第四章﹒邮件收发.ppt

第四章 邮件收发 1、收进邮件 2、寄发邮件 收进邮件 邮件的种类和初步分拣 邮件的拆封 注明邮件日期 进一步分拣 邮件登记 邮件的分发和传阅 几种邮件的处理 上司不在时邮件的处理 邮件的种类和初步分拣 在日常工作中接收到的邮件主要有信件(包括附件)、账单和结算单和传单、报纸和杂志等。 初步分拣 1、明白邮件的大致种类，这会使初步分拣工作变得简单： 2、必须把私人邮件和商业邮件分开； 3、把办公室内部邮件和外面的邮件分开； 4、牢记住把优先考虑的材料放在一起，包括邮局投递、专人传递的邮件和电子信息； 5、如果所在公司还有其他种类的邮件，如订单或者收据等，就应该使用一些分类工具，如分类架和分类盘。 邮件的拆封 不能拆开标有“亲启”、“必威体育官网网址”等记号的邮件，除非上司授予秘书这样的权力；如果无意拆开了不应该的拆的邮件，应该立即在邮件上注明“误拆”字样，并封上邮件。 如果接收邮件是报刊、小册子等印刷材料，拆封时要注意整洁，一般应把邮件上的所有包装纸除去，并要把来件理齐摊平。 拆邮件时，要在邮件底部轻轻敲击几下，使邮件内的物件落到下面，以防让信笺等物留在信封口的边缘。以免支票和重要物件被剪坏，给工作带来不便。应该使用开封刀或者用自动拆封机开启邮件，小心取出邮件，并仔细检查邮件内的物件是否全部取出。 邮件上注明的附件，必须核对清楚。如果缺少附件，应该在邮件上注明，最好用环形针或订书针固定在邮件上。 注明邮件日期 邮件收到后，一个很重要的事情是注明邮件日期。可以用笔或者自动日期盖章机记下收件的日期和时间。不要小看了这道工序，因为在法律等部门收件日期和时间往往是至关重要的。如果手头没有这些装置，那么就应当用笔签上“收到日期”。在有些办公室里，仅用数字形式注意日期亦可。 进一步分拣 收到的邮件可以按照各部门或者各单位分门别类地进一步分拣。这些分成堆的信件在核查无误后，才能送往上司办公室或者分送各部门。 区别来件的轻重缓急，以便于上司或其他行政官员可以先阅先办最重要的邮件，如电报、挂号信或专递信件。应该将这些邮件放在其他的邮件上面(注意：可以备有急件、要件、例行公事、广告等专用邮件夹来将邮件归类)； 不能拆封的私人邮件和机密邮件应该送交本人及有关人士； 重新检查所有邮件的包裹物，以免东西遗漏在包裹内。 邮件登记 在收件的处理中，登记也是十分重要的一个环节。一般的策略是建立一个登记簿，把所有重要的邮件登记在这个小本上，而将广告、报刊等印刷品类的来件略去。 样表是一个简单的登记表，列有一般的登记项目：收件日期和时间，发件日期，发件人及其地址，内容摘要，及邮件的处理和去向。 建立登记表进行登记的目的有两个：一是收发邮件有误的可以作为核对依据，二是可以作为回复邮件的提示条。 邮件登记样表 邮件的分发和传阅 邮件的分发 邮件经过进一步的分拣以后，基本上可以分为两大部分：一部分是需要呈交上司的邮件，一部分是需要呈交他人的邮件。这两部分应该分别对待。 邮件的传阅 呈交上司的邮件 应该千方百计赶在上司进办公室之前把收到的邮件准备好，或者在上司到办公室后不久准备好。 如果以前的保存在档案中的邮件与现在这封邮件有很大的联系，要把两者放在一起。 根据重要程度整理上司的邮件，最重要的放在最上面。电子广告商也经常使用快速传递手段，必须把这些材料与特别紧急的信件分开。 征询上司的意见是否需要对邮件进行归纳和评述。如把长信中重要的地方标出来，或者是把有用的地方记下来。如果是一封请求上司在宴会上发表讲话的信，也许需要秘书在信的空白处标出时间、地点等信息，并指出与其他约会是否有冲突。 可以使用黄色笔标出重要的词，这样复印时就不会留痕迹。 要注意是否允许在邮件上写字或者做记号，在得不到许可的情况下，贴一张自动粘贴或可以移动的小条。 呈交他人的邮件 应该把办公室因没有得到通知或者没有别人帮忙而无法处理的邮件以及应该转交给其他人的邮件分开放好。 在邮件上贴上便利贴，其上可以写上希望某人采取什么样的行动，如：为你提供信息；要你采取措施；征求你的意见；请转交；请交回；请和我一起审核；请存档等等。 检查要求采取的行动，把提示条贴在收到的邮件上，把邮件交给应该转交的。 邮件的传阅 如果邮件要给好几个人看，使用标准传阅顺序提示条或者按样表方法设计一个传阅顺序提示条。如果你使用的提示条上面已经有名字，在这些名字前按每个人必须收到的顺序加数字1、2、3等。每个人都必须在看完邮件之后签上自己姓名的缩写字母或者划掉自己的名字，然后再转交给下一个人，并且注意不要拿掉邮件上面的提示条。 如果公司使用的是各部门之间通用的邮件登记表，可以按每个人的收看顺序把名字写在登记表上，每个收阅人在看完邮件后都划掉自己的名字，然后