公司印信管理规定.doc

公司印信管理规定 一、目的 为维护公司利益，加强自身权益的保护，就公司印信的制发、使用、改刻、废止等管理进行规范，特制定本规定。 二、印信范围 公司使用的印章、介绍信及各种证照等对外联系和行使职权的凭证。 三、种类（主要分为印章、介绍信及工作证三类） 种类 名称 刻制审批 刻制 监刻备案 审核、审批 监督 对外效力 印 章 公章、钢印 工商 工商制定 行 政 部 详见附表 行政 部长 有效 部门印章 行政部部长审核，董事长审批 行政部委派 部门负责人在职权和印信使用范围内审批 行政部长及职能部门负责人 无效 专用印章（如合同、财务） 有效 领导人名章、法人章 超权限和范围的由董事长审批 支票上有效 个人名章 在确定的业务过程中使用 无效 戳 证 无效 介 绍 信 行政 介绍信 办理对外行政事务开出 公司领导、部门主管在职权和印信使用的范围内审批，超权限由董事长审批 行政部日常管理 盖公章后对专项使用有效 业务 介绍信 办理对外业务联系开出 证 明 信 证明某事件 工 作 证 正面免冠照片，盖骑缝章 人事部 人事 部长 工作证明 四、印章的制发、改刻与废止 （一）印章的制发： 1.公章：由国家工商部门批准在指定地方刻制和按规定发放。 2.专用章和领导人名章：由行政部书面提出，董事长签署批准后刻制。否则公司将作为私刻公章处理，将追究所有法律责任和要求赔偿一切经济损失。 3.其他印章：由部门负责人根据内部管理需要刻制，并在行政部备案后，在确定的业务过程中使用。（如凭证私章/审核章） 4.监刻、备案和发放部门：行政部总负责。 5.“公司用印申请表”、“公司印章备案台帐”格式见附表。 （二）印章的改刻： 1.公章由公司行政部书面提出，董事长批准后，报所属工商部门改刻。 2.领导人名章由公司行政部书面提出，董事长批准后，报所属工商部门改刻。 3.其他印章由使用部门提出，经行政部备案同意后改刻。 （三）印章的废止： 1.由于散失、被盗、毁损、废旧、换补、撤销等原因，印章应废止。 2.废止印章的保存： ⑴公章： 送交工商管理部门。 ⑵其它印章：截角注销或备案声明。 ⑶保存期为3年，经原使用者同意后处理，销毁时应有监销人。 ⑷印章的毁损、废旧、换补、撤销等，各监印人必须及时到行政部办理，行政部应予以注销或封存。 五、印章的管理和使用 （一）监督管理部门：公司行政部 行政部负责公司印章的监督管理工作，因监管不力导致印章使用不符合公司规定并致使企业损失的，将视为严重失职行为，应追究相应责任。 （二）管理使用办法： １.行政部部长对公司各类印章负责统一管理，所有印章情况填制“公司印章备案发放登记台帐”，注明各种印信的名称、制发日期、使用范围、保管人及换、补、销情况，并在备注栏中拓具印模。（负责办理一切相关手续）。 ２.公司各部门必须对本部门的所有印章建立台帐。 ３.监印人员必须要求“用印人”填写“公司用印申请表”，手续齐全后，再给予用印。对于证照复印件加盖公章时，必须注明应用范围事项及用印日期。 ４.使用公章和领导人名章： ⑴对于公司内部行文、公司自营车辆对外业务经过用印登记表登记、经主管领导审批后，方可用印； ⑵对于公司外部行文、对外各种合同、挂靠承包车辆业务、经过业务流程审批，并董事长审批后，方可用印； (3)证照复印件上加盖公章时，需在印章加盖处，注明使用用途及时间； ５.使用部门印章和专用印章时： 由部门负责管理和使用，部门负责人可指定监印人对该印章的管理和正确使用负责。如果超过规定的使用范围用印，必须请示主管领导和董事长批准后，否则部门负责人承担失职责任。 ６.原则不准将公章外带出去，因特殊原因要外借公章时，经手人需填写《公司外借用印申请表》，经行政部审核，公司董事长签审后方可外借，经手人必须按审批用途用印。 ７.财务部要结合自身情况组织不定期抽查、自查，以保障公司账务印章使用的安全。 ８.任何人员不得用公司的印信为个人和组织提供担保；用印人未经同意超权限、超范围用印的，用印无效，并视同盗用印信；由此引起的损失和纠纷，用印人承担一切法律和经济赔偿责任，监印人承担连带经济责任。 ９.公章、法人章及财务章凡出现遗失、被盗等异常情况的，经办人必须第一时间电话通知行政部及董事长，并采取有效措施进行补救。 六、介绍信的管理和使用 （一）管理监督部门：行政部。 （二）管理负责人： １.总负责人：行政部部长 ２.具体负责人：行政部部长和档案员。 （三）管理使用办法： １.开介绍信应注意格式。 如：标题、称呼、用途、时间、生效期间、经办人等内容应具体。 ２.严格履行开具介绍信的审批手续。 ３.填写字迹要工整、准确，不得