1号文件–行政管理制度.doc

资源共享，诚信沟通，共同分享，合作共赢 呈 批 件 1号 领导批示： 呈报单位：长沙共合文化传播有限公司拟稿人：姚飞燕事由：为规范公司行政管理制度，使各项管理标准化、制度化、规范化，以提升企业形象，提高工作效率，特制定本管理制度。本制度包括合同签订流程及管理制度、档案管理制度、印章管理制度。特此呈报董事会领导予以审定。当否，请批示！ 行政管理制度 第一节 合同审批签订流程及管理制度 第二节 档案管理制度 第三节 印章管理制度 第一节 合同审批签订程序及管理规定 目的：为配合公司的业务进程，规范公司合同管理工作，提高合同签订及审批的效率，特制定此规定。 注：1.户外大牌与LED电子显示屏资源等广告发布合同均以新成立的合股公司为统???签订口。 2.有关广告发布合同，因对方合同审批流程时间较长，但广告时间在即的，可以在征得总经理同意的情况下，跟对方签定广告发布确认函，再安排广告发布。 第一条 合同谈判、起草（合同经办人） 　1. 合同经办人与合同对方就合同意向和内容进行协商； 2. 在合同基本内容没有分歧的情况下初步起草合同； 3. 在本公司有范本合同的情况下，尽量使用范本合同； 　4. 为提高合同审批和签订的效率，业务经办人应在合同起草阶段， 与总经理、法律顾问就相关条款进行沟通。如果有需要，应及 时向董事长汇报。 第二条 法律部门审核 　　 行政部将合同电子文本发送至律师邮箱，并电话跟律师约定审核时间，及时跟进合同审核进度，最后将法律顾问审核、修改完毕的合同文本反馈给合同经办人。 第三条 公司相关部门审核 　　 将律师审核确认后的合同文本依次提交给公司总经理、财务总监、董事长审批签字确认。 第四条 合同签署及存档 1. 合同经对方确认完毕后，由行政部印章管理人完成盖章手续。 注：合同经办人应保证经过相关负责人审核与法律部门审核的合同文本不得随意修改，如合同对方坚持要对合同做修改，业务经办人应明确了解对方的修改意见，及时通知总经理和律师，从业务和财务、法律三方面确认是否能够修改，以及如何进行修改。 2. 合同签字盖章之后，合同经办人将合同交给合同对方签字盖章。合同经办人将合同原件交由行政部合同管理人存档，相关部门留存合同复印件。严禁私自截留、复印、拍照，如合同外泄，追究相关责任人责任，予以罚款、辞退直至追究法律责任。 第五条 合同查询 　　1．合同文本：公司相关协作、执行合同内容部门可保存合同复印件，必要时可到行政部合同管理处调档查询。 2．合同最终稿电子文本：合同经办人及相关部门应保存签订的合同最终电子文本，也可在必要时向法律顾问查询。 第六条 合同履行（合同经办人） 　　1、各部门的合同凡涉及款项的，合同经办人按合同约定回款时间及时填写相关单据,附合同复印件，到财务部申请开票，及时回款。 2、各部门的合同经办人应保证和监控我方及对方按照约定履行合同，如我方或对方未按约定履行合同，应及时将有关情况告知总经理及法律顾问。 档案管理制度 目的： 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。 第一条 管理部门 集团设立综合性档案室，并指定专人负责档案管理工作。人事、财务、营销等专业档案可由相应职能部门负责管理。 第二条 归档范围 包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料： 1、管理文件：在经营活动中具有重要依据的各类文件，包括规章制度、合同、人事档案，部门工作职责、年度工作总结和计划、大事记；各类公文、会议纪要、业务来往函件和传真件等； 2、立项文件：包括项目的可行性报告、评估报告和合作合同、章程等文件，以及政府部门关于项目立项的各种批复文件等； 3、证照文件：经营活动中产生的各类证件、执照等； 4、资信文件：验资、审计、评估报告等； 5、合同文件：经营活动中产生的各类合同、协议等； 6、技术和设备文件：设备、技术资料等； 7、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件；上级主管部门、单位的来文等； 8、声像信息类：公司具有重要价值的、或用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等。 9、其他需要归档的重要文件。 第三条 收集归档 1、档案在形成过程中，经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理，不遗漏、不丢失，保证全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。 2、凡属归档范围的文件，经办部门或管理员应在文件办理完毕一个工作日内将原件及时归档，不得私自留存；文件的复印件可存于本部门备查。 3、以公司名义发出的日常文件、各类会议纪要、往来函件和传真件等由公司负责收集