寒假实践报销须知.docx

2014年寒假实践经费报销须知 非常重要：由于财务处尚未导入13级学生的信息，请所有13级需要接受经费的同学（包括个人项目参与人、团队项目负责人）前往综合楼财务处123室，通过刷一卡通的方式导入个人信息。以上工作，请在5月9日之前完成，否则我们无法完成经费授权的操作。我们将在之后的一周完成授权，所有学生（包括非13级学生），请在5月16日左右查询自己的报销授权，并仔细阅读以下流程，准备发票并完成报销。 报销流程 1、登陆复旦大学财务处网站 进入复旦大学财务处主页（/）——点击左侧的“综合门户”，用自己的学号密码登陆。 2、查询下发经费数额 点击左方的“一卡通项目管理”，查看当前有效授权，授权的经费数额即为批准的报销金额。 3、网上预约报销 点击左方的“网上预约报销”，按照步骤打印预约报销单 4、经费子项目负责人在预约报销单上签字 持打印好的预约报销单（如拿火车票和外地住宿票报销的同学，请同时带上打印好的出差报告表、外埠车旅费报销单以及相应发票；无外地发票则不需要填这两份材料），于周一或周三工作时间至研工部王珏老师处签字盖章。王老师办公室：8号楼研究生院306室。同时王老师将为大家审核发票是否合格，以及团队项目的报销名目是否与立项申报书上的项目一一对应。 5、至财务处报销 请持签好字盖好章的预约报销单、足额合格发票、出差报告表（如有）和外埠车旅费报销单（如有）于预约时间前往财务处报销。 如对于财务处的预约报销流程有疑问，请咨询财务 二、出差报告表、外埠车旅费报销单填写及签章说明 1、出差报告表： 出差经费代码：请参照“一卡通项目管理”中查询到的信息。 派遣出差任务/承担出差经费单位审批意见：研工部王珏老师签字，盖研工部章。 出差人员所在单位审批意见：院系负责老师签字并盖院系章。 2、外埠车旅费报销单： 单位负责人：请院系负责老师签字。 收款人：寒假项目负责同学签字。 财务审核人：不必填写。 3、其他注意事项 项目实施过程中，乘坐火车的同学，须满足下列条件之一，方可购买卧铺票并予以报销： 从晚八时至次日晨七时之间（20:00－次日7:00），在车上过夜超过6小时； 连续乘车时间超过12小时。 不满足以上任一条件者，只能报销火车硬座票。 此外，外地调研的公交车票需要同时提供火车票（火车票须有往、返程直达车票对应两张）和出差报告表，否则不能报。 三、小贴士 建议发票总额大于应报数额，因为报销的发票中往往会发现不合格的情况 实践地超出上海市/郊区范围的项目均需填写《复旦大学出差报告表》。另外，若项目需报销上海至实践地的往返火车票和住宿费发票，须另行填写《复旦大学外埠车旅费报销单》。两份文件请按照“二、出差报告表、外埠车旅费报销单填写及签章说明”来准备并签字盖章，方可持车票与外地住宿费发票进行报销。 3、发票要求： 发票上应有两个椭圆形章方可报销。没有盖章、只有一个章、章为圆形、以及章模模糊糊的情况，都不能报销。 单张发票面额不得超过1000元整，若超过，可开具数张低于1000元的发票加总替代。 办公用品发票单张金额超出200元的需在发票背面写明具体用途并至500号楼加盖“材料采集”公章。 书籍发票单张超出500元的上缴发票时需同时提供购书清单明细及用途，超出1000元的需要所在院系提供书籍使用情况的证明并加盖公章。 交通费中属于运输费的请写明地点及发生费用的原因。 抬头请填写“复旦大学”，不能多一字，不能少一字。 每张发票背面要有负责人和另一位经办人的签字。 餐饮类发票（饮料、食品等）一律不得报销。 礼品发票总额不得超过100元。 新版（白色）定额发票可能可以报销，但须视具体规定，例如饰品类不可报销。 根据财务处规定，以下类别的发票一律不能报销： 手机等充值卡； 交通卡充值发票； 电信费账单； 商品名称为“日用品”的发票； 服装发票； 药品发票； 停车费发票； 电脑配件； 加油费； 外地的，单张金额超过100元的，同一辆车上连号的出租车发票； 产品名规格上只写了货号、没有写明产品名称的发票； 抬头没有“复旦大学”字样。 2013年及以前的发票 所有团队项目，对于无法开具发票的名目、开具的发票不符合财务报销规定的名目（如打印问卷的费用一般无法开具发票等）等等无法做到与申报书一一对应的，请以上海其它合格的发票冲抵。冲抵同时请填写并上交纸质版《研究生社会实践发票冲抵情况说明》，该文件可在/s/1dD04laD下载。个人项目由于无经费申报环节，因此暂无对应要求，对于用于冲抵的发票??请在发票背面写明冲抵的项目明细及冲抵缘由。如：用文具发票冲抵问卷打印的费用，可在文具发票背后写“冲抵问卷打印费用，原因：问卷打印不提供正式发票”。 鉴于财务处对发票的限制较多，推荐几类“万能”发票用于冲抵。 上海本地、面额100元的打车票 面额