0证照与用印管理制度.doc

关于“公司证照与用印管理”的通知 证照管理 为了规范公司营业执照等证件原件及复印件的使用管理，避免因管理不善给公司带来的风险，防止遗失并保证按时年检，现就公司证照使用管理作如下规定： 借用原则 一事一借、用毕归还、再用再借、谁用谁借。 证照资料的种类 1、证照原件：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、土地使用证、房 产证、社保登记证、专利证、贷款证、章程等原件及其申办原始资料。 2、所有资信类文件：如验资报告、审计报告、评估报告、工商联合年检报告等。 3、重要文件，如合作项目合同书、投资项目合同书、公司成立合同书、董事会任命文 件、政府部门公文批复等。 4、经公司指定要求专管的文件资料。 证照资料的保管归档 1、证照原件（除开户许可证等归财务部门外）、重要文件正面适当位置应加盖公司名章，且标注“限于办理，不作其他用途”交与借用申请人。证件归属负责在规定的时间内提前完成手续办理和申报的具体工作。 办理： 2、财务人员负责办理：财务类证照（如税务登记证、贷款卡、开户许可证）等； 3、其他证件由最初办理证件的部门办理年审、变更、延期等手续。 相关责任 1、证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录，确保证件数量的准确性，对于 借阅和归档都应有相应人员的签字确认，证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任； 2、证件借阅人负责借阅期间的文件保管，确保公司证件的完整性和整洁性，使用完毕后应及时归档。借阅，不得将证件转借其他人使用。 贰. 印章管理 公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征，为了保证公司印章使用的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，现就公司印章使用管理作如下规定： 公司印章的刻制 1、公司级印章的刻制均须报公司总经理审批。（见附件《印章刻制申请表》 ）。 2、法人个人名章、财务章、发票专用章、公司名章、合同章等，由综合管理部开具公司介绍信到市公安机关指定的地方办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行，并经市公安局备案。 3、公司各部门的专用章（如人事章、生产章、品质检验章等），由各部门根据工作需要自行决定其形体、规格。但需经公司常务副总批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。 公司印章的启用 1、新印章要做好戳记，并统一在综合管理部留样保存，以便备查。（见附件《印章保管登记表》 ）。 2、任何部门在启用印章前，均需到办理领取手续，接受相应的责权告知，签定《印章领用签收手续》并备案。公司章公章由保管。各部门需要盖公章的文件、通知等，填写《印章使用表》，由准，并在《印章使用表》中签字后方可盖章公司章使用范围主要为公司对外签发的文件公司与相关单位联合签发的文件由公司出具的证明及有关材料公司对外提供的财务报告公司章程、协议员工的任免聘用协议（合同）资金担保承诺书。公司合同专用章：合同章由保管。主要用于公司签订各类对外合同，盖章前须填写《印章使用表》，由批并在《印章使用表》中签字后方可盖章。公司合同专用章的使用范围主要为：对外投资、合资、合作协各类经济合同等。公司法人章：法人私章由公司保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。法人私章的使用范围主要为用于需加盖私章的合同财务及报表等文件财务专用章财务章由财务保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留 印鉴等业务或发票上使用发票专用章主要用于发票盖章，发票专用章由财务保管。公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外职能部门章，主要适用于各部门内部使用，由部门负责人进行保管并严格该章的使用管理办法。保管人的 负责印章的保管。 负责设立印章使用登记台帐。 负责印章使用的审核工作。 印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写《印章移交登记表》。 为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。 公司印章的管理、使用。 （一）印章的使用 印章的使用必须严格遵循章使用审批程序公司法人章由法人本人签字或被授权人签字后方可使用。财务章、票专用章、法人由财务按岗位职责权限使用。用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。 非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。 印章应及时维护、确保其清晰、端正。 印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向公司报告并备案，配合查处。 公司领导因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。所有印章的使用，必须严格执行公司的印章使用规定，如违规使用出现问题，后果自负，