印章管理制度办法规定.doc

一、目的 为加强对各类印章的管理，明确印章管理工作流程和使用权限，保证印章的安全妥善管理和正确使用，特制定本制度。 二、印章分类 1、行政章 “公司行政章”用于以公司名义上报下发、对外传递的文件、函件，以及以两个或两个以上部门名义下发的文件。 2、法人章 指公司法人的个人私章。 3、财务章 包括公司“财务专用章”及“发票专用章”。公司财务专用章用于公司收付、往来结算业务，现金收费业务及其他业务；“发票专用章”仅限于发票开具使用。 4、合同专用章 指用于以公司名义对外签订的所有合同、协议等文件的专用章。 5、职能章 刻有部门名称的印章，限于公司内部各部门之间的业务沟通和协调，对外不具备法律效力。如：“公司名+部门名称”样式的印章。 6、标识章 包括“作废章”“确认章”“受控章”“必威体育官网网址章”“PASS章”“业务章”“发货章”等，指用于标识、标记的印章，用于按工作程序或规定须加盖标识章的文件、资料、票据或其他物件上。 三、印章的制作 1、制作申请 公司所有印章制作均须经过申请。使用部门填写“印章制作申请表”交行政部负责人审核，由相关领导审批：公司行政章、法人章、财务章、合同专用章由法定代表人审批；用于各体系与部门的标识章由各体系与部门主管人员审批；职能章由总经理审批。所有印章都须由行政部负责到公安部门指定单位统一刻制。 2、印章制作 行政部按审批后的“印章制作申请表”，联系制作方按申请要求制作。审批手续不完备的，不予制作。 3、印章备案与领用 行政部将印章取回后，通知委任印章专管员领取，印章专管员在“印章留样备案表”上签字后方可领取。行政主管应及时建立与维护“印章总揽表”，对印章管理总体情况进行管理备案。 四、印章保管 1、保管责任 1.1 公司行政章：由总经理办公室会议秘书保管； 1.2 法人章：由财务部出纳保管； 1.3 财务专用章：由财务部负责人保管； 1.4 发票专用章：由财务部负责人保管； 1.5 合同专用章：由商务部负责人保管； 1.6 职能章：由印章所在部门负责人指定专人负责保管； 1.7 标识章：由印章所在部门负责人指定专人负责保管。 1.8 以上印章保管人员，为印章专管员。原则上公司行政章、法人章、财务章、合同专用章必须由总经理指定设立印章专管员及临时印章专管员。 2、保管要求 2.1 印章保管必须安全可靠，加锁保存。 2.2 印章用完，须立即放回保险柜或抽屉上锁，不得随意乱丢乱放。 2.3 保险柜或抽屉钥匙必须由专人专管，不可随意丢掷或随意转手他人保管。 2.4 印章专管员因事外出时，须将印章移交至临时印章专管员处，并邮件发送通知知会相关部门。 2.5 印章如遇损坏，影响使用效果时应及时报告行政部负责人，行政部视情况做出相应处理。印章如有遗失，必须立即报告行政部负责人，以便采取紧急措施。遗失公司行政章、法人章、财务章、合同专用章必须到公安部门报备。 2.6 经确认作废的印章由使用部门提出“印章作废申请表”，经审批后，将作废印章交回行政部封存。公司行政章、法人章、财务章、合同专用章的作废都必须到公安部门报备。 五、印章的使用 1、申请 需使用公司行政章、法人章、财务专用章、合同专用章时，使用部门须填写“用印申请（审批）表”，由经办人持单与需盖章的文件一起交所属部门主管审核。其他印章使用不需填写“用印申请（审批）表”。 2、审批 2.1 公司行政章申请：由副总经理审批 2.2 法人章申请：由法定代表人审批。 2.3 财务专用章申请：由财务部负责人审批 2.4 发票专用章申请：由财务部负责人审批 2.5 合同专用章申请：由副总经理审批 2.6 员工因个人事情要求加盖行政章的，必须由所在部门负责人签署意见，然后根据事情性质送有关职能部门审核。涉及重要的事项可能会引起不良后果或其它无法预料的情况，必须上报有关领导同意后方可用印。 3、盖章 3.1 公司行政章、法人章、财务专用章、合同专用章须由分管审批领导在“用印申请（审批）表”签字确认后，才能加盖。否则印章专管员有权拒绝用印。如遇分管审批领导出差，经办人须在印章专管员在场的情况下进行电话请示，请示同意后可以盖章。审批领导返回后，1个工作日以内，经办人必须完成补签手续。 3.2 盖章时，由印章专管员盖章，或经办人在印章专管员监督下盖章，严禁将印章带离印章专管员办公位。加盖“合同专用章”时，必须审核合同原件是否经相关领导签名后才能加盖。 3.3 严禁任何员工私自将公司印章带出公司使用，若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人填写“用印申请（审批）表”，征得其部门主管同意，并经总经理批准，由印章专管员陪同前往办理。如确因印章专管员不便陪同的，经总经理批准，可将印章带离公司。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。 4.业务要求 4.1 使用