档案归档编号方法精要.doc

档案归档编号方法 1 凡是归档文件上有自带编号的，档案管理员沿用原文件编号。 2 凡是归档文件上没有编号的，档案管理员则根据下表方法自行编号。 序号 档 案 范 围 文件编号方式 卷宗编号方式 1 公司对内发文（决定、规章制度及流程等） NAPC-NW -2011-001 (公司缩写-内文-年份-序号) NAPC-NW-2011 2 公司对外发文（申请与政府机 关批复、报告和说明等） 大西洋 字[2011]1号 (公司缩写-类别-年份-序号) NAPC-WW-2011 3 公司接收的外部文件（行业标 准、流程或法规性文件）（没有自带编号的） NAPC-SW -2011-001 (公司缩写-外文-年份-序号) NAPC-SW-2011 4 部门发文（联系函、通知、申请与批复等） NAPC-YYF-001-110101 (公司缩写-部门缩写.发文-序号-年月日) NAPC-YYS-001-110101 (公司缩写-部门缩写.收文-序号-年月日) 部门缩写：技术部-JS 项目部-XM 采购部-CG 财务部-CW 预算部-YS 行政人事部-XR 例如：技术部发文 NAPC-JSF-001-110101 NAPC-YYF-W-2011 NAPC-YYS-W-2011 5 签订的合同或协议 DXYG2011001 DXYC2011001 DXYZ2011001 (公司缩写、合同类别、年份、序号) G-工程合同， C-采购合同 Z-综合合同 NAPC-HT-2011 6 会议纪要、记录 大西洋纪要[2011]1 大西洋纪要[2011] 7 部门会议纪要 大西洋部门纪要[2011]1 大西洋部门纪要[2011] 8 工程技术资料、计划、总结或预决算文件 NAPC-GSZL-001-110630 (公司缩写、公司资料、序号、年月日) NAPC-YYZLF-001-110630 (公司缩写、部门缩写.资料发、序号、年月日) NAPC-YYZLS-001-110630 (公司缩写、部门缩写.资料收、序号、年月日) NAPC-GSZL NAPC-YYZLF NAPC-YYZLS 9 图纸接收、发放 NAPC-JSST-00001 (公司缩写、技术收图、序号) NAPC-JSFT-00001 (公司缩写、技术发图、序号) NAPC-JSCT-00001 (公司缩写、技术出图、序号) NAPC-JSST NAPC-JSFT NAPC-JSCT 10 公司购买的各类软件或电子文件 NAPC-YY-R-2011-001 (公司缩写、部门缩写、软件缩写、年份、序号) NAPC-YY-R-2011 11 重大公司活动或招待活动的文书、音像资 料、荣誉奖项和题赠性资料 NAPC-YY-Z-2011-001 (公司缩写、部门缩写、综合缩写、年份、序号) NAPC-YY-Z-2011 12 公司采购的各类资产的使用说明书及维修 保养资料 NAPC-ZC -2011-001 (公司缩写、资产、年份、序号) NAPC-ZC-2011 13 图书资料 NAPCTS2011-001 (公司缩写、图书缩写、年份、序号) NAPC-TS-2011 14 公司各类证照、资质证书或许可证等 自带编号 “公司证照”或“项目” 15 人事档案 “姓名”或“工号” “在职”和“离职” 16 财务档案 “档案类别” “公司”和“年度” 技术服务合同编号方法：　　1.1一级编码：根据项目名称分类，一级编号代码由二到四个大写字母表示，大写字母是项目名称汉字拼音的第一个声母。重大合同编号应由综合管理部对项目简称代码进行明确规定，并发布给各部门予以执行。　　1.2二级编码：根据部门名称分类。根据部门名称分为“综合”、“人力”、“规划”、“技术”、“财务”，代码分别为ZH、RL、GH、JS、CW。　　1.3 三级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前三类的最小类范围内进行连续编号，编号代码为三位阿拉伯数字，从001自999分别连接至各二级代码之后;　　1.4编号举例：　　如公司签订的第一份技术服务合同，则其合同编码为： JSFW-JS-001　　2.管理类合同编号方法：　　2.1一级编码：部门代号。　　2.2二级编码：相应编号按下列括号中汉字表示。　　2.2.1.劳动合同（劳动）：包括所有劳动合同；　　2.2.2.固定资产管理合同（资产）：包括固定资产（含办公用品）采购、维修、维护等合同；　　2.2.3融资合同（融资）：包括借款合同或综合融资授信协议等合同；　　2.2.4其他合同（其他）：包括不能归入任何项目