〔文秘〕–常用事务文书的拟写.ppt

* * 常用事务文书的拟写 ◆传真 ◆备忘录 ◆事务性通知 ◆邀请信 ◆感谢信 ◆贺信 ◆请柬 技能要求：通过本节的学习，能够 ★在具体公务中正确选用传真、备忘录、事务性通知、邀请 信、感谢信、贺信、请柬 ★准确拟写传真、备忘录、事务性通知、邀请信、感谢信、贺 信、请柬 知识要求：通过本节的学习，掌握 ★事项性通知(事务通知、会议通知)的知识与拟写 ★礼仪文书的知识与拟写 一、传真 1、概念：传真是各级机关、企事业单位与社会团体通过有线电、无线电或国际互联网络传送的一种文书。 2、特点： 1）真实，既传送的是文书原件的真迹； 2）便捷，即操作便当，传递迅速； 3）可靠，既所传递是图象信息，不会出现文字的改动和错漏。 寰宇运输公司： 我公司现有100吨硝酸铵化肥急需运往宁夏灾区，请贵公司速与我联系有关仓储运输事宜。 天地公司（公章） 2006年6月15日 收件人：钟宜 单位：寰宇运输公司 抄送： 传真号：（021）123456 发件人：初萌 日期：2006/6/15 传真号：（010）654321 电话：（010）654322 页数：共1页 主题：联系仓储运输 □紧急 □请审阅 □请批注 □请答复 □请传阅 天地公司传真 √ 这是一份传真首页，标题通常是“公司名称+文种”。正文的首部写明收件人 姓名、单位、抄送人姓名、传真号及发件人的姓名、发件日期、总页数、传真 号、电话、主题及回复要求选项等。传真的语言要简洁，格式规范。通常公司 的传真纸是统一印刷的，在传真信纸上方或下方印有公司名称，地址及公司的 标志图标。 二、备忘录 1、概念：备忘录通信的简化书面形式，用于各级机关、企事业单位与社会团体 内部人员之间的交流。在英文中“备忘录”通常缩写为menmo。 2、特点： 1）形式灵活多样，它一般装订成溥册，或放置案头，或随身携带； 2）写法不拘一格，只要写清楚，能起到提醒，备忘的作用即可。 发给：初萌———秘书 发自：施林———行政部经理 日期：2006年1月6日 内容：总经理来京行程安排 总经理将于2006年1月8日星期一到达北京，并将于1月10日下午离开返 回香港。希望你安排一下总经理在北京期间的行程，并经我确认后发到香港 办公室。 注意事项： 在备忘录中不需要签名或表示敬意的结束语。 三、事务性通知 1、事项通知 事项通知，可以平行，也可以下行，其目的主要是为了让对方了解某件事情 或某些情况，一般不要求执行或办理。 （1）事项通知的适用范围 当发文单位需要向有关方面知照某一事项或交流某些信息时，可使用这 种通知，如成立、合并、撤销、调整某一机构，启用新的印章，更换单位名称， 更正某一次发文的差错等，都需要用到这种通知。 （2）事项通知的写法 这种通知的正文结构比较简单，要开宗明义，直叙其事，写得清楚实 在，使对方不仅能了解到有关情况动态，而且还能从中受到启发和教益，对工作 有所推动和改进。这类通知的特点是实用性