提高办公效率更改Visio默认设置.doc

【IT专家网独家撰稿】跟其他应用软件一样，Visio会有自己的一些默认设置。但是在实际工作中，用户会发现这些默认设置往往不适合自己的需要。如果每次使用Visio时，都需要手工去更改这些参数，显然会比较麻烦。笔者使用Visio的频率是比较高的。为此笔者在重新安装Visio之后，第一步就是更改Visio的默认设置，以提高自己后续的办公效率。各位读者或许也有这方面的需求，笔者在这里就给大家总结一下。 　　一、合理设置最近使用的文件列表。 　　在Visio中，点击“文件”，在下拉列表中的最下面有一个“最近使用文件”的列表。在这个列表中，显示的是用户最近使用过的文件。用户如果需要第二次使用这个文件时，只需要直接点击这个文件即可。这大大方便了用户的操作。不过需要注意的是，这也会造成用户信息的泄漏。特别是当员工给客户展示Visio文件时，有可能会在这里泄露企业的客户信息，从而给企业造成不利的影响。可见，这个最近使用的文件列表是一把双刃剑。一方面能够方便自己的工作，另一方面又会带来比较大的安全隐患。为此这个参数的话，需要根据用户的实际情况来进行设计。默认情况下，这个参数是9。即会保存最近打开的9个文件信息。当然，用户可以根据自己的需要来更改这个参数。 　　当用户需要更改这个参数时，可以点击工具栏上的“选项”按钮，然后再打开的对话框上选择“常规”选项卡。如上图所示，在打开的选项卡上可以看到有一个“最近使用的文件列表”参数。用户只需要更改这个参数，就会影响到文件列表中的最近使用文件列表信息。如果用户不需要让其他用户看到自己以前打开的Visio文件，那么可以将这个参数设置为0。默认情况下软件使用的参数是9，也是Visio能够支持的最大的列表数字。 　　在设置这个参数时，用户最需要关注的就是如何在“便利性”与“安全性”之间取得一个均衡。通常情况下，如果在企业内部使用的话，可以将这个参数设置的大一点，以方便后续的工作。但是如果需要给其他用户进行演示，又不希望这个最近文件列表泄露一些比较机密的信息，那么最好将这个参数设置为0(即不保存最近使用的文件信息)，从根源上杜绝这个安全隐患。 　　二、设置默认的工作文件夹。 　　工作文件夹是Visio中很重要的一个内容。像一些图形、模板等等默认情况下都是保存在这个工作文件夹下面。为此设置一个合适的工作文件夹的位置(如要保证有足够的空间，最好不要将工作文件夹中的内容放置在不同的分区上)就显得尤其的重要。具体的来说，在设置默认工作文件夹时需要注意如下内容。 　　1、如果内容比较多时，为了有哪些信誉好的足球投注网站的方便，可以为不同的类型的内容单独设置存储文件夹。如笔者由于日常的工作经常要与Visio打交道，为此需要用到很多的模板、绘图、形状、加载项等等。如果将它们都存放在一个单独的文件夹中，对于后续的查询与管理会非常的不方便。如果各位读者也遇到这种情况的话，那么可以分门别类的将他们存放在单独的文件夹中。不过需要注意的是，在进行这么操作时，需要根据文件类型来进行分类。通常情况下，可以将Visio的文件类型分类如下七类：我的形状、模具、模板、绘图、帮助、加载项、启动。当然如果内容比较少的话，没有必要为每一个文件类型设置一个单独的文件夹。这反而会增加管理的工作量。如果需要进行这个操作的话，只需要单击相应的“浏览”按钮，然后通过浏览列表找到这个文件类型的文件夹。系统在下次启用的时候，就会自动将这个文件加当作默认的工作文件夹。 　　2、如果默认工作文件夹放置在网络上供大家分享，此时最好在本机上也作一个备份。如公司为了提高品牌影响，一般要求员工在制作Visio文件时要采用统一的模板。而不同类型的文件使用的模板也不同。为了满足不断变化的工作需求，也会不时的有新的模板出来。为此笔者会将这个模板文件夹放置在网络上。不过笔者也会要求员工在自己的主机上也备一个副本。也就是说，对于模板这文件类型，可以在Visio中多添加几个文件夹。第一个文件夹(即默认的文件夹)为网络上的共享文件夹。如果这个共享文件夹因为某种原因(如网络故障)变为不可用时，Visio就会使用列表中的下一个文件夹(即本地的文件夹)。这即可以实现资源的共享，又提高了工作效率。 3、在重新调整工作文件夹时，需要特别提醒一点。为特定文件类型指定的文件夹会是Visio有哪些信誉好的足球投注网站任何该类型文件的第一个位置。当Visio无法在这个指定的文件夹中找到所需要的文件时，软件将会在“我的文档”文件夹、UserName文件夹中去查找特定的文件。这跟操作系统的环境变量有点类似。 　　根据笔者的经验，设置合适的默认文件夹能够提高Visio的工作效率。各位不妨试试看。 　　三、设置背景颜色。 　　在实际工作中，出于美观以及其他原因的需要，可能要更改Visio窗口的颜色。如需要将背景色从单一的白色设置为一种从白色到蓝色的渐变色，就