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电子文件归档与管理 海南师范大学信息学院周瑞琼 2011-6-16 电子文件归档与管理 一、电子文件的概述 二、电子文件归档管理 三、电子文件行业标准介绍 一、电子文件的概述 (一)电子文件的含义 (二)电子文件的种类 (三)电子文件的产生 (四)电子文件特性 (五) 电子文件的相关概念 (一)电子文件的含义 文件的定义： 指国家机关、社会团体、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种文字、图表、声像等记录材料。 (一)电子文件的含义 电子文件与电子档案 电子档案： 是具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 国际档案理事会电子委员会1994年和1995年对全世界100个档案馆关于电子文件管理问卷的调查显示，凡作为“档案”接收和保存的电子文件，这些档案馆均称其为“电子文件”，而不称“电子档案”。 (一)电子文件的含义 电子文件时代档案和文件的区别应该说还是存在的，因为不是所有的电子文件都会归档作为档案保存的。在电子文件大量产生的条件下，电子文件不可能杂乱无章地保存，必须根据内容、保管期限、密级等因素建立逻辑或物理的联系，所以不应盲目地在电子环境下混淆二者的界定。 电子档案概念可定义为“具有保存价值的已归档的电子文件”，它不仅包括了具有凭证价值的电子文件，也包括了与这些电子文件有关的支持软件、参数和其他相关数据。 (二)电子文件的分类 1.按计算机文件格式分： （1）文本文件（Text，代码为T,*.txt）见文件实例 （2）图形文件（Graphic，代码为G,*.gif)用计算机辅助设计或绘图软件获得的静态图像文件。（如工程图纸） （3）图像文件（Image，代码为I ,*.jpg)用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件 。（数码照片） 2.按作用类型分： ——草稿类电子文件(R)，以纸质文件为主，一旦纸质文件发布后，通过打印起草的电子文件还具有查找作用，现在多数不保存； ——辅助类电子文件(U)，为提高办文效率，先发电子文件，后发纸质文件，这类电子文件具有参考价值。现在是当收到纸质文件后对电子文件随意修改、删除； ——正式电子文件(O)，有的单位实行无纸办公，通过网络只发电子文件，不发纸文件或将电子文件打印到纸张上作辅助类文件。 电子文件性质代码： R—草稿性电子文件； U—非正式电子文件； O—正式电子文件； N—无纸电子文件； T—文本文件； I一图象文件； (三)电子文件的产生 1.办公领域中电子文件的产生 2.生产领域中电子文件的产生 3.电子商务中电子文件的产生 1.办公领域中电子文件的产生 （1）办公自动化系统 如海南师范大学的办公系统。 （2）网络环境下的电子政府 政府信息服务系统、国家公安与执法网络、政府的电子邮件系统、用电子方式提供政府福利 2.生产领域中电子文件的产生 事务型、管理型、辅助决策型 计算机辅助设计与制造（CAD/CAM） 如海南师范大学的教务管理系统：学生档案，课程档案，教师档案。 3.电子商务中电子文件的产生 电子商务中的网络交易合同 电子商务中的电子支付 （四）电子文件的特性 1.电子文件是数字化信息技术的产物。电子文件是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。而在计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均是以数字编码0或1的形式存在。???? 计算机录入汉字的方法有多种。如键盘录入法、扫描录入法、语音录入法、手写录入法等。电子文件从一个载体复制到另一个载体，或者从一台计算机传递到另一台计算机，实质上是在计算机内进行数字信号的传输处理。只要技术方法得当，就可以完全恢复到与原信号一样。所以可以做到复制后得到的电子文件与原来的电子文件无任何区别。 ? （四）电子文件的特性 2.电子文件对设备的依赖性。电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着。 其对设备依赖性主要体现在： 一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。 不同软、硬件环境形成的电子文件载体，有时难以互换。? （四）电子文件的特性 1.电子文件信息的非直读性 2.多种信息媒体的集成互动性 3.逻辑上的自由组合性 4.信息存储的高密度性 5.物理空间的自由移动性 6.信息共享性及不安全性 (五）电子文件的相关概念 背景信息 指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 元数据 指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 电子文件的背景信息和元数据 (五）电子文