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工程建设项目文件归档的要求和档案整理规范 郑永仙 对工程文件归档要求 基本要求 工程文件最基本的质量要求是：工程文件应与工程实际相一致、工程文件整理应符合规范规定。 一、工程文件内容的质量要求 工程档案的质量主要体现在归档的各种文件和图纸内容真实、完整上，因此要对归档工程文件的内容提出严格的质量要求。 工程文件和图纸的内容、深度和签署都应满足有关规范要求，内容要真实、签署要齐全、深度要符合标准。 （一）内容真实 （二）签署齐全 （三）深度符合专业规定 二、文件材料的数量齐全、内容完整 构成工程档案的文件材料数量和内容的齐全、完整是指按照基本建设程序应当产生的文件一定要齐全，而每一份文件的内容、形式、规格均应完整。 ①工程文件种类、数量齐全 1）文件材料.要注意种类的完整和数量的齐全。 2）竣工图。建设工程竣工图包括综合图和专业图两部分。 ②工程文件格式、内容完整 对于一份文件、对于一个表格、对于一张竣工图、对于一幅照片、对于一盘录像（音）带（盘）均应检查其格式、内容是否完整。 三、工程档案系列化 工程文件的规范化、标准化是工程档案系列化的基础。 （一）文件名称的规范化 工程文件的名称应当反映出文件的内容和性质，尽量采用工程建设实践中习惯用的名字。 （二）文件形式的标准化 各种文件材料的格式、表格的形式、竣工图的编绘等，均力争实现标准化，既能正确全面地表述其内容，又能简单明了，易于操作。 （三）工程档案的系列化 工程档案是由形成单位产生的工程文件汇集整理立卷而成。 工程文件材质的质量要求 一、纸质文件的材质要求 （一）纸张材料 纸质文件的材质应符合强度要求，宜采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸强。 （二）书写材料 1、原件的书写、绘图和签字要采用耐久性强的书写材料。 2、复印件和复写件要采用不易褪色的复印墨粉。 3、计算机输出件视同原件。 4、传真件视同复印件。 5、竣工图纸一般采用蓝晒图（重氮盐图），视同原件。 （三）纸张规格 1、工程文件应使用国家规定的公文用纸。工程文件用纸幅面尺寸：A4（297mm×210mm）幅面。 2、工程图纸的幅面应采用国家标准图幅。 二、胶片、光盘、磁带的材质要求 记录声像和影像的材料为胶片、磁带、光盘等介质，对于光盘目前工程档案一般使用一次性写入光盘。 三、模型、实物的材质要求 制作模型、实物的材料性质不同，其耐久性不同，保存年限也不相同。 工程文件外观的质量要求 工程文件外观应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，这是对文件外观质量提出的应达到的标准。 一、字迹清楚 二、图样清晰 三、图表整洁 四、签字盖章手续完备 电子工程档案的要求 工程文件宜采用计算机进行整理，形成电子文件，电子文件按档案归档立卷原则予以整理、组卷、便形成电子工程档案。 电子工程文件的归档要求 电子工程文件形成后，把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交。应对归档文件的内容、归档时间、归档份数等提出要求。 （一）归档文件 归档文件包括文字、图形、声像、多媒体等材料。 （二）归档的补助文件 归档的补助文件是指元数据和背景信息。 （三）归档文件的性质 归档的电子文件应保证其真实性、完整性和有效性。 （四）归档时间 竣工验收后3个月内。 （五）归档份数 电子工程档案归档或移交最少要制作二套，一套封存保管，一套提供查阅。 （六）归档要求 电子工程档案要达到符合归档条件，并按档案管理要求将其存储到符合要求的脱机载体上。 电子工程档案的管理与纸质工程档案的管理程序基本一致，遵循着收集、整理、保管、鉴定、利用的模式。 工程档案立卷整理 组卷原则： 遵循形成规律，保持有机联系。成套、系统，便于保管利用。 工程建设一般程序 工程准备阶段 监理阶段 施工阶段 编制竣工图 竣工验收阶段 工程准备阶段文件 1、立项文件 2、建设用地、征地、拆迁文件 3、勘察、测绘、设计文件 4、招投标文件 5、开工审批文件、 6、财务文件 7、建设、施工、监理机构及负责人 监理文件 1、监理规划 2、质量控制 3、进度控制 4、造价控制 5、分保资质 6、全同及其他事项管理 施工阶段文件 （一）以土建与结构为例 1、施工技术准备文件（施