国际交流出访团工作流程方案.doc

国际交流出访团工作流程 目录 项目规划工作 材料准备工作 宣传工作 招生工作 签证工作 出团前期工作 送团工作 国外期间工作 接团工作 收尾工作 总结工作 项目规划工作 一、联系国外活动安排的合作方，彼此沟通后，制定初步出访计划，了解出访所需成本。 二、联系国内出访成员客户方，根据客户需要，调整初步出访计划，落实最终计划，包括出访时间、出访内容、出访人数、费用。 三、与双方签订协议。 材料准备工作 一、制定工作流程表，做好项目说明和预算 二、打报告给领导，说明项目情况 三、根据我们的活动主题，印好宣传册； 四、收集往期活动照片或者视频； 五、列出签证所需列表和注意事项； 六、请示领导确定带队老师，并为带队老师做好单位派遣函 宣传工作 一、将项目信息挂在中心网站上； 二、向招生对象发放宣传册，往期资料，本次活动主旨、内容； 三、请参加过的学生来做一次交流。 招生工作 一、填写报名表格，收取报名费； 二、召开所有家长第一次准备会议，告之签证所需准备资料，并劝说小孩子近期不要有离开上海的计划，以免和签证日期冲突； 三、收取签证资料； 签证工作 申请签证办理、保险购买的现金； 拜访一次签证中心确认签证步骤，预约面签时间； 购买保险，预定机票，拿到住宿证明； 四、按领事馆要求将所有签证材料备齐，每人一个文件袋； 五、通知所有家长签证时间，地点，注意事项； 六、带领家长孩子去面签，提前半小时到达做简单面签培训。 出团前期工作 一、跟进签证工作，随时留意签证结果； 二、取回护照并打开检查，按要求准备好出入境材料（护照复印件、邀请函、机票预订单、派遣函等）； 三、订做队服、横幅、营帽，购买统一背包，背包上做明显标志； 四、安排好在国外期间摄影工作； 五、根据不同活动的需求准备需要的特殊物资（画板、画笔、颜料、服装、道具等）； 六、制作团员手册、团员备忘卡、医疗委托书； 七、出发前全体家长会议（告知出发时间、地点、报平安方式；发放团员手册；收集团员身体信息、紧急联系电话和应该注意事项；签订医疗委托书；） 送团工作 一、和国外接待方接洽好接机时间、地点，接机人联系方式，告之接机牌内容以及带队老师联系方式； 二、提前3小时到达机场； 三、帮助团员开辟登机手续办理专道，统一办理，协调行李； 四、托运好行李和拿好登机牌后，在机场与横幅留影； 五、提早安排入关安检，拍下入关视频，可以让团员说说自己的心情； 六、和送机家长道别 国外期间工作 一、带队老师拿到住房表，注意学生安全，做好协调，每天给国内发平安短信，电子邮件发送照片和信息； 二、国内负责人每三天短信告之父母一次孩子情况，将照片和信息及时上传到微博； 三、如有突发情况，积极和地接方负责人联络，解决问题。 接团工作 一、提前十分钟到机场，等待家长和团员们； 二、安排好摄像事宜，拍下孩子们回来的感人场面； 三、通知消签时间和地点； 四、和家长沟通总结会相关工作 收尾工作 一、制作合照、光碟和证书； 二、做好决算上报财务； 三、结清所有款项； 四、准备好给家长看的账目表； 五、通知并召开总结会进行表彰，以及费用情况告知和发放发票； 总结工作 一、和带队老师讨论，得知此次活动具体情况后，写工作总结报告，归纳我们在活动中的优缺点，下次哪些地方需要改进； 二、做好汇报工作，重要资料归档，报废资料销毁； 三、写成通讯，尽量上媒体。 四、继续与各合作方保持友好联系 1