第5章笔头沟通技能.pptVIP

第5章 笔头沟通：报告写作 本章基本要点 笔头沟通的作用、类型、特点及局限性 受众导向的信息组织原则 笔头沟通的语言组织和逻辑、结构 笔头沟通的写作过程 5.1 案例分析 案例分析 就P107的案例5.1，讨论案例后面所附的三个问题。 5.2 笔头沟通的作用和类型 笔头沟通的作用 (1) 信息易于记录和永久保存 (2) 使不在沟通现场的受众能得到真实的信息 (3) 信息传递速度快 (4) 可以更多关注细节方面的信息 (5) 比口头表达采用更为精确的用词 5.3 受众导向的信息组织原则 笔头沟通的重要前提——对受众的分析 受众导向的文字组织原则 （1）受众对信息的第一反应会是什么 （2）受众到底需要多少信息 （3）以何种方式编辑信息以激发受众兴趣 如何让受众对信息感兴趣 用主体句或首段显示信息的重要性和相关性 把应付诸实施的内容尽量简化 对信息内容的实施，设定可行的截止日期 信息越短越好 分析受众到底需要多少信息 受众对于讨论主题知道多少 受众对信息主题的常识来自平时阅读还是个人经验 要受众接收你的观点，他们需要你提供哪些信息 如何编辑信息以激发受众兴趣 站在受众的立场为他们提供积极信息 向受众提供你们共同的经历、兴趣、目标和价值 观，用一致的感觉加强说服力 注意受众对于文章的语言、结构和格式的偏好 5.4 笔头沟通的语言组织逻辑和结构 笔头沟通的语言组织逻辑： 运用演绎、归纳等推理方法，建立在论证、论据及结构的有机结合的基础上组织信息内容。 (1) 最高层次逻辑 (2) 中间层次逻辑 (3) 基础层次逻辑 5.5 笔头沟通的写作过程 （1）收集材料 文献材料 第一手调 查材料 （2）组织观点 观点分组 选择观点和 素材 归纳标题 论据和结论 编排 （3）提炼材料 概括主要 观点 选择论证材料 快速说服对方 惜字如金 （4）起草文稿 电脑写作 一气呵成 避免边改边写 不拘泥写作顺序 （5）修改文稿 注意时间间隔 层次性修改 写作过程的五阶段图 5.6 报告的书写 报告的概念 报告是一种搜集研究事实的人与由于某种目的而要求看报告的人之间的信息或建议的交流形式。 报告的最终作用通常是作为行动和决策的基础。 报告的类型 形式：口头、示范、信函、便笺、表格、多页文件 长度：短报告和长报告 语气：非正式、一般和正式报告 内容：工程、财务、营销、事故报告 时间或进度：每日、每周、月度报告 重要性：日常、特殊、紧急报告 写作风格：叙述、说明、评述、图画式和统计式 流通范围：办公室、公司、公共报告、私人报告 成功报告要具备的条件 （1）报告内容应该统一 （2）报告内容应该完整 （3）所有的信息应该准确 （4）基于逻辑分析和材料分类的写作 （5）内容表述方式应使计划清楚 （6）报告写作风格应简单精炼，便于阅读 （7）尽量使所有可能的读者都易于了解 Prerequisite: writing report for your leader Understanding and Thinking Preparation Handouts (Skeleton) Style and Expression Process of report writing Skills Attentions Conclusion 报告写作的基本要点 Understanding: 听取领导的要求； Thinking: 结合自己理解，再与领导沟通 Viewpoints: 高屋建瓴、领会意图、提炼核心、把握主要思想 Evidences: 平时积累、资料收集、建立数据库、归类整理 Structuring: 正叙、倒叙、插叙、演绎、归纳、例证（枚举）、反证（排除） 1. Understanding and Thinking 2. Preparation for Writing 思想准备：一般提前1-1.5个月做准备 材料准备：根据领导意图，平时有心收集 材料，丰富数据库，让办公室 起枢纽作用 明确性质：阶段性、半年、年度报告 明确受众：谁来听报告 明确目的：老总要讲什么？达到什么目的 和期望？ 3. Outline Layout 设计报告框架思路 ——确定标题和主体 ——可以由一个班子来讨论 题目设计 报告题目、一级子标题、