不同层次总经理助理的工作职责和素质要求.docVIP

不同层次总经理助理的工作职责与素质要求 “总经理助理”，历来是个颇值玩味的职务。从理论上看，这一职务 似乎总有点外延界定不周之嫌，盖因但凡企业、公司等营利性组织之员工，从 广义上看，均对该组织及其行政总裁——总经理有不同程度、不同功能之助益， 因此，在各种广义的“助益性”职务之外更单设一总助之职，有否必要？若有 必要，则其所“助”之人、所“理”之事又有何特异之处？似乎很难一言以蔽 之。 然而，若从商务应用实践出发，这一常规职务却仍然很有市场，既存 在，则必有其合理之处。但是，正是由于对此职务从来就不曾有过业界通行的 “定义”或“标准”（不像“会计”或“程序开发员”这类功能清晰的技术性 职务），所以它也是最容易陷入“万金油”尴尬境地的职务之一。在此，本人 试图在自身目前之视野范围内对这一职务加以理解与阐述，或有不妥之处，敬 请海涵。 欲周延、清晰界定这一职务，必先剖析其含混之来源。总的来说，这 一职务给人印象上的混乱主要来自于大家对其字面含义的片面理解——即主要对 “总”与“助”这两个字的理解。首先，大家对“总”的理解可能有两种：一曰 “老总”，即其所助之人为总经理、最高行政和业务负责人（工作对象）；二曰 “总括、总领”，即其所理之事往往带有某种全局性和综合性（工作内容）。而 中国人一旦谈到“总”字，则往往带有权力上的“至高无上”和职能上的“无所 不包”的隐含意味。然而，一旦某个事物“至高无上”且“无所不包”了，则又 很难再界定清晰了。其次，“助”本身也是一个用法较抽象的字眼，从哪方面来 “助”，“助”到何种程度，如何判断“助”的结果是“益”还是“损”，这些 更重要的内涵，并不能为“助”的字面所明示。因此，若仅从字面上理解，“总 经理助理”（或其简称“总助”）给人的直观感觉就是一方面直接服务于组织最 高负责人、协助或代为管理某些带有全局性或综合性的事务，地位超然，所辖甚 广；另一方面，究竟协助老总做些什么，似乎又总是无法准确界定，以致于即便 描述得最详尽、最具体的“总助”岗位职责，也总是要加一个兜底条款——“总 经理交办的其它工作”，以凸显这个岗位工作的较高机动性。那么，您也许不禁 要问，难道“总助”的概念就非得一直这么模糊下去吗？我想，应不至于，其混 乱的症结，其实正在于对其岗位职责的界定和具体描述。只不过在这个界定和描 述的过程中，有些基本的技巧。 可以看到，如今一些企业的招聘广告中已经对不同职责范围、或曰不同 层次的总助作了某些具体要求上的区分（如：专业、职称、工作经验、基本能力 和素质等），但是，似乎还没有一个直观明白、干脆利落的划分。依我愚见，莫 若直接将过往的笼统称呼“总经理助理”一分为三——秘书型总助（基层）、谋 士型总助（中层）、副总型总助（高层），以提高招聘效率。 所谓秘书型总助，径称“总经理秘书”即可。从岗位级别来说，应属基 层管理岗位，直接服务对象虽为总经理，但其编制应在总经办或行政管理部门。 从管理职能来说，其更倾向于执行和沟通层面，由于其本属基层员工，因此在工 作过程中与其它部门或员工应为平行关系，不应因直接服务老总而地位“暗”升， 以“上级”自居。从工作内容（职责范围）来说，更倾向于事务性或普通技能性 工作，具体工作内容的侧重常视公司及老总实际需要而不同。如在外向型贸易公 司，秘书型总助可能是以语际翻译和沟通为主；在政企合一的国有企业里，秘书 型总助可能要承担更多的文件起草和例行公关职责；而在一个销售主导型企业里 ，秘书型总助则可能会协助总经理进行一些基本的销售管理和大客户维护工作。 有一点几乎是可以肯定的：秘书型总助的人身依附性非常高，也就是说他的工作 职责和内容，基本上由公司性质和老总偏好所决定，这种类型的总助也是最容易 （从习惯到性格）被老总所同化的一种。在不少暴发型的私企里，秘书型总助甚 至要兼管老总的一些纯私人事务，以致公私不分，实不可取。管理本是一个相当 宽泛的概念，秘书型总助的工作内容当然也包括一些基本的常务性管理工作，比 如老总的日程安排、会议管理、文档管理、公关事务管理等。但总的来说，这类 工作多半纷繁芜杂、琐碎机动，因此，对秘书型总助的最主要的能力和素质要求 一般有这么几个：细致耐心/有条理（因工作繁杂之故）、外貌端庄/气质佳/懂 商务礼仪（需经常陪同老总参加对外商务活动）、文笔好（代为起草各类重要文 件）、悟性强/外向善沟通和表达（为上传下达所必需）、服从性高/执行力强（ 将高层意图严格落实）