职场类〔一〕公文概述.ppt

三、公文的作用 （三） 公文的组成结构和印制规范 体现公文的完整性、规范性、权威性。 公文一般由文头（眉首）、正文（主体）、文尾（版记） 三部分组成。 文件名称要求： 用醒目、整齐、庄重的字体套红印刷，推荐使用小标宋体。 盖印的方法 骑年压月，上大下小。 特殊情况说明： 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，就采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 附 注 公文的附注是指公文需要说明的其他事项，包括阅读范围、印发传达范围，可否登报、刊等内容。 附注一般置于“落款”下方的左边，主题词之上。 注意：请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 文尾(版记)部分 公文的版记部分由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、印发份数组成。 主题词 主题词是用以揭示公文主要内容并经规范化处理的名词术语 。 主题词表的构成 现行公文主题词表共分三层，第一层是对主题词区域的分类。第二层是类别词，即对主题词的具体分类。第三层是类属词，即类别词下所属的各个词汇。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标注。 一是主题词的标引数量最多不超过5个。 二是主题词的标引顺序是：类别词+类属词。 三是若文件的内容涉及到两个类别，则应先集中对一主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引，可标为“类词1十类属词1十类别词2+类属词2”。 主题词的标引方法及注意事项 四是在标引主题词时，先标反映文件内容的主题词，再标反文件形式的主题词。 五是根据需要，可将同一区域或不同区域中不同类别的主词进行组配标引。 六是当主题词表中找不出准确反映文件主题内容的类属时，可只标类别词；如果在整个主题词表中都找不到能准确反映件主题内容的类属词时，可自定词目代之，必须在自定的类属词标注“*”符号，但是上行文不得使用自定词目。 主题词的标注形式 “主题词”用3号黑体，居械顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体，词目之间空一格，不用标点符号。 抄送机关 抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。应当使用全称或规范化简称、统称。 抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。 抄送机关顺序同主送机关，如主送机关移至主题词下（会议纪要），标识方法同抄送机关。 印发机关及印发日期 印发机关一般是制发公文的机关里的秘书机构，标出这项内容以示对印制公文负责。 印发时间是指印发该份公务文书的时间，可以是成文时间，也可以与成文时间不一致，稍晚些。 信函式格式 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐使用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条武文线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行距中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从版头文件格式要素说明。 会议纪要格式 会议纪要标识由“××××会议纪要”组成。其标识位置：上边缘至版心上边缘为25mm。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从版头文件有关规定。 六、行政公文写作要求。 （一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。 （二）情况属实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不由，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。 （三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。 （四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层“（1）”。 （五）必须使用国家法定的计量单位。 （六）用词用字准确、规范 文内使用非规范化的简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 （七）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余均应使用阿拉伯数字。 一、行文的总的原则 (一)必要性和实效性问题 《办法》第十三条明确规定：“行文应当确有必要，注重效用。”《条例》第十一条规定：“行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。” 标注形式 如 机密★15年 绝密★ 2011年9月1日8时前 标注要求：“绝密”、“机密”级公文应当标明份数度序号。 紧急程度 传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件；电报分特提、特急、加急、平急,同时在信封上标明。 比较常见样式：标题中加“紧急” 特别说明：