实验12会计档案的装订和保管.ppt

新编基础会计学模拟实验（第二版） 实验12 会计档案的装订及保管 【实验目的】 通过实验使学生掌握会计档案的装订及保管的要求和技术。 【实验指导】 一、会计档案的装订 P151 会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，一般包括会计凭证、会计账簿、财务报告以及其他会计资料。会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。 （一）会计凭证的装订 P153 1、会计凭证装订前的准备工作 （1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全； （2）按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数； （3）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整； （4）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全； （5）记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。 （6）在装订之前，要设计一下，看一个月的记账凭证究竟订成几册为好。每册的厚薄应基本保持一致，厚度一般以1.5～2.0厘米为宜。 2、会计凭证装订时的要求 为了使装订成册的会计凭证外形美观，在装订时要考虑到凭证的整齐均匀，特别是装订线的位置，如果太薄时可用纸折一些三角形纸条，均匀地垫在此处，以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。在装订会计凭证时可以采用侧订法或角订法，侧订法的装订位置一般在凭证的左侧面；角订法的装订位置一般在凭证的左上角。由于角订法装订起来简单易行，实际工作中应用比较广泛，具体操作步骤如下： （1）将凭证封面和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸(可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用)放在封面上角，做护角线。 （2）在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。 如下图① （3）用大针引线绳穿过两个眼儿。如果没有针，可以将回形别针顺直，然后将两端折向同一个方向，将线绳从中间穿过并夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。 （4）在凭证的背面打线结。线绳最好在凭证中端系上 （5）将护角向左上侧折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。如下图② （6）向后折叠，并将侧面和背面的线绳扣粘死。如下图③ （7）待晾干后，在凭证本的脊背上面写上“某年某月第几册共几册的字样。装订人在装订线封签处签名或者盖章，如下图④。 凭证应该按月从1号开始顺序编号，如果单位的凭证太少，也可以考虑按年从1号开始顺序编号。 3、会计凭证装订后的注意事项 （1）每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章； （2）在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。 （二）会计账簿的装订 P152 各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。 1、账簿装订前的要求 （1）按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续。 （2）按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。 2、活页账簿装订要求。 （1）保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。 （2）多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。 （3）在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。 3、账簿装订后的其他要求。 （1）会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。 （2）会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。 （3）封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、库存现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。 （4）会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。 （三）会计报表的装订 会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。 1、会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订。 2、会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。 3、按保管期限编制卷号。 二、会计档案的保管 P153 （一）