公司证照章管理制度.docx

公司证照章管理制度 PAGE4 / NUMPAGES4 公司证照章管理制度 1、目的 为加强公司印章、证照管理，保护公司合法权益确保印鉴及证照使用的合理性、有效性和可控性，特制定本制度。 2、适用范围 本制度适用于公司所有证照章的日常管理。 3、职责 3.1 人力总经办：①负责各类章的刻章、发放、回收，②负责公司公章、合同章、营业执照、药品经营许可证等基础证照保管、使用。 3.2 财务部：负责公司财务章、法人章的保管、使用，负责财务类证照年检、变更。 3.3各部门：负责本部门章的日常管理，严格执行本制度。 3.4 总经理：负责审批证照章的办理、刻制、注销，及依据本制度进行奖罚。 4、印章的管理： 4.1 印章的刻制、启用 （1）刻制印章应向人力总经办提出书面申请，经总经理审批后由行政专员统一办理刻制印章。 （2）印章的形体和规格，按国家有关规定执行。 （3）公司的印章未经总经理批准，不得擅自重刻、复制、注销。 （4）新印章启用前需做好戳记，并留样保存，填写《公司印章样式备案表》以便备查。 4.2 印章的保管、交接和停用 （1）公司的公章、合同章由人力总经办管理，法人章、财务专用章由公司财务部管理，各部门章由部门负责人管理。? （2）各部门员工使用印章必须填写《印章使用登记表》。外携印章或证照使用完毕后应迅速归还印章保管者，办理交接手续。 （3）所有需要加盖印章的文件超过一页的应加盖骑缝章，对内容有修改的地方应经相关领导确认后加盖印章。 （4）严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印，监印人员长期外出时需将印章妥善移交，以免贻误工作。 （5）因用章不慎造成损失，公司将追究有关人员的责任，直至法律责任 （6）印章需及时将停用的印章交人力总经办封存或销毁，登记备案。 （7）公司因名称变更、部门撤销、印章样式改变等情况需启用新印章时，由人力总经办下发通知。 5、证照的管理 5.1证照的年检、变更、延期等相关手续办理： （1）行政类证照由人力总经办负责办理。? （2）财务类证照由财务部门专人负责办理。? （3）其他证件由最初办理证件的部门办理，证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报具体工作。? （4）证照除正常的年审和换证外，凡涉及变更或注销的，必须由总部总经理批准后方可办理。 （5）各类证照的原件由人力总经办存档。 （6）如因业务需要使用证照复印件的，公司人力总经办专管人员须在复印件上注明用途并加盖“再次复印无效”章。 （7）企业信用信息公示由人力总经办行政专员按时、准确、无误的上报，每年5月31日前完成。 5.2 证照的外携： （1）如因业务需要借用证照原件的，需填写《证照使用登记表》，登记表必须借用人本人签字，不允许代签。 （2）借用证照一般应于当天归还，证照使用完毕后，必须立刻归还，并在登记表上注销并写明归还时间。 （3）证照遗失必须马上告知，由人力总经办做出说明并宣布证照作废，并按主管部门的要求重新补办新证照。 6、考核条款 （1）未按规定上报资料，造成证照申报、登记、变更、年检、注销等不能按时办理的，企业信用信息公示系统中公司被列入企业经营异常的，给公司造成损失者，视情节轻重进行100-500罚款。 （2）未按公司证照管理制度使用证照章，造成公司及所属各单位名誉损毁和其他利益受到侵害的，对相关责任人给予300元罚款。 （3）印章、证照借出期间，要妥善保管。如遇证、照丢失，要及时上报公司并按有关规定刊登公告，声明作废，补证的一切费用由当事人负责，并处罚款300元。此外如情节严重，还将追究责任人的法律责任。 （4） 超出审批范围使用公司证照章的外部人员，对责任人罚款300元；造成严重损失和影响者追究其法律责任。 （5）未经批准私自刻制各类公章，收回销毁所刻印章，并处500元处罚，如造成相关损失，依据法律程序严肃追责。 7、附则 7.1本制度由人力总经办负责解释、修订； 7.2本制度自2016年5月1日起施行。