有效管理工具之一计划时间管理.ppt

请思考一下你是否有如下情况： 你是否认为计划赶不上变化？ 你是否感觉到你的工作环境太乱了？ 你是否想做一件事，比如健身，却总没开始或找不到时间去做? 你是否感觉到每天都有做不完的事？ 如果有以上情况，那么你知道你每天都在做什么吗？ 打扰 （电话或没有预约的接待） 不知道重要性次序 没有目标、次序和计划 要求职工同一时间完成多项工作 个人缺乏组织能力 缺乏自律 会议 资料不完整或有所延误 文书工作和繁文缛节 分不清责任和权力 面对无穷的杂事，我们怎么办？ 第一：要学会区别不同的事务，在有限的时间里做最重要的事。 这里我们提供一个简单的事务分类工具。 第二：要学习一些方法，避免不必要的打扰。这里提供一些小窍门。 第三：要学会利用计划工具，统筹你的时间。 面对这样的工作状态， 你应该怎么办？ 小窍门之一：把等待时间转化成资源 现在是10点45分，11点有个会议，这十五分钟我做点什么？ 上班坐公车需要1个小时，这一个小时我除了提高警惕防小偷外能做点什么吗？ 去银行办事，领号之后要排半小时队我除了心急火燎地看着那个该死的号码牌外还能做点什么吗？ 小窍门之二：停止煲电话粥 如果是为了娱乐和消遣，那就煲吧 如果是为了联络感情，那继续 如果是为了讨论晚上吃什么，在哪里吃，哪个小摊上的烤肉便宜一毛钱，说到自己都想不出说什么了，还恋恋不舍的话，请面壁去吧 关于电话 你总有这种错觉，不管来电者想要做什么，他的需要都比你当时所做的事来得重要。 良好的电话交谈技巧，有几个简单的方法： 暗示他谈话即将结束，尽量简短扼要。 提到您有时间限制时，就说待会儿得开一个会，开会之前有一分钟的时间，问对方还需要什么帮助吗? 坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板要我几分钟之内到达他办公室，明天见。 小窍门之三：清理桌面 归类，以自己熟悉的方式归类 定位，以自己熟悉的方式定位 配件放在一个盒子里面，在家里也一样 无意义的文件看一遍都嫌多，既然已经看了，扔了吧 定期淘汰 小窍门之五 学会拒绝 可以有拒绝的理由，但不必每次都要有理由。 拒绝太慢反而会造成抱怨太多。 害怕冒犯某人——想好借口，当然越实话越好。 小窍门之六：速战速决 这件事令人感到为难， 但是它非做不可，因此我将立即做完它，以便尽早忘掉它。 养成速战速决的习惯 将事情切成好几块小块任务，快速地完成每一块的任务 完成最关键的部份，让事情看起来像做完 80% 一般 以后，经常反省自己： 1、我做了什么根本不需要做的事？ 2、我做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？ 3、我做了什么耗时过长的事？ 4、我做了什么会浪费别人时间的事？ 面对这样的思考， 如何把工作做得更好？ 工作计划是最重要的效率工具 首先请大家回答一个问题： 什么是工作计划？ 可能的答案 答案一：工作计划是一个按步就班做事情的时间表。 答案二：工作计划是一个为完成工作必需的预算表。 答案三：工作计划要描述工作任务与任务完成人之间关系。 问题在于工作计划的核心是什么？ 工作计划绝不仅仅是预算表和工作安排 工作计划为工作相关人准备的一个论点 这里有必要解释一下什么是论点？ 一个论点是一系列在逻辑上相关的陈述，每一个陈述都是依照逻辑顺序，根据前一个陈述得来的，一系列关联的陈述组成了整个论点。 作为一个论点的工作计划： （1）有一个问题，或者多个问题（选择逻辑的理由）； （2）他们需要一个解决方案； （3）工作计划是一个解决方案。 工作计划的结构和内容 摘要； 简介和背景（问题）； 目标和目的（成果）； 资源和限制（投入）； 解决方案和行动（从投入到成果）； 附录（预算，时间表和其它）。 摘 要 在最后写这个部分，并确保它是一个总结，而不是一个简介。最佳的长度是一个或两个段落，涵盖半页。 简介和背景信息 简介大家都明白，关键在简。 背景信息很重要，它不应该成为一个长期分析或历史描述，它只应该提供在时间段内所选择的目标的理由，告诉大家有那么多的问题需要解决，你为什么选择这个问题。 目的和目标 目标和目的是不同的。 目的是广泛和在一般情况下，解决已确定的问题，目的永远无法达到或核实达到，因为它不是具体的，有限的，或可以核查的，目的可以指向目标。 目标是具体的，是有限的，有完成日期，并可以验证的。目标是衍生或从目的中产生的。 目标选择注意两点 一、工作计划目标并不需要涵盖所有需要解决问题，而只是计划期内的具体要解决的问题 二、工作计划目标应成为行动及相关费用的理由 资源和制约 资源包括工作人员和其他人员（如志愿者），合作伙伴（组织和个人），顾问，土地，资金，物资，设备，其他存货，买卖或交易，任何可以调动和达到既定目标的资源。 制约部分应查明任何限制或达到目标必须克服的障碍，