erp系统管理制度物资管理模块.doc

ERP系统管理办法 （物资管理模块） 二〇一三年十月 总则 为配合ERP系统物资管理模块的上线使用，保证系统的正常运行，特制定本管理办法。 本管理办法自ERP系统物资管理模块上线试用起开始执行，随着ERP系统的推行而逐步完善。 ERP系统物资管理模块包括物资需求、采购、库存、物资编码等子模块。 所有进入ERP系统物资管理模块的用户根据其岗位和工作性质的不同都有明确的授权，只能从事跟自己业务有关的操作。其账户和密码由个人妥善保管和维护，任何违法的操作在系统内都有记录，其责任将直接追究到账户责任人。 用户在执行业务流程时应采用系统提供的通讯方式或电话联系，保证流程的正常进行。必需了解本管理办法和具体操作手册的内容。 ERP物资模块正式运行后物资采购申请、采购业务（含发票移交等）全部在ERP系统中单轨运行，取消书面审批业务。（付款审批流程除外） K3系统原有仓库业务维持不变，ERP系统库存业务与K3系统保持同步。 公司各部门人员在系统中办理业务时要确保录入系统的各种数据信息准确无误。 库管员在物资下发时要及时打印实物交接单，按月汇总装订存档，以备查询。 需用部门在ERP系统中填写材料申请单时，要确保预过账项目准确无误且与K3系统相一致。 职责 物资采购部提供系统运行的基础数据，如库存表、物资编码明细、供应商明细、暂估物资明细、审批流程等内容； ERP项目核心组负责基础数据库存表、物资编码明细、供应商明细等信息导入工作，暂估物资由采购部各业务员依照采购订单的形式录入。 在系统投运后，物资采购部负责物资管理模块基础数据的维护和完善，并对实施中存在的问题提出意见和建议，经营管理部负责技术实施。 物资部根据授权及操作流程规定使用本系统处理业务，并对使用中存在问题及时以书面形式向经营管理部反馈。 管理内容 系统建立 ERP核心组在投运前将物资编码、库存信息，库位等基础数据导入系统；对系统材料申请、供应商询价、采购订单、入库等流程测试完善。 所有上述工作及结果均应在有关部门充分讨论的基础由ERP核心组以文档形式确定并经由审批、发布程序后方能实施。 系统维护 物资采购部指定专人负责对投运后业务流程及有关文档的管理、修订，对修订内容应及时形成文档、批准、发布、执行；信息中心配合负责技术实施。 如需新增物资编码，则由公司其他部门提出物资编码申请，物资采购部指定专人负责物资编码的创建和维护；其他基础数据的变更要求，ERP项目组定期组织讨论确定并执行修订，对修订内容应及时形成文档、批准、发布、执行；信息中心配合负责技术实施。 采购代码的创建和维护由公司各部门计划员定期完成，并按时汇总提交物资采购部。 系统使用 用户在“ERP”系统中必须遵守《ERP系统物资模块操作手册》的规定，结合实际业务需求进行，用户在系统中的任何操作均被记录，不能随意操作。学习使用ERP系统功能可以在ERP练习库中进行，可以随意操作。用户在使用系统中发现问题及时记录并向ERP项目组反映，任何疑难问题均由信息中心负责解决。 物资编码申请创建管理规定 填写物资编码申请单 物资编码在物资模块上线之前已经导入七千多条，这些编码不足以满足公司各部门申请材料时的需求，所以需用部门在有物资需求时还需要创建物资编码。物资编码申请流程是由需用部门申请，物资采购部物资编码管理员审批并完成创建。 “名称”文本框中填写需要申请物资编码的物资名称或者需要申请物资编码的用途； “审批流程编号”文本框需填写物资编码审批流； 零件行中的物资名称、型号规格、计量单位、物资大类、物资中类、物资小类、会计组要根据ERP项目组下发的“物资编码导则”来填写。 物资编码创建 需用部门在提交物资编码申请单之后物资部物资编码管理员必须在规定时间内（在考核细则中）完成物资编码的创建工作，以便需用部门及时填写材料申请单。物资编码管理员在创建物资编码前要确认零件行大中小分类、会计组等信息正确无误后；方可创建编码，若大中小类、会计组填写有误，则要对责任人对出考核意见。 材料申请模块使用管理规定 采购代码维护 ERP系统物资模块在上线之前已经创建了各部门所需的采购代码，各部门计划员负责定期维护即可，维护内容包括：1、采购代码按时申请采购；2、采购代码的有效期维护。具体操作流程如下： 需用部门有急需物资的材料申请单产生之后部门计划员在一个工作日内要完成申请采购流程，并且采购代码到期之前两个工作日内要完成采购代码的汇总申请采购流程； 需用部门计划员在采购代码到期之前一个工作日内要完成采购代码的有效期维护，以便部门人员在填写材料申请单时能够随时使用该采购代码； 采购代码在维护时要注意采购代码的状态，采购代码只有在“下达”状态时才能使用，所以在维护采购代码有效期时必须要注意转换其状态； 需用部门计划员在维护采购代码时只能更改其有效期范围，不容