如何传送有效率电子邮件.ppt

如何傳送有效率的電子郵件 張慧海 2007/7/26 課程大綱 身處這個垃圾郵件泛濫的時代 常見E-mail錯誤寫法講解 如何正確寫好E-mail 如何有效處理E-mail 案例討論 輕松一刻 這個垃圾郵件泛濫的時代 現代人無可避免的陷入了所謂的「無所不在的連結 」 的迷思 2. 電子郵件，包括手機、即時簡訊﹐這些科技讓我們可以即時的溝通，我們也自然而然的覺得必須隨時讓人找得到、必須回應每一件事情、必須立即完成每一件事情。所有人都因為這種不切實際的期待而工作過量、過度消耗自己。 錯誤1---無主旨 后果﹕ a. 嚇人一跳 b. 不易引起受件人注意﹐延誤處理時間﹐ 甚至被當作垃圾郵件（或病毒）直接 刪除 錯誤2---錯別字 后果﹕ a. 詞不達意（如果是合約﹐問題更嚴重） b. 顯示文字功底不深 c. 暴露個性上的粗心大意 錯誤3----不分段 后果﹕ a. 收件者腦袋發大﹐不想看 b. 不想看﹐當然也就不會回復 c. 被直接刪除的可能性最大 錯誤4---語氣夸張 表現﹕頻繁使用粗體字﹐感嘆號﹐紅色字 后果﹕ a. 反映出寫信者EQ不穩定 b. 讓收件者覺得對方張著血盆大口在吼叫 c. 不良情緒傳染給收件者﹐影響處理效率 錯誤5---附件一堆 后果﹕ a. 反映出寫信者無任何歸納能力﹐只會 提供原始數據給人參考 b. 收件者根本不知發信人想表達的意思 c. 結果也是十有八九被當垃圾郵件﹐ 直接刪除 錯誤6---發信給不相關者 后果﹕ a. 浪費別人時間﹐經常這樣﹐別人會認為 來自你的信件﹐ 通常都可讀可不讀﹐長此以往﹐你的信都會被排在 最后處理 b. 因為有很多收件者﹐所以每個人都以為另外的人會 回復﹐結果就是無人回復 c. 請不要輕易按全部回復按鈕﹐更不要出現To:華騰電子 Cc﹕乾坤科技 的信件 錯誤7---喜歡副本給高階主管 后果﹕ a. 浪費主管時間 b. 引起收件者反感 c. 讓主管覺得你缺乏水平溝通的能力﹐ 只會垂直溝通 錯誤8---意思含糊﹐制造歧義 后果﹕ 讓對方看得一頭霧水的同時﹐自找麻煩 如何正確寫好E-mail---1 除了避免以上8大錯誤外﹐記得以下几點﹕ a.最容易閱讀、理解、與回覆的信件， 最吸引我的注意 1). 每一封電子郵件的內容大約在8到12句的範圍內 2). 超過20個字就應換行 3). 如果超過3行必須空行 如何正確寫好E-mail---2 b. 收件者﹕ 1). 收件者要盡量少﹐不要給不相關的人 2). 請對方幫忙時﹐不要副本給對方的主管﹐除非你 認定這個人不會幫忙﹐需要他的主管監督 3).請對方幫忙時﹐可副本給自己的主管 4). 向對方致謝時﹐記得給對方主管 如何有效處理E-mail---1 1. 先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50％的郵件。 如何有效處理E-mail---2 2. 開始迅速瀏覽其餘的每一封信件內容，除非信件內容是有關近期內（例如2星期內）你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25％的信件。 如何有效處理E-mail---3 3. 現在你的信箱應該只剩下25％的信件，但是並不表示你必須全部保留剩下來25％的信件。你必須判斷這封信件： a. 是否與你現在的工作內容有關 b. 是否有提到你必須完成哪些事 c.是否有說明應達成什麼樣的目標 d.是否有列出可使用的資源 如何有效處理E-mail---3 如果不符合以上的條件，就直接刪除或是回覆給寄件人，請求對方盡快回覆以上的問題。 經過以上三個階段的步驟，你應該可以成功的刪除90％的信件。 案例討論----溝通的迷思 公司某單位來了一位新人，該單位經理發了一封介紹新人的 email給在同一樓層的同事。