山东大学学位档案管理暂行办法.doc

（山大综字[2001]013号发布实施） 学位档案是学校教学质量和水平的重要标志之一。为进一步加强我校学位档案的管理，根据《高等学校档案工作规范》和《山东大学档案管理办法》的有关规定，本着统一管理，分级负责的原则，特制定本办法。 一、范围 学位档案是指我校在培养和授予学士学位、硕士学位、博士学位等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料。 学位档案主要包括各类学位的申请与授予、学位论文、论文答辩与评审以及相关的文件材料。 二、立卷的分工 （一）研究生院、教务处、继续教育学院、网络教育学院、国际教育学院分别为学位档案的形成、立卷和归档工作的主管部门，负责学位文件材料的统一制发和立卷归档的统一布置与验收工作。 （例如：在每年研究生毕业答辩前，应由研究生院统一组织各学院、教学部的研究生秘书布置立卷工作，明确要求，并负责学位档案的归档验收）。 （二）各学院、教学部等分别为学位档案的二级管理单位，根据主管部门的统一布置和要求，负责学位档案的收集、积累、整理、立卷工作。 （三）档案馆负责对立卷工作进行业务指导，配合教学主管部门对各学院、教学部有关人员进行档案技术培训，确保案卷质量。 三、归档验收与管理 （一）学士学位论文与评审材料，由各院、部负责立卷与保存，并由教学主管部门按每届每专业筛选2-4篇优秀论文，移交学校档案馆。 （二）各类研究生学位档案，由各学院、教学部等二级管理单位按要求完成立卷后，填写移交目录，经教学主管部门负责人审核签字后，分别移交档案馆。 （三）移交目录一式二份，一份归档，另一份作为教学主管部门核发学位证书的凭证。凡未移交学位档案的，不予颁发学位证书。 附件：1．山东大学学位材料的立卷要求 2．山东大学学位文件材料归档目录 二OO一年四月十六日 附件1 山东大学学位文件材料的立卷要求 一、文件材料的规格与质量 （一）凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿，必须是研究生及其导师亲笔签名的正本。 （二）归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水笔或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色笔。用笔不符合要求者，必须予以纠正。 归档的学位证书复制件应字迹清晰。 （三）归档文件材料应统一规格。论文答辩表决小票，应使用白纸进行裱糊。破损文件材料应按要求进行修复。 （四）归档学位论文应是线装本，金属装订本严禁归档。 （五）照片应与底片同时归档，具体规格如下： 1．博士毕业生个人正面免冠彩色照片一张（2寸）；硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张（1寸）。 2．博士生论文答辩照片三张，包括导师与学生合照、导师与全体答辩委员合照、学生本人答辩正面照。 二、文件材料的整理与立卷 归档学位文件材料要做到齐全、完整、准确、系统。具体整理与立卷步骤如下: （一）组卷 学士学位材料以学院或专业为单位组卷；博士、硕士学位材料按人组卷。一般每卷不超过200页。 （二）排序 研究生学位材料按照“卷内目录”的文件顺序进行排列；学士学位文件材料按学号顺序进行排列。 （三）编码 在卷内文件每一文字页的非装订线一侧下角，使用铅笔编写大流水号。 （四）填写卷内文件目录 应使用碳素笔或蓝黑色笔填写，填写项目要准确、齐全，内容一般不得简写，如毕业届次、证书号、文件形成时间等。页号栏要求填写每份文件的起始页号，最后一份文件填写起止页号。 （五）填写卷内备考表： 1．本卷情况说明：如有无缺损情况等； 2．立卷人：由立卷责任人签名； 3．检查人：由对案卷质量进行审查的分管档案工作单位负责人签名； 4．立卷时间：按实际立卷时间填写。 （六）装订 装订前应去掉文件材料上的金属物。研究生学位材料除论文外，其它材料按规范要求用线装订成册。 （七）拟写案卷题名 案卷题名应简明、确切、结构完整、体式一致。一般应包括校名、届次、学位名称、姓名、内容名称等。 例如：“山东大学2001届理学博士王小明学位申请书、授予学位决定、论文等” “山东大学2001届文学硕士（在职）王小明学 位申请书、授予学位决定、论文等” 附件2 山东大学博士学位文件材料归档目录 序号 名 称 1 学位证书复制件 2 学位申请书 3 校学位委员会授予学位的决定 4 论文答辩委员会组成审核表 5 指导教师对论文的学术评语 6 学位论文评阅书 7 学位论文同行专家评议书 8 论文答辩决议书 9 论