，发型严肃。男同事：西服套装，领带，皮鞋，发型严肃。 4. 行政接待部门工作规范 a.?行政人员在工作中必须着职业装,佩带的首饰要和服装相搭配,季节的不同着不同的职业装。 b.?行政人员的礼仪是在客人来访时要主动从座位上起立时说：您好请问你找那位？有什么事？后引领客人到接待区并送上茶水或饮料，请稍等一下。 c.?行政人员多使用礼貌用语，普通话、面带微笑的与客人交谈。 d.?在工作中处理一些收发传真，打印资料，整理资料的工作，做好每周星期一的晨会总结的准备，接听电话的工作。 e.?在工作中协助总经理整理一些会议上需要的文件做好记录，做好每周的工作行程,会用PPT文档、准备每期一份晨会资料。 5.卫生要求 办公室是我们生活和工作的地方，需要共同保持清洁。每个同事自己桌面的清洁和整齐要自己保持，下班时桌面要整理好，桌面的植物由当事人负责，桌子下面的垃圾桶由员工自己负责清理，垃圾要分开普通垃圾和纸张，塑料包装等。 1. 保持卫生间墙壁、地面、浴盆、洗手盆、洗手台、镜子、以及马桶内外清洁； 2. 避免把水和食物等不易清洁物洒溅到桌子、地板上； 3. 保持公司相关环境卫生，爱护公共环境； 4. 务必在进门之前确认自己的鞋子无携带泥土和污水，保持办公室内地板清洁。 5. 避免把水和食物等一些不易清洁的东西洒落到桌子、地板上。 6. 在饮水机前接水时注意，不要把水溅落到地板上。 7. 在给花木浇水时请注意，不要加太多的水，以免过多时翻撒到地板上。 8. 保持个人桌面办公用品整洁，创造井然有序的整体办公环境。 9. 中午在公司吃饭的员工，饭盒要扔到外面的垃圾桶里，不可就近扔在自己的纸篓里。 10. 员工用公司的纸杯喝水或coffee ，不可将纸杯扔入纸篓中。 6.同事之间沟通的态度 亚德是一个集体，我们内部所有的同事之间要互相尊敬和互相爱护。各个同事因为年龄，家庭，经历和阅历等的局限，有的会问一些比较幼稚和可笑的问题，这个时候我们要耐心的讲解，使他们对整个工作能更加地了解，不能看不起或者不耐烦。工作之间出现了问题和矛盾，首先要做的是询问清楚事情，使工作可以顺利地进行，如果是对方因为不懂而犯的错误，讲解清楚后要求他们改正，而且下次不要再犯同样的错误。如果是因为粗心，应指出对方错误的地方，要求改正，如果连续犯了2次同样的错误，指出的同时要通知本办公室经理，由经理直接找对方的经理处理。如果一个错